Форма № 1-ОПП vs уведомление о главбухе

Прежде всего отметим, что обязанность всех юридических лиц, а также обособленных подразделений юридических лиц подавать налоговикам сведения относительно лиц, ответственных за ведение бухгалтерского и/или налогового учета на предприятии / обособленном подразделении юрлица, установлена п. 66.4 НКУ. Такое уведомление осуществляется путем подачи налоговикам заявления по ф. № 1-ОПП (п. 9.3 Порядка № 1588*).

* Порядок учета плательщиков налогов и сборов, утвержденный приказом Минфина от 09.12.2011 г. № 1588.

Теперь перейдем непосредственно к разбору ситуаций из практики.

Ситуация 1. Главбух уволился → новый главбух (либо исполняющий его обязанности) уже известен и приступает сразу к работе после увольнения предыдущего.

Тут все довольно очевидно. Поскольку меняется лицо, ответственное за ведение бухучета, предприятию нужно подать ф. № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку» (п. 9.3 Порядка № 1588).

В какой срок нужно подать ф. № 1-ОПП? По правилам — в 10-дневный срок (ориентир — на календарные дни) со дня возникновения изменений в учетных данных налогоплательщика (п. 66.4 НКУ, п. 9.3 Порядка № 1588). А с какого дня в нашем случае начинается отсчет 10 дней? По нашему мнению — со дня увольнения прежнего главбуха. Ведь предприятие не может «приостановить» ведение бухучета, соответственно тут же, после увольнения главного бухгалтера, должно быть обязательно назначено лицо, ответственное за ведение бухучета.

Какая ответственность, если срок в 10 дней будет нарушен? Предприятию может грозить штраф по п. 117.1 НКУ — в размере 1020 грн. За повторное нарушение — 2040 грн.

В ф. № 1-ОПП заполняем поля: «1» — «Податковий номер»; «2» — «Повне найменування українською мовою»; «4» — «Найменування контролюючого органу, до якого подається заява»; «10» — «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа, на яку покладено обов’язки з ведення бухгалтерського обліку платника податків)». Как раз в поле «10» указываем сведения о новом главном бухгалтере. В поле «Дата призначення» указываем дату, с которой новый бухгалтер начал выполнять обязанности главбуха на предприятии.

Подавать ф. № 1-ОПП можно как в бумажном, так и в электронном виде (идентификатор электронной формы — J1312102).

Нужно ли прилагать к ф. № 1-ОПП дополнительные документы (например, приказ об увольнении прежнего главбуха, о назначении нового)? Вообще согласно п.п. 66.1.3 НКУ к заявлению по ф. № 1-ОПП также прилагаются подтверждающие документы. Но, судя из п. 9.3 Порядка № 1588, в случае когда заявление подается с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», подтверждающие документы можно не подавать.

Также отметим момент, который касается электронного взаимодействия с налоговиками при смене главного бухгалтера. Никакие заявки на присоединение к электронному договору переподавать не нужно. А вот «Повідомлення про надання інформації щодо кваліфікованого електронного підпису» (по форме приложения 2 к Порядку № 557**) на нового главбуха подать нужно, чтобы он имел возможность ставить свою электронную подпись (ЭП) на отчетности. Электронный идентификатор формы этого «Повідомлення» — J1391103.

** Порядок обмена электронными документами с контролирующими органами, утвержденный приказом Минфина от 06.06.2017 г. № 557.

Само собой нужно получить ЭП на такого бухгалтера.

Ситуация 2. «Старый» главбух уволился → нового нет (временно или его должность совсем сокращена). Тут нужно помнить, что не может быть такого, что главбух уволился и никто не ведет бухучет на предприятии. Ведь бухгалтерский учет на предприятии ведется непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации (ч. 1 ст. 8 Закона о бухучете).

Поэтому если главбух уволился, а новый не принят или его должность сокращена, то все равно на период, пока нет главного бухгалтера, должно быть назначено лицо, ответственное за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии. И о таком лице нужно проинформировать через ф. № 1-ОПП. Функции бухгалтера может непосредственно взять на себя и директор предприятия:

— если должность главбуха вообще сокращена, то он может выбрать такую форму организации бухучета из ч. 4 ст. 8 Закона о бухучете, как самостоятельное ведение бухгалтерского учета и составление отчетности непосредственно собственником или руководителем предприятия;

— если должность главбуха в штате есть, то он может временно его «заменять» (в порядке совмещения должностей).

То есть в любом случае (есть должность главбуха на предприятии или нет) должно быть назначено лицо, ответственное за ведение бухучета на предприятии. Если это будет директор — значит, подаем ф. № 1-ОПП с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», в которой в поле 10 «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа…» указываем данные директора. При этом в поле «Дата призначення» заявления ф. № 1-ОПП указываем дату, с которой директор начал выполнять обязанности бухгалтера на предприятии (категория 116.01 ЗІР).

Что касается подписания электронной отчетности в этом случае (проставления подписи «за главбуха» в отчетности), то считаем, что:

— если в штате должность бухгалтера сокращается, т. е. выбрана такая форма организации бухучета, как самостоятельное ведение бухучета руководителем предприятия, — директор проставляет в отчетности подпись только «за себя» (т. е. только в поле, предназначенном для подписи руководителя предприятия);

— если должность бухгалтера предусмотрена штатным расписанием — директор ставит свою подпись и «за директора», и «за главбуха».

Ситуация 3. Меняется директор предприятия, который раньше выполнял обязанности бухгалтера на предприятии. В общем случае о смене директора через ф. № 1-ОПП информировать налоговиков не нужно. Эти данные налоговики возьмут из ЕГР. Но! В нашей ситуации прежний директор выполнял и обязанности бухгалтера (был лицом, ответственным за ведение бухучета на предприятии). А сведения о лице, выполняющем функции бухгалтера, из ЕГР не подтягиваются.

Поэтому в этом случае нужно будет подать ф. № 1-ОПП опять же с отметкой «Відомості про особу, відповідальну за ведення бухгалтерського та/або податкового обліку», в поле 10 «Головний бухгалтер (бухгалтер чи інша особа…» указав данные уже о новом директоре.

Ситуация 4. Вновь созданное предприятие. Главбуха/бухгалтера еще нет. Подавать ли ф. № 1-ОПП со сведениями о лице, ответственном за ведение бухучета?

Да, подавать. Ведь, как мы отметили выше, бухучет на предприятии ведется непрерывно со дня регистрации предприятия до его ликвидации. Поэтому лицо, ответственное за ведение бухучета, нужно в любом случае назначить сразу же после госрегистрации предприятия. При этом временно руководитель может сам выполнять обязанности бухгалтера или выбрать такую форму организации бухучета, как самостоятельное ведение непосредственно руководителем предприятия.

В таком случае в ф. № 1-ОПП в качестве лица, ответственного за ведение бухгалтерского и налогового учета на предприятии, нужно указать руководителя (директора предприятия). Как только будет принят главбух — тогда подадим ф. № 1-ОПП со сведениями о главбухе.

Ситуация 5. Главбух был совместителем → стал основным работником (непрерывно). Подавать ли ф. № 1-ОПП? Нет, не нужно (при условии, конечно, что в учетных данных плательщика есть сведения о таком главбухе, как о лице, ответственном за ведение бухучета). Ведь такое лицо не меняется. А то, основной работник он или совместитель, не столь важно (в ф. № 1-ОПП эти сведения все равно не отражаются).

Ситуация 6. Главбух на больничном. Временно его будет заменять другое лицо, назначенное руководителем предприятия. Нужно ли на такое лицо подавать заявление по ф. № 1-ОПП? Если становится понятно, что главбух не сможет в связи с пребыванием на больничном подписывать электронную отчетность, то, чтобы потом не было проблем с признанием этой электронной отчетности, лучше подать ф. № 1-ОПП на лицо, которое временно будет выполнять функции главбуха. После того как главбух выйдет с больничного — опять нужно будет переподать ф. № 1-ОПП (уже со сведениями о главбухе).