Рассчитались КПК через Интернет? — Подайте авансовый отчет!
Положение № 705* предусматривает возможность эмиссии банками для субъектов хозяйствования (юрлиц, ФЛП и независимых профессионалов) корпоративных (бизнесовых) электронных платежных средств. Это так называемые корпоративные платежные карточки (далее — КПК).
Сразу обратим внимание: все, что касается порядка использования КПК, в полной мере касается использования карты «ключ к счету»**.
** Вам будут интересны статьи: «Карта «ключ к счету»: что учесть при использовании» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 21), «Карта «ключ к счету» VS авансовый отчет» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 22).
При получении наличности и проведении обычных безналичных расчетов с использованием КПК необходимость подачи авансового отчета сомнений не вызывает, поскольку это прямо предусмотрено п. 20 разд. II Положения № 148*** и пп. 170.9.2 — 170.9.3 НКУ.
А вот нужно ли требовать отчет от работника, если он оплачивал товары (услуги) с помощью КПК через Интернет? Ведь проконтролировать такие «карточные» расходы очень просто. Все операции с использованием КПК отражаются в банковской выписке по тому счету, к которому выпущена карточка. При этом банк-эмитент обязан в порядке и в сроки, установленные договором, предоставлять субъекту хозяйствования выписки о движении средств на его счетах по операциям с использованием платежных карт.
Такая выписка может быть предоставлена непосредственно в банке, направлена по почте, по электронной почте, в виде текстового сообщения на мобильный телефон и т. д. (п. 9 разд. VII Положения № 705).
В то же время считаем, что даже в случае проведения платежа через Интернет составлять авансовый отчет нужно! Откуда такой вывод?
Прежде всего осуществление КПК-расчетов в безналичной форме предполагает не только «классические» расчеты в торговых сетях через терминалы, платежные терминалы, но и расчеты с использованием реквизитов КПК.
Это следует из определения термина «платежная операция», приведенного в п.п. 8 п. 4 разд. I Положения № 705.
В свою очередь, п. 170.9 НКУ (а именно здесь закреплены правила предоставления работником отчета об использовании подотчетных сумм) распространяется в том числе на расходы, связанные с выполнением гражданско-правовых действий, которые были оплачены с использованием КПК. Об этом сказано в п.п. 170.9.3 НКУ.
Кроме того, НБУ в своих внутренних документах и сами банки в Условиях использования КПК указывают, что средства, списанные с карточных и текущих счетов с помощью КПК, являются выданными под отчет держателю карты. Что влечет за собой обязательность подачи авансового отчета вместе с подтверждающими документами в сроки и в порядке, установленном законодательством для подотчетных лиц. В нашем случае подтверждающим документом будет распечатка соответствующего электронного документа.
Также нужно понимать, что авансовый отчет в случае расходования работником средств работодателя — это не только дань законодательству, но и защита интересов самого предприятия. Отчет работника дает возможность проконтролировать расходование средств и подтвердить «хозяйственность» и целесообразность таких расходов.
Касательно сроков подачи Отчета. Если смотреть «в лоб», то выходим на срок — до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором проведены расчеты с помощью КПК (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ).
Составляют его по форме, утвержденной приказом Минфина от 28.09.2015 г. № 841.
В то же время налоговики в своей консультации в категории 103.17 ЗІР смотрят иначе на это и на все случаи безналичной оплаты с использованием КПК независимо от того, где (в командировке или нет) потратился работник, распространяют 10-дневный срок предоставления Отчета.
Опять же береженого Бог бережет. Логика налоговиков изменчива, поэтому следует быть осторожным.
Что касается ответственности за несвоевременную подачу Отчета. Как таковой ее нет. После отмены Указа № 436**** предприятию не грозит штраф за превышение установленных сроков использования выданной под отчет наличности, а также за выдачу наличных средств под отчет без полного отчета за ранее выданные средства.
Но если пренебречь Отчетом (т. е. своевременно не отчитаться), то выданные под отчет средства получат статус излишне израсходованных средств предприятия (п.п. 170.9.1 НКУ). Соответственно у подотчетного лица (держателя КПК) возникнет налогооблагаемый доход (п.п. 164.2.11, п. 170.9 НКУ).
Обратите внимание! Если отсутствуют документы, подтверждающие понесенные расходы, в общем случае Отчет не утверждают и работник должен возместить все расходы.
В то же время если работник не предоставил документы, подтверждающие факт безналичного расчета с помощью КПК, авансовый отчет утвердить все же нужно. При этом, согласно разъяснениям налоговиков, бухгалтер обязан принять меры по подтверждению факта использования средств со счета (см. консультацию в категории 109.21 ЗІР). Для этого вполне может быть достаточно выписки из банка о движении средств на счете.
Блоги 
