Развозка сотрудников — на личном авто работника

Временные варианты

Если все это задумывается как краткосрочная «акция», возможно, проще будет схитрить. Оформить работнику-«водителю» (либо еще какому-то работнику) выплату нецелевой материальной благотворительной помощи. Такая помощь в 2021 году не облагается НДФЛ и ВС в рамках 3180 грн (п.п. 170.7.3 НКУ). ЕСВ тоже не облагается. В расходы идет. Этой «помощью» как раз-таки и «покроется» амортизация авто / расходы работника на ГСМ.

Либо если на предприятии есть другой транспорт, можно попытаться расходы на ГСМ при развозке сотрудников «прятать» в расходах на ГСМ при работе этого (другого) транспорта. Но незаметно «прятать» расходы на ГСМ может быть достаточно проблематично.

Постоянные варианты

Если организовать развозку сотрудников нужно на длительный период, лучше это все «узаконить». Иначе израсходованные на таком автомобиле ГСМ не будут признаваться налоговиками использованными предприятием. И компенсация работнику стоимости приобретенных ГСМ будет признаваться финансированием его личных нужд (допблагом) с соответствующим налогообложением.

Естественно, и на налоговый кредит (НК) со стоимости ГСМ предприятие — плательщик НДС рассчитывать не сможет. Если получена НН — нужно будет компенсировать НК начислением компенсирующих налоговых обязательств (НО) на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ.

А если ГСМ приобретены самим предприятием и использовались на автомобиле работника, то в таком случае налоговики:

— либо вообще не признают расходы по таким ГСМ;

— либо посчитают эти ГСМ подаренными работнику. И соответственно у работника возникнет налогооблагаемый доход (в натуральной форме). Плюс еще налоговики могут расценивать эту операцию как реализацию топлива, что тоже чревато неприятностями.

Так как же оформить развозку сотрудников личным транспортом одного из работников?

По сути, организовывая доставку работников к месту работы и обратно, предприятию придется проработать следующие моменты:

1. Нужно «узаконить» сам факт использования автомобиля работника для нужд предприятия.

2. Решить вопрос оплаты труда работника за выполнение функции водителя.

3. Учесть, что, как правило, налоговики бесплатную доставку работников к месту работы и обратно расценивают как доход работника.

4. Доказать «хозяйственный» статус расходов на перевозку сотрудников к месту работы и обратно. Это важно для того, чтобы сохранить НК по стоимости приобретенных ГСМ (не начислять компенсирующие НО на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ). В части этого вопроса отметим, что налоговики в последние несколько лет придерживаются позиции, что если понесенные расходы включаются в продажную (не путать с себестоимостью) стоимость товаров/услуг, которые облагаются НДС, то такие расходы являются «хозяйственными» и компенсировать НК по п. 198.5 НКУ с таких покупных товаров/услуг не нужно. Такой же подход у них и к расходам, связанным с бесплатной доставкой сотрудников на работу и с работы, бесплатным питанием работников и т. д. (см., к примеру, ИНК ГНСУ от 15.02.2021 г. № 539//ІПК/99-00-21-03-02-06). То есть нужно заложить в продажную стоимость товаров/услуг, которые вы продаете, такую статью расходов, как доставка сотрудников к месту работы и обратно.

«Узаконивание» использования автомобиля работника в хоздеятельности предприятия. Доказать «хозяйственный» статус расходов на перевозку сотрудников. Какие есть варианты?

1. Самый осторожный вариант — оформить договор аренды авто у работника. В таком случае, если руководитель:

(1) издаст приказ по предприятию об организации развозки работников к месту работы и обратно*;

* Важно, чтобы транспортное средство при этом не соответствовало критерию автобуса (автобус — транспортное средство, которое по своей конструкции и оборудованию предназначено для перевозки пассажиров с количеством мест для сидения более девяти с местом водителя включительно). Иначе на перевозки потребуется лицензия. Детали найдете в статье «Перевозка своих работников: нюансы» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 14).

(2) будет утвержден маршрут и график перевозки;

(3) на каждую такую перевозку будет оформлен путевой лист / его заменитель,

то приобретенные для развозки сотрудников ГСМ (неважно, приобретались они непосредственно предприятием или работником, а потом компенсировалась ему их стоимость) будут считаться использованными в деятельности предприятия. А значит, если вы будете компенсировать работнику стоимость ГСМ, не нужно будет начислять с этой суммы НДФЛ, ВС, ЕСВ. То же самое — если предприятие будет самостоятельно закупать ГСМ.

Минусы варианта с арендой:

(1) договор аренды авто у работника нужно нотариально удостоверить (договор аренды транспортного средства, одной из сторон которого является физлицо, подлежит нотариальному удостоверению (ч. 2 ст. 799 ГКУ));

(2) нужно будет начислять доход работнику в виде арендной платы и с него удерживать НДФЛ и ВС, а также отражать выплату в отчетности.

2. Оптимальный вариант — оформить с работником договор ссуды автомобиля. Плюсы этого варианта:

(1) по ГКУ такой договор не требует нотариального удостоверения.

По общему правилу, установленному ч. 4 ст. 828 ГКУ, договор ссуды транспортного средства, в котором хотя бы одна из сторон является физическим лицом, должен быть нотариально удостоверен. Исключением является договор ссуды наземных самоходных транспортных средств, к которым относятся автомобили.

Но отметим: как показывает судебная практика — налоговики очень предвзято относятся к неудостоверенному нотариальному договору ссуды автомобиля, приравнивая его по сути к отсутствию вообще какого-либо оформления использования автомобиля работника в деятельности предприятия. Суды — на стороне налогоплательщиков. Но лучше все же удостоверить нотариально такой договор;

(2) особенностью договора ссуды является его бесплатность (но то, что автомобиль передается в пользование предприятию бесплатно, нужно указать в договоре). Соответственно не возникнет доход у работника-ссудодателя и не будет и объекта обложения НДФЛ и ВС.

В части отражения в учете предприятия расходов на ГСМ тут все то же самое, что и при варианте аренды.

Важно! Перечисленными способами мы закрываем лишь 1-й и 4-й моменты («узакониваем» факт использования автомобиля работника для нужд предприятия, доказываем «хозяйственный» статус расходов на перевозку сотрудников). Но 2-й и 3-й моменты (вопрос оплаты труда работника за выполнение функции водителя, бесплатную доставку работников к месту работы и обратно — доход работника) остаются нерешенными.

Возможно, здесь кто-то предпочтет пойти на хитрость. Использование авто для нужд предприятия снова-таки «узаконит» через договор аренды или ссуды (как было сказано выше). Но вот «хозяйственность» использования авто «на бумаге» будет выглядеть иначе. Например, авто будет использоваться директором — для поездок в банк или работником-менеджером — для поездок по торговым точкам и т. п.

Если все-таки решаем с оплатой труда работника-«водителя» идти «в лоб», то будет интересен следующий вариант.

3. Возможный вариант — если использовать автомобиль работника, который числится на предприятии водителем или курьером-водителем и развозка сотрудников входит / будет входить в его трудовые функции. Тогда можно воспользоваться ст. 125 КЗоТ и заключить с работником договор использования собственного автомобиля для выполнения трудовых функций. Этот договор не требует нотариального удостоверения, не предусматривает выплаты арендной платы работнику за пользование его имуществом. Но есть минус — налоговики настаивают на том, чтобы все компенсации по такому договору (компенсация износа, ГСМ) включались в доход физлица и, соответственно, подлежали обложению НДФЛ и ВС.

К примеру, в ИНК ГНСУ от 12.01.2021 г. № 128/ІПК/99-00-04-03-03-06 налоговики по поводу обложения сумм компенсаций, которые выплачиваются предприятием работнику за использование собственного автомобиля во время выполнения трудовой функции, отмечали, что:

В то же время если ГСМ предприятие будет закупать самостоятельно, то соответственно оно не будет компенсировать работнику их стоимость, и как следствие — не возникает объект начисления НДФЛ и ВС.

Хотя предупредим: как показывает судебная практика, налоговики нередко предвзято относятся к варианту использования автомобиля работника в служебных целях на основании ст. 125 КЗоТ.

Бесплатная доставка сотрудников к месту работы и обратно vs доход работника.

Если работодатель организует бесплатную доставку сотрудников на работу / с работы, то формально у них возникает доход (п.п. «е» п.п. 164.2.17 НКУ).

Но есть «традиционный» способ ухода от налогообложения через невозможность персонификации получателей дохода и определения суммы дохода каждого такого получателя. Ведь, возможно, не все работники могли/захотели воспользоваться предоставленной им возможностью по доставке к месту работы и обратно. И если работодатель не ведет учет тех работников, которые воспользовались возможностью бесплатной развозки, то отсутствует объективная возможность определить достоверно доход каждого работника, воспользовавшегося услугой доставки. А если доход определить невозможно, то и вопрос с НДФЛ и ВС отпадает сам собой.

Но предупреждаем! В вопросе доставки работников за счет работодателя налоговики придерживаются иной позиции. Они настаивают, что стоимость перевозки облагается НДФЛ и ВС в составе других облагаемых доходов (см., например, письмо ГФСУ от 18.09.2018 г. № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК и комментарий к нему; письмо ГУ ГФСУ Закарпатской обл. от 28.02.2019 г. № 818/ІПК/10/07-16-13-02-12).

Да, суды — на стороне налогоплательщиков (см., например, постановление Восьмого апелляционного админсуда от 16.12.2019 г. по делу № 857/10404/19). Но нужно смотреть, как у нас «выписана» привязка к хоздеятельности. Если это точечная развозка 3 — 4 человек, исходя из места жительства которых выписан маршрут в путевом листе / его заменителе, то «невозможность персонификации», возможно, даже в суде доказать будет весьма проблематично.