Розвезення співробітників — на особистому авто працівника
Тимчасові варіанти
Якщо все це короткострокова «акція», можливо, простіше буде схитрувати. Оформити працівникові-«водієві» (або ще якомусь працівникові) виплату нецільової матеріальної благодійної допомоги. Така допомога у 2021 році не оподатковується ПДФО і ВЗ у межах 3180 грн (п.п. 170.7.3 ПКУ). ЄСВ теж не оподатковується. До витрат іде. Цією «допомогою» якраз-таки й «покриється» амортизація авто / витрати працівника на ПММ.
Або якщо на підприємстві є інший транспорт, можна спробувати витрати на ПММ при розвезенні співробітників «ховати» у витратах на ПММ при роботі цього (іншого) транспорту. Але непомітно «ховати» витрати ПММ може бути досить проблематично.
Постійні варіанти
Якщо організувати розвезення співробітників потрібно на тривалий період, краще це все «узаконити». Інакше витрачені на такому автомобілі ПММ не визнаватимуться податківцями використаними підприємством. І компенсація працівникові вартості придбаних ПММ буде визнаватися фінансуванням його особистих потреб (додатковим благом) з відповідним оподаткуванням.
У витратах ця компенсація осяде у складі інших витрат.
Звісно, і на податковий кредит (ПК) із вартості ПММ підприємство — платник ПДВ розраховувати не зможе. Якщо отримана ПН — потрібно буде компенсувати ПК нарахуванням компенсуючих податкових зобов’язань (ПЗ) на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ.
А якщо ПММ придбані самим підприємством і використовувалися на автомобілі працівника, то в цьому разі податківці:
— або взагалі не визнають витрат за такими ПММ;
— або вирішать, що ці ПММ були подаровані працівникові. І відповідно в працівника виникне оподатковуваний дохід (у натуральній формі). Плюс ще податківці можуть розцінювати цю операцію як реалізацію палива, що теж призведе до неприємностей.
Тож як же оформити розвезення співробітників особистим транспортом одного з працівників?
По суті, організовуючи доставку працівників до місця роботи і назад, підприємству доведеться пропрацювати такі моменти:
1. Потрібно «узаконити» сам факт використання автомобіля працівника для потреб підприємства.
2. Вирішити питання оплати праці працівника за виконання функції водія.
3. Врахувати, що зазвичай податківці безоплатну доставку працівників до місця роботи і назад розцінюють як дохід працівника.
4. Довести «господарський» статус витрат на перевезення співробітників до місця роботи і назад. Це важливо для того, щоб зберегти ПК за вартістю придбаних ПММ (не нараховувати компенсуючі ПЗ на підставі п.п. «г» п. 198.5 ПКУ). У частині цього питання зауважимо, що податківці в останні декілька років дотримуються позиції, що якщо понесені витрати включаються до продажної (не плутати із собівартістю) вартості товарів/послуг, які оподатковуються ПДВ, то такі витрати є «господарськими» і компенсувати ПК за п. 198.5 ПКУ з таких покупних товарів/послуг не потрібно. Такий же підхід у них і до витрат, пов’язаних із безоплатною доставкою співробітників на роботу і назад, безоплатним харчуванням працівників тощо (див., наприклад, ІПК ДПСУ від 15.02.2021 р. № 539//ІПК/99-00-21-03-02-06). Тобто потрібно закласти в продажну вартість товарів/послуг таку статтю витрат, як доставка співробітників до місця роботи і назад.
Щоправда, якщо витрати ПММ будуть понаднормовими, то все, що вище за норми, визнаватиметься негосподарським використанням і вимагатиме нарахування компенсуючих податкових зобов’язань за п. 198.5 ПКУ (як негосподарське використання).
«Узаконення» використання автомобіля працівника в госпдіяльності підприємства. Довести «господарський» статус витрат на перевезення співробітників. Які є варіанти?
1. Найобережніший варіант — оформити договір оренди авто в працівника. У такому разі, якщо керівник:
(1) видасть наказ по підприємству про організацію розвезення працівників до місця роботи і назад*;
* Важливо, щоб транспортний засіб при цьому не відповідав критерію автобуса (автобус — транспортний засіб, який за своєю конструкцією та обладнанням призначений для перевезення пасажирів з кількістю місць для сидіння більше ніж дев’ять з місцем водія включно). Інакше на перевезення знадобиться ліцензія. Деталі знайдете в статті «Перевезення своїх працівників: нюанси» (журнал «Бухгалтер 911», 2020, № 14).
(2) буде затверджений маршрут і графік перевезення;
(3) на кожне таке перевезення буде оформлений подорожній лист / його замінник,
то придбані для розвезення співробітників ПММ (неважливо, були придбані вони безпосередньо підприємством чи працівником) вважатимуться використаними в діяльності підприємства. А отже, якщо ви компенсуватимете працівникові вартість ПММ, не потрібно буде нараховувати із цієї суми ПДФО, ВЗ, ЄСВ. Те ж саме — якщо підприємство самостійно закуповуватиме ПММ.
Мінуси варіанта з орендою:
(1) договір оренди авто в працівника потрібно нотаріально посвідчити (договір оренди транспортного засобу, однією зі сторін якого є фізособа, підлягає нотаріальному посвідченню (ч. 2 ст. 799 ЦКУ));
(2) потрібно буде нараховувати дохід працівникові у вигляді орендної плати і з нього утримувати ПДФО та ВЗ, а також відображати виплату у звітності.
ЄСВ з виплат за договорами оренди не платиться.
2. Оптимальний варіант — оформити з працівником договір позички автомобіля.
Плюси цього варіанта:
(1) за ЦКУ такий договір не потребує нотаріального посвідчення.
За загальним правилом, установленим ч. 4 ст. 828 ЦКУ, договір позички транспортного засобу, в якому хоча б одна зі сторін є фізособою, має бути нотаріально посвідчений. Винятком є договір позички наземних самохідних транспортних засобів, до яких належать автомобілі.
Але зауважимо: як показує судова практика — податківці дуже упереджено ставляться до непосвідченого нотаріально договору позички автомобіля, розцінюючи його по суті до відсутності взагалі будь-якого оформлення використання автомобіля працівника в діяльності підприємства. Суди — на боці платників податків. Але краще все ж посвідчити нотаріально такий договір;
(2) особливістю договору позички є його безоплатність (але те, що автомобіль передається в користування підприємству безоплатно, потрібно зазначити в договорі). Відповідно не виникне дохід у працівника-позикодавця і не буде й об’єкта оподаткування ПДФО та ВЗ.
Підприємство визнає дохід від безоплатного отримання послуги позички (одночасно з витратами) на рівні середньої орендної плати, що виплачується при оперативній оренді подібного автомобіля, — Дт 92 (23, 91, 93) — Кт 719 (залежно від того, трансферт працівників яких підрозділів передбачено).
У частині відображення в обліку підприємства витрат на ПММ тут усе те ж саме, що й у варіанті оренди.
Важливо! Переліченими способами ми закриваємо лише 1-й і 4-й моменти («узаконюємо» факт використання автомобіля працівника для потреб підприємства, доводимо «господарський» статус витрат на перевезення співробітників). Але 2-й і 3-й моменти (питання оплати праці працівника за виконання функції водія, безоплатну доставку працівників до місця роботи і назад — дохід працівника) залишаються невирішеними.
Можливо, у такій ситуації варто піти на хитрість. Використання авто для потреб підприємства знову-таки «узаконити» через договір оренди або позички (як було сказано вище). Але ось «господарськість» використання авто «на папері» виглядатиме інакше. Наприклад, авто використовуватиметься директором — для поїздок до банку або працівником-менеджером — для поїздок по торговельних точках тощо.
Якщо все-таки вирішуємо з оплатою праці працівника-«водія» йти «в лоб», то буде цікавим наступний варіант.
3. Можливий варіант — якщо використовувати автомобіль працівника, що значиться на підприємстві водієм або кур’єром-водієм і розвезення співробітників входить/входитиме до його трудових функцій. Тоді можна скористатися ст. 125 КЗпП і укласти з працівником договір використання власного автомобіля для виконання трудових функцій.
Цей договір не потребує нотаріального посвідчення, не передбачає виплати орендної плати працівникові за користування його майном. Але є мінус — податківці наполягають на тому, щоб усі компенсації за таким договором (компенсація зносу, ПММ) уключалися до доходу фізособи і, відповідно, оподатковувалися ПДФО та ВЗ.
Наприклад, в ІПК ДПСУ від 12.01.2021 р. № 128/ІПК/99-00-04-03-03-06 податківці з приводу оподаткування сум компенсацій, які виплачуються підприємством працівнику за використання власного автомобіля під час виконання трудової функції, зауважували, що:
«дохід, отриманий платником податку — фізичною особою у вигляді суми грошового відшкодування витрат такого платника (вартості палива та амортизаційні витрати за використання власного автомобіля під час виконання трудових обов’язків), включається податковим агентом до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку як додаткове благо та оподатковується податком на доходи фізичних осіб і військовим збором на загальних підставах. При цьому зазначений дохід не є базою нарахування єдиного внеску».
Хоча суди не так категоричні в цьому питанні (див., наприклад, постанову Третього апеляційного адмінсуду від 12.11.2020 р. № 280/5581/19). І вважають, що якщо, приміром, є подорожній лист, який підтверджує, що поїздка працівника пов’язана з виконанням трудової функції, то жодного додаткового блага в працівника немає.
Водночас якщо ПММ підприємство закуповуватиме самостійно, то відповідно воно не компенсуватиме працівникові їх вартість, і як наслідок — не виникає об’єкт нарахування ПДФО і ВЗ.
Хоча попередимо: як показує судова практика, податківці нерідко упереджено ставляться до варіанта використання автомобіля працівника в службових цілях на підставі ст. 125 КЗпП.
Безоплатна доставка співробітників до місця роботи і назад vs дохід працівника.
Якщо роботодавець організовує безоплатну доставку співробітників на роботу / з роботи, то формально в них виникає дохід (п.п. «е» п.п. 164.2.17 ПКУ).
Та є «традиційний» спосіб уникнення оподаткування через неможливість персоніфікації одержувачів доходу і визначення суми доходу кожного такого одержувача. Адже, можливо, не всі працівники могли/захотіли скористатися наданою їм можливістю з доставки до місця роботи і назад. І якщо роботодавець не веде обліку тих працівників, які скористалися можливістю безоплатного розвезення, то відсутня об’єктивна можливість визначити достовірно дохід кожного працівника, що скористався послугою доставки. А якщо дохід визначити неможливо, то й питання з ПДФО і ВЗ відпадає саме собою.
Але попереджаємо! У питанні доставки працівників за рахунок роботодавця податківці дотримуються іншої позиції. Вони наполягають, що вартість перевезення оподатковується ПДФО і ВЗ у складі інших оподатковуваних доходів (див., наприклад, лист ДФСУ від 18.09.2018 р. № 4081/6/99-99-13-02-03-15/ІПК і коментар до нього; лист ГУ ДФСУ в Закарпатській обл. від 28.02.2019 р. № 818/ІПК/10/07-16-13-02-12).
Так, суди — на боці платників податків (див., наприклад, постанову Восьмого апеляційного адмінсуду від 16.12.2019 р. у справі № 857/10404/19). Але потрібно дивитися, як у нас «виписана» прив’язка до госпдіяльності. Якщо це точкове розвезення 3 — 4 осіб, виходячи з місця проживання яких виписаний маршрут у подорожньому листі / його заміннику, то «неможливість персоніфікації», імовірно, навіть у суді довести буде дуже проблематично.
Блоги 
