«В расход!», или Расходные материалы в офисе
Расходные материалы в офисе — это предметы, которые необходимы для поддержки функциональности офисной оргтехники (ксероксов, МФУ, факсов, принтеров), а также других приборов, которые обеспечивают работу офиса. Примерами таких материалов могут быть картриджи, тонеры, батареи, аккумуляторы и др.
Чаще всего после того, как расходники отработали свой ресурс, их заменяют. Иногда могут продлить им жизнь (например, заправка картриджа). Как все это учитывать? Посмотрим!
Замена расходников
Бухучет. Расходные материалы на замену приобретаются отдельно от офисной техники, на которую их устанавливают. Поэтому они являются отдельным объектом учета. По нашему мнению, их целесообразно рассматривать как запасы, причем учитывать именно как материалы, а не как МБП. Поэтому приобретенные расходные материалы оприходуем на субсчет 209. В момент установления (т. е. начала эксплуатации) стоимость расходников списываем на административные расходы (проводка Дт 92 — Кт 209).
То есть первоначальная стоимость ОС или МНМА, на которые установлен расходник, не увеличивается на его стоимость. Ведь речь о поддержании ОС или МНМА в рабочем состоянии (п. 15 НП(С)БУ 7).
Также стоимость ОС или МНМА, куда устанавливают расходник, не нужно уменьшать на первоначальную стоимость старого расходника (того, который заменили).
Даже если замена происходит впервые и стоимость старого расходника «сидит» в первоначальной стоимости ОС или МНМА, она ляжет на расходы через амортизацию. Если же старый расходник в прошлом сам устанавливался отдельно, то его стоимость никогда и не включалась в первоначальную стоимость устройства, с которого этот расходник снимают.
Налог на прибыль. Здесь все по бухучету. Исключение, если вы покупали расходные материалы непосредственно у неприбыльной организации или рискового нерезидента.
Тогда высокодоходнику следует определить разницы, предусмотренные п.п. 140.5.4 НКУ. Однако для операций по приобретению офисных расходных материалов такие контрагенты маловероятны.
НДС. Если расходные материалы приобретены с НДС, то при стандартных условиях (НН от поставщика, зарегистрированная в ЕРНН*) входной НДС включается в НК. Очевидно, что расходные материалы напрямую связаны с хоздеятельностью. Поэтому компенсирующий НДС на основании п.п. «г» п. 198.5 НКУ не начисляется.
* Или чек, в котором сумма НДС максимум 40 грн за день (после утверждения авансового отчета).
Заправка картриджей
Бухучет. В этом случае расходный материал не заменяется, а осуществляются работы, связанные с тем, чтобы обеспечить его дальнейшую эксплуатацию. Как правило, перезаправку картриджей осуществляют сторонние организации. Следовательно, в бухучете будет иметь место обычное приобретение услуг для административных целей (Дт 92 — Кт 63, 68).
Если же вы перезаправляете картриджи самостоятельно, по факту таких работ краска или порошок тонера, которые учитываются у вас на балансе, для таких целей списываются на административные расходы (проводка Дт 92 — Кт 209).
Туда же списываются расходы на оплату труда ваших работников, которые выполняют работы по заправке картриджей (Дт 92 — Кт 66, 65). Как правило, это и есть работники, обеспечивающие административные потребности офиса.
Налог на прибыль. Опять же, никаких разниц.
НДС. Если картридж вам заправляла сторонняя организация, сумма входного НДС в составе стоимости услуг по перезаправке картриджа включается в НК. Конечно же, без всяких компенсирующих НО.
Ключ без замка и наоборот
И в этом вопросе налоговики могут придумать плательщикам проблемы с расходами и/или налоговым кредитом. И, конечно же, самый лучший способ это сделать — завести песню о нереальности хозопераций или их нехозяйственном характере.
Например, для чего вам вдруг понадобились картриджи, если у вас на балансе нет ни одного принтера? А аккумулятор под радиотелефон почему покупаете, если вам счета приходят только за мобильную связь? И так далее и тому подобное.
Скажем откровенно: при отсутствии на балансе хотя бы одного принтера приобретение картриджей еще не означает нехоздеятельность.
Раньше суды учитывали наличие принтеров на балансе как аргумент, что расходы на приобретение картриджа — хозяйственные (см., например, определение Севастопольского апелляционного админсуда от 24.10.2012 по делу № 2а-1457/11/0170/19**).
** reyestr.court.gov.ua/Review/28497171
Сейчас имеем позицию Верховного Суда, что производственные и трудовые ресурсы не всегда расположены по месту регистрации предприятия, и даже при условии их отсутствия предприятие не лишено права привлекать к выполнению своих обязательств третьих лиц (постановление ВС от 18.08.2021 по делу № 826/11020/15***).
*** reyestr.court.gov.ua/Review/99062821
Ведь, может, вы арендуете принтеры и покупаете картриджи под них.
Но чтобы воспользоваться этим заключением суда, предприятие, на балансе которого нет принтера, должно предоставить конкретные правовые основания. Если у вас нет на балансе своих принтеров, а вы покупаете картриджи, должен быть договор на аренду чужого принтера. Особенно это касается распространенной ситуации, когда работник приносит из дома свой собственный принтер и ставит его в офисе.
Иначе могут быть вопросы с расходами и налоговым кредитом. Поэтому лучше иметь договор аренды. Причем не обязательно за эту аренду платить — договор бесплатной аренды (т. е. договор ссуды в понимании ст. 827 ГКУ) тоже вполне подойдет.
А если наоборот? То есть директор вынул из своего кармана собственные деньги и купил картридж для принтера или аккумулятор в телефон, который находится на балансе предприятия? Тогда это доход уже для предприятия.
Нужно оприходовать картридж проводкой Дт 209 — Кт 718, а уже потом списывать (Дт 92 — Кт 209). С соответствующими налоговыми последствиями (увеличение налогооблагаемой прибыли).
Это если директор решил сделать предприятию подарок. Если же предприятие компенсирует такие расходы, надо составить авансовый отчет. Как в ситуации, когда работник за свои покупает ТМЦ для предприятия. Налоговики уже смирились, что при такой компенсации НДФЛ у физлица нет, если приобретение связано с выполнением трудовой функции (разъяснение в категории 103.04 ЗІР).
Блоги 
.jpg?v=1709910824)