Стоит ли переводить офис в «облако»

«Эксклюзив Delo.ua» Мгновенный доступ к рабочим файлам в любой точке мира, безопасная передача конфиденциальной информации, удобная совместная работа над документами — облачные технологии заставляют полностью изменить подход к привычной офисной работе

Проникновение в нашу жизнь облачных технологий идет вроде бы незаметно, но результаты уже ощутимы. Казалось бы, еще вчера никто не задумывался о том, чтобы хранить корпоративные данные где-то еще, помимо собственной серверной. А сегодня это уже привычная практика для многих компаний. Как и отказ от традиционных "коробочных" версий офисного ПО, которые вместе со всеми сопутствующими им архаизмами постепенно уходят в прошлое.

Держу пари — многие из вас еще считают папку "Мои документы" основным местом для хранения рабочей документации. А как насчет пересылки конфиденциальных файлов бесплатными почтовыми сервисами? Или передачи их на незашифрованной USB-флешке с курьером в чей-то офис? Знакомая картина? Даже не будучи специалистом в области информационной безопасности, легко перечислить возникающие риски. И сравнить с облаком, в котором документ с момента создания хранится в защищенном центре обработки данных, но при этом доступен своему владельцу из любой точки планеты, лишь бы там был Интернет. Зачем переносить файлы на флешке или плодить копии в сети, когда для передачи документа коллеге либо клиенту достаточно нажать всего одну кнопку в окне Word или Excel и предоставить адресату права просмотра или редактирования? Не говоря уже о том, что работать с документом можно как с компьютера, так и со смартфона либо планшета.

Облачный подход делает универсальным и рабочее место. Созданный в облаке документ — где бы вы его ни открыли — всегда будет иметь наиболее свежую и актуальную версию. Так что свободно меняйте обстановку, переключайтесь с компьютера на смартфон или планшет и продолжайте работу дома, в дороге, в самолете или на другом конце планеты. Забытые в офисе документы с пометкой "Важно! Сделать до понедельника!" тоже можно считать историей.

Правки и бесконечные согласования — один из обязательных атрибутов офисной тянучки. Составление одного документа несколькими пользователями, если вы работаете с разными копиями, превращается в настоящее хождение по мукам. В этом смысле облачные приложения выручают очень здорово. Когда доступ к редактированию документа в системе облачного хранения могут получить одновременно несколько человек, сразу понимаешь значение слова "синергия". Ведь экономия времени здесь просто колоссальная. Все пользователи имеют возможность видеть изменения в режиме реального времени, и окончательный вариант, как правило, не требует повторных проверок. Что касается обсуждения правок, то в Office 365, которым мы пользуемся в качестве решения в том числе и для совместной работы, этот механизм очень удобен. Во-первых, благодаря встроенному Skype for Business, с помощью которого можно работать совместно с другими пользователями, держа документ перед глазами, как если бы вы сидели рядом. И, во-вторых, — это примечания, работающие как интерактивный чат, где можно отвечать на пометки, принимать или отменять предложения. Благодаря им взаимодействие с коллегами буквально выходит на новый уровень продуктивности.

Важная особенность для нагруженного документооборота в компании — возможность вести учет версий для каждого документа, отслеживать все его изменения с самого момента создания. На своем примере могу сказать, что система контроля версий — это не что-то сверхнепонятное, пришедшее из мира программирования. Она не только полезна в рабочем процессе, но и в отдельных случаях потребуется вам по законодательству (например, для аудита). В Office 365 такая возможность имеется по умолчанию и позволяет логично выстроить структуру версий и задать правила для автоматического создания новых вариантов, наглядно разделить черновики и основные версии документа. Словом, еще один must have, и не только в облачном варианте.

Стоит ли переводить полностью офис в облако — каждый делает выводы сам, исходя из потребностей бизнеса на текущий момент. Для нашей компании вопросы сохранности данных, их доступности и непрерывности работы уже давно вышли на передний план. Кроме экономии времени на апгрейд, подписка на облачный сервис гарантирует работу с наиболее актуальной и стабильной версией ПО. Привязка к веб-сервисам вместо обычных устанавливаемых приложений удобна как для офисной, так и удаленной работы, а интеграция служб позволит организовать многие бизнес-процессы буквально "в два клика".

Здесь хорошим примером может служить корпоративная почта в Office 365 и работа Outlook, интегрированного со службой Exchange Online, в качестве полноценного планировщика задач. Сегодня, "витая в облаках", мы ускоряем и оптимизируем работу, так что смысл этой фразы, похоже, скоро придется пересмотреть.

Автор: Денис Рыжих, руководитель отдела облачных решений Softline