Приобретение ТМЦ за счет собственных средств: правомерно ли это?

Если сотрудник приобретает в командировке товарно-материальные ценности (далее − ТМЦ) по собственной инициативе, его действия носят гражданско-правовой характер, а именно – совершение действий в имущественных интересах другого лица без его поручения (ст. 1158 Гражданского кодекса Украины, далее – ГКУ). Согласно ч. 1 ст. 1160 ГКУ, работнику, совершившему действия в имущественных интересах предприятия без его поручения, предоставлено право требовать возмещение фактически осуществленных расходов, если они были оправданы обстоятельствами, при которых были совершены действия. Однако если работник при первой же возможности не сообщил руководителю о своих действиях, то он свое право теряет (ч. 2 ст. 1160 ГКУ).

В нашем случае работник сам является руководителем, следовательно, такое право у него есть. Договор поручения регулируется гл. 68 «Поручение» ГКУ, согласно которому одобрение действий работника означает, что между ним и работодателем заключен договор поручения, по которому работник уже выполнил свою часть обязательств, а  работодатель должен исполнить свою — возместить израсходованные работником денежные средства.

При этом действия работника будут считаться одобренными, в частности, в случае если лицо, которое он представлял (предприятие в лице руководителя), совершит действия, свидетельствующие о принятии поручения к исполнению (ч. 1 ст. 241 ГКУ).

В рассмотренной ситуации таким действием будет утверждение руководителем отчета работника о фактически понесенных расходах с прилагающимися к нему подтверждающими документами (письма Минфина Украины от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266 и Минтруда Украины от 10.08.2009 г. № 193/06/186-09).

Специалисты Минфина Украины и Нацбанка также отмечали, что вопрос приобретения работником для предприятия ТМЦ за собственные денежные средства и правомерность их последующего возмещения урегулированы положениями ст.ст. 1158 и 1160 ГКУ (письма Минфина Украины от 12.10.2010 г. № 31-26030-12-29/27606 и от 28.08.2007 г. № 31-34000-10-25/17266 и письма Нацбанка от 01.09.2006 г. № 11-113/3225-9206 и от 13.04.2005 г. № 11-113/1227-3746).

Если работник использовал личные денежные средства в интересах предприятия по поручению работодателя, фактически это означает заключение договора поручения в устной форме (ст. 1000 ГКУ). Рекомендуем заключить его в письменной форме, несмотря на норму ч. 2 ст. 208 ГКУ.

В ч. 2 ст. 1006  ГКУ указано, что после выполнения поручения поверенный обязан немедленно предоставить отчет о выполнении поручения и оправдательные документы, если это требуется по условиям договора и зависит от характера поручения. В случае договорных отношений никто не запрещает сторонам договориться о других сроках составления отчета о выполнении договора поверенным (работником), ведь сроки предоставления отчета при использовании собственных денежных средств регулируются нормами ГКУ.

В то же время в подкатегории 109.14 ЗИР специалисты Государственной фискальной службы Украины отмечают, что Порядок выдачи наличных средств под отчет или на командировку и сроки подачи Отчета об использовании средств, предоставленных на командировку или под отчет (далее — Отчет), утвержденные приказом Минфина Украины от 28.09.2015 г. № 841, определены нормами п. 170.9 Налогового кодекса Украины (далее − НКУ) и п. 2.11 Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением Нацбанка от 15.12.2004 г. № 637.

В случае приобретения работником товаров для нужд предприятия и использования средств (в том числе собственных) в командировке Отчет, а также документы, подтверждающие использование средств, подаются в определенные законодательством сроки в бухгалтерскую службу. На основании предоставленного Отчета предприятие должно возместить расходы, понесенные работником на хозяйственные нужды предприятия или в командировке.

При этом вопрос возмещения расходов, понесенных работником при приобретении товаров для предприятия, и другие вопросы правомерности использования собственных наличных средств работниками предприятия для решения производственных (хозяйственных) вопросов относятся к имущественным отношениям между субъектом хозяйствования и работником и регулируются ГКУ. Такое же мнение высказывало и Миндоходов Украины в письме от  03.07.2013 г. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169.

То есть, по мнению ГФСУ, независимо от того, выдавался аванс на командировку под отчет или расходы во время командировки осуществлялись за собственные средства, работник предприятия обязан подать Отчет в сроки, установленные пп. 170.9 НКУ: до окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором налогоплательщик завершает командировку или выполнение отдельного гражданско-правового действия по поручению и за счет работодателя.