Отключить рекламу

Подпишитесь!


15.05.17
15291 19 Печатать

Место хранения первичной и кадровой документации юрлица и предпринимателя. А вдруг проверка?

В последнее время предприниматели опасаются неожиданных визитов контролирующих органов – налоговой службы, инспектора по труду и все чаще встает вопрос – должен ли он хранить первичные и кадровые документы на сотрудников в месте осуществления деятельности. И что делать, когда таких мест несколько?

В случае с юридическим лицом ответ на этот вопрос мы можем найти в двух нормативных документах:

1. Законе Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине», согласно которого вопросы организации бухгалтерского учета на предприятии относятся к компетенции его собственника (собственников) или уполномоченного органа (должностного лица) в соответствии с законодательством и учредительными документами. Предприятие самостоятельно определяет учетную политику предприятия и выбирает форму бухгалтерского учета как определенную систему регистров учета, порядка и способа регистрации и обобщения информации в них с соблюдением единых принципов, установленных настоящим Законом, и с учетом особенностей своей деятельности и технологии обработки учетных данных».

2. Правилах организации делопроизводства и архивного хранения документов в государственных органах, органах местного самоуправления, на предприятиях, в учреждениях и организациях, которые устанавливают единые требования по созданию документов, работы с ними и их хранению на предприятиях, в учреждениях и организациях независимо от форм собственности.

Соответственно, юридическое лицо может самостоятельно определить локальным внутренним документом как ему вести бухгалтерский учет и где хранить первичную документацию (позиция подтверждена решением Высшего административного суда Украины по делу № К/9991/26515/11 от 16.01.2013 г.).

При этом, согласно Правил делопроизводства в части хранения документов (https://zakon2.rada.gov.ua/laws/show/z0736-15/paran530#n530), документы с момента создания или поступления и до передачи на хранение в архив учреждения хранятся по месту формирования дел в службе делопроизводства или иных структурных подразделениях учреждения в соответствии с номенклатурой дел.

Руководители структурных подразделений учреждения и работники, ответственные за организацию делопроизводства в этих подразделениях, обязаны обеспечить хранение документов и дел.

Выдача дел во временное пользование работникам структурных подразделений учреждения осуществляется с разрешения руководителя структурного подразделения, в котором было сформировано дело, другим учреждениям – с письменного разрешения руководителя учреждения.

Предоставление дел во временное пользование осуществляется не более чем на один месяц. Изъятие оригиналов документов (дел) допускается с разрешения руководителя учреждения с соблюдением требований с оставление копии документов.

Как мы видим, юридическое лицо может принять решение о хранении первичных документов не в офисе (магазине), а, например, в месте нахождения бухгалтерии.
При этом, согласно правил делопроизводства, временное перемещение документом сроком до 1 месяца из места их основного хранения вполне возможно и не нарушает законодательства.


Совсем другое дело хранение документов предпринимателем.

Во-первых, правила организации делопроизводства и архивного хранения документов на предпринимателей не распространяются, поскольку любой предприниматель является физическим лицом, а не юридическим.

Во-вторых, ст. 296 Налогового кодекса установила следующие правила ведение учета и составление отчетности плательщиками единого налога физлицами:

  • ведение книги учета доходов (в случае оплаты ндс – и расходов также);
  • подачи в контролирующий орган налоговой декларации плательщика единого налога.

При этом, согласно ст. 44 Налогового кодекса, для целей налогообложения налогоплательщики обязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и / или налоговых обязательств, на основании первичных документов, регистров бухгалтерского учета, финансовой отчетности, других документов, связанных с исчислением и уплатой налогов и сборов, ведение которых предусмотрено законодательством.

Налогоплательщики обязаны обеспечить хранение документов не менее 1095 дней со дня представления налоговой отчетности, для составления которой используются указанные документы, а в случае ее непредоставления – с предусмотренного настоящим Кодексом предельного срока представления такой отчетности.

В случае ликвидации налогоплательщика документы, за период деятельности налогоплательщика не менее 1095 дней, предшествующие дате ликвидации налогоплательщика, в установленном законодательством порядке передаются в архив.

Как мы видим, данные нормы ничего не говорят о месте хранения первичной и кадровой документации, порядке ее формирования, учета и хранения.

Таким образом, предприниматель может самостоятельно принять решение, где он будет хранить первичную и кадровую документацию. И не обязательно это должно быть место осуществления хозяйственной деятельности, куда приходят проверяющие.

Считаем, что в целях избежание лишней конфронтации с проверяющими имеет смысл подготовить приказ (распоряжение), в котором определить местом хранения первичной и кадровой документации сотрудников место жительства предпринимателя.

Соответственно, в случае проверки, вы можете показать такой документ проверяющим как обоснование невозможности предоставить им документы сразу же в момент их визита.

Таким образом у вас будет время, чтобы посоветоваться с адвокатом и привлечь его для юридического сопровождения проверки.

По материалам Юридическая фирма "Советник"
Отключить рекламу
Комментарии
  • Марина
15.05.17 06:53

А что делать ФЛП со старыми документами (2012-2014гг).? Если проверка не проводилась?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Шурик
15.05.17 12:53

Марина, http://www.buhgalteria.com.ua/Hit.html?id=1899 - не фсё так просто и бумажки бывают разные, и сроки хранения. 3 года это по-простому, на самом деле есле бумажка января, по ней отчётность годовая была в январе следующего года, выходит её надо 4 года хранить. Мало того - "Поэтому ГНАУ в письме от 17.04.2002 г. № 2470/6/23-1216 обращает внимание налогоплательщиков на то, что финансовые и бухгалтерские документы могут быть выделены для уничтожения только при условии завершения комплексной проверки контролирующими органами." - БЕЗ ПРОВЕРКИ УНИЧТОЖАТЬ НЕЛЬЗЯ. По зарплате бумаженции положено хранить 75 лет - тоесть вечно.

Ответить
    Оценить
  • 7
  • 0
  • Марина
15.05.17 14:00

Шурик, спасибо большое )

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Буржуй
15.05.17 09:24

Марина, кроме ЕСВ и пенсионного оставьте 2014 . Остальное сожгите в печке

Ответить
    Оценить
  • 4
  • 0
  • Виталий
15.05.17 08:25

Марина, храни пока

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 1
  • Ирина
15.05.17 10:19

Всем добрый день! Знаю не в тему, но очень нужна Ваша помощь. На предприятии (ТОВ) с 16.01.17 работает 8 человек штатных работников. Знаю, что если 8-25 работников, то нужно трудоустроить 1 инвалида. С чего нужно начать? Где искать инвалидов? Когда нужно сдавать отчёт по инвалидам? Спасибо.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Гоша
15.05.17 18:08

Ирина, Знаю ТОВ -25 чел., не регистрировались в службе занятости. Пока (больше 5 лет)никаких вопросов. Может кто то попадал под репрессии с.з.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • бурундук
15.05.17 16:25

Ирина, НЕ ВЗДУМАЙТЕ просить инвалида у службы занятости. лучше ищите сами, знакомых теребите... После служозанятостиинвалида еле от него избавились. Он не работая, требовал ТАКИЕ условия труда, что рыдали все

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Марі
15.05.17 10:55

Ирина, Вам обов'язково потріно звернутися у державну службу зайнятості з заявкою на прцевлаштування інваліда. Попередньо треба вигадати для нього посаду і робоче місце. Навіть якщо ви інваліда не працевлаштуєте, це допоможе відбитися від штрафу, а він чималенький (здається у розмірі річного фонду МЗП). Або шукати "мертву душу" - людину зі статусом інваліда, яка може надати свої документи для оформлення. Для виконання нормативу інвалід має бути обов'язково працевлаштований на основне місце роботи. На форумі є розділ з подібними пропозиціями. Звіт здається 1 раз на рік (річна, поштова до 01 березня наступного за звітним року)до тільки підприємствами, зареєсрованими у фонді. Підрозділи фондів тільки обласні.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 3
  • Ксенія
15.05.17 17:48

Марі, не факт що ця служба допоможе. Нам не допомогли, ходили просили, писали заявки і повний нуль. Ще й хотіли, якщо ми самі знайдемо інваліда, то спочатку оформити у них , а потім начебто вони нам його знайшли . Самі знайшли і послали їх подальше. Так що краще обходити цю службу десятою дорогою. Зборище туніядців.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Марі
16.05.17 10:44

Ксенія, Звернення (постійні) до служби зайнятості є підтвердженням того, що роботодавець бажав знайти інваліда, але це йому не вдалося. Це страховка на випадок відсутності такого працівника, щоб відбитися від штрафу, а не реальна спроба знайти працівника.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ева
15.05.17 10:36

Ирина, оформите кого-то из родственников (дедушку, бабушку, маму ...) на 1 час в неделю, но по ОСНОВНОМУ месту работы. ЕСВ- 8,41%

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • бух
15.05.17 10:26

Обратитесь в Центр занятости.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 1
  • нюшю
15.05.17 10:46

1.Вы еще можете уволить в мае- июне 2017 одно человека и средняя по году у вас не будет 8 человек и вы не попадете под штраф.2. Если есть такая возможность одного человека оформить совместителем.

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 0
  • Алла
15.05.17 15:46

Совместители не подходят - основное!!!

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 1
  • кая
15.05.17 17:12

Алла, не нервничайте, предлагают основного сделать совместителем, чтоб не было 8 человек

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • злой бух
15.05.17 19:11

кая, как человека перевести по совместительству, у него должна для этого быть основная работа. А просто так сделать кого-то совместителем не получится..

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Наталья
15.05.17 16:04

При расчете к-ва сотрудников для трудоустройства инвалидов учитываются только штатные сотрудники или и совместители?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • 0123456
15.05.17 17:29

Наталья, только штатные

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться