USD27.635

Ее Величество первичная документация: общие вопросы

Основа основ бухгалтерского учета и документальное подспорье любой хозяйственной деятельности — первичная документация. Каждый, кто хоть раз сталкивался с предпринимательской деятельностью, знает — без первички «и ни туды и ни сюды»*. Она и станет главной героиней сегодняшнего тематического номера. В этой статье мы разберемся с общими моментами. Что такое первичка? Какие основные реквизиты должны содержать те или иные документы, чтобы носить это «гордое звание»? Может ли быть первичка в электронном виде? И многое другое... Итак, приступим.

* Из «Песенки водовоза» (х/ф «Волга-Волга»).

По традиции начнем с определения понятия «первичный документ». Его мы найдем в Законе о бухучете. Согласно абзацу одиннадцатому ст. 1 этого Закона

первичный документ — это документ, который содержит сведения о хозяйственной операции

Заметьте: ранее Закон о бухучете указывал еще и на то, что первичка является подтверждением осуществления хозоперации**. Однако первичный документ был и остается основой для учета. В бухгалтерском учете все операции отражаются исключительно на основании первички. На что это влияет? Об этом скажем чуть ниже.

** Подробнее см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2016, № 99, с. 4.

Есть еще один немаловажный документ — Положение № 88. Оно дает более детальное определение. Под первичными документами понимают документы, созданные в письменной или электронной форме, которые содержат сведения о хозяйственных операциях, включая распоряжения и разрешения администрации (собственника) на их проведение (п. 2.1 Положения № 88).

Обратите внимание: определение из Положения № 88 не совсем корректно.

Дело в том, что в свое время Минфин еще в письме от 27.01.2006 г. № 31-34000-30-27/1450 указывал на то, что распоряжения/разрешения администрации (собственника) на проведение хозоперации не могут быть первичным документом.

Вывод вполне логичный, так как подобные распоряжения, по сути, не содержат информацию об операции, а лишь подтверждают разрешение на ее проведение.

Первичной документацией считаются, например, акт выполненных работ, товарный чек, расходная накладная, товарно-транспортная накладная (ТТН), бухгалтерская справка и т. д. С недавних пор еще и оплаченный счет-фактура (инвойс) пополнил ряды первичных документов (подробнее на с. 9). Об этом упоминается и в письме Минфина от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339.

В общем, перечень можно продолжать практически до бесконечности. Главное, чтобы этот документ содержал в себе необходимые реквизиты и сведения о хозяйственной операции.

О реквизитах сейчас и поговорим, а потом уделим внимание сведениям о хозоперации.

Основные реквизиты

Первичные документы могут быть составлены в бумажной или в электронной форме и должны иметь такие обязательные реквизиты (ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете):

1) название документа (формы);

2) дату составления;

3) название предприятия, от имени которого составлен документ;

4) содержание, объем и единицу измерения хозяйственной операции*;

* Подробнее о степени детализации операции в первичке см. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 54, с. 11.

5) должности лиц, ответственных за осуществление хозяйственной операции и правильность ее оформления;

6) личную подпись или другие данные, которые дают возможность идентифицировать лицо, участвовавшее в осуществлении хозяйственной операции.

Положение № 88 в качестве обязательных реквизитов определяет то же самое, но немного уточняет пункт 5 нашего списка. Требует не только указания должности ответственного лица, но еще и его фамилии (п. 2.4). Что вполне логично.

Кроме того, в зависимости от характера операции в первичные документы могут включаться также дополнительные реквизиты: идентификационный код предприятия из ЕГР**, номер документа, основания для осуществления операции, данные о документе, удостоверяющем лицо-получателя, и т. д.

** Единый государственный реестр юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований.

Некоторые законодательные акты устанавливают свой перечень обязательных реквизитов. Например, НКУ в п. 201.1 предусматривает обязательные реквизиты для налоговой накладной.

Обратите внимание: печать в нашем списке реквизитов не упоминается. Впрочем, она здесь никогда и не фигурировала. Напомним: использование печати на сегодняшний день является необязательным для всех субъектов хозяйствования, кроме нотариусов, госорганов и органов местного самоуправления***.

*** См. подробнее об отмене печати в «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 45, с. 36.

Последствия ошибок/незаполнения отдельных реквизитов

Ошибки или незаполнение каких-либо реквизитов могут обернуться сомнениями в реальности показателей отчетности. А здесь и до подозрений в нереальности операции недалеко. Такую позицию достаточно часто занимают налоговики.

Да, исходя из определения первичного документа в Законе о бухучете (см. выше) он на сегодня не является подтверждением осуществления хозяйственной операции.

Напомним: хозяйственная операция — это действие или событие, которое вызывает изменения в структуре активов и обязательств, собственном капитале предприятия. Она может иметь как позитивный, так и негативный результат.

Однако первичка остается основанием для бухгалтерского и налогового учета. И подтверждением тому служит п. 44.1 НКУ: для целей налогообложения налогоплательщикиобязаны вести учет доходов, расходов и других показателей, связанных с определением объектов налогообложения и/или налоговых обязательств, в том числе на основании первичных документов. Плательщикам запрещается формировать показатели налоговой отчетности, таможенных деклараций на основании данных, не подтвержденных, опять же, первичкой.

Но скажем прямо: ситуация не так однозначна. Какова позиция судов по вопросу ошибок и невключения отдельных обязательных реквизитов в тот или иной первичный документ?

Суды с большим вниманием относятся к заявлениям налоговиков о «нереальных» операциях. Поэтому каждое отдельное обстоятельство дела в большинстве случаев поддается кропотливому анализу.

Более того, на протяжении достаточно продолжительного времени суды поддерживают в этой ситуации сторону бизнеса. Считают, что

само по себе наличие или отсутствие отдельных документов, а также ошибки в их оформлении не являются основанием для выводов об отсутствии хозяйственной операции

Ключевое здесь — фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах налогоплательщика в связи с его хозяйственной деятельностью (см., например,определение ВАСУ от 05.07.2017 г. по делу № 813/5455/14****).

**** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/67619068.

Выходит, что ошибки в первичной документации, так же, как и отсутствие некоторых реквизитов, еще не означают, что хозяйственная операция нереальна.

Электронная первичка ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ...

Другие материалы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2017, № 62:
Обладатели первичного статуса
А какие у вас докУменты? ТТН — вот мой документ!
«БезТТНные» перевозки: как защитить расходы и налоговый кредит по НДС
Справочка-выручалочка, или Все о бухгалтерской справке
«Самоакт» в помощь, или Учет операций с запоздавшей первичкой
 

Подписаться на "Налоги и бухгалтерский учет"

Отключить рекламу
Комментарии
  • nata
08.08.17 08:45

Спасибо

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Виктория
08.08.17 12:11

Пересмотрела сейчас свои все входящие/исходящие акты и РН - у меня есть подпись должностных лиц и печать, а ФИО большая редкость. Является ли это нарушением? Как быть: вписывать вручную нашего директора в актах, а в документах исходящих повводить директора из договора?

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Bibu
08.08.17 13:51

Странно было бы, если есть подпись но нет ФИО, ну как-то нелогично. Или в договоре есть пункт о том, кто подписывает первичку и образец подписи, да и не сложно ввести ФИО подписанта...

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • Олечка
08.08.17 15:04

Bibu, дійсно, просто підняла первинку заради цікавості - по газу, світлу, воді (комуналка), бо інші контрагенти суворі, вимагають по-правилах - якщо по світлу вже звітуємося он-лайн. то по газу, воді- і правда прізвищ немає, просто підпис. Зловила себе на думці - коли приходжу звітуватися - теж просто ставлю підпис за директора, благо, що в установчих він закріпив підпис ідентично своєму прізвищу.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • Галина
10.08.17 14:04

А по мне бы, так и убрали бы эти "фио и должность", ну, каким образом они доказывают или не доказывають реальность операции??? Что, у скрутчиков не могут написать фио и должность? Они же регали своего юрика и кого-то ставили там диром, как минимум, его фио и должность можно указывать, однако операция от этого реальнее не стала. И причем тут реальность налоговых операций к должности и фио, ничего логичного не вижу. Этот же плательщик во всех отчетах потом эту операцию "тулит", это неизбежно, хоть с фио и должностью, хоть без оных, т.к. от этой операции есть налоговые последствия. Указание фио и должности может быть полезно, если между сторонами операции возникнет хоз.спор, тогда да. Каким боком сюда налоговые дела относятся, моя логика не может объяснить.

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
  • Натали
14.08.17 16:34

Галина, знаете, по сути, большинство из реквизитов первички скрутчики могут поставить. Внешне будет обычный документ.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Натали
14.08.17 16:36

И, кстати, суды уже давно сделали вывод о том, что отсутствие какого-либо реквизита еще не означает, что операция "нереальная".

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
ОЗНАКОМИТЬСЯ С ИЗДАНИЕМ
Контекстная реклама
Календарь бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1 2 3
4 5 6 7 8 9 10
11 12 13 14 15 16 17
18 19 20 21 22 23 24
25 26 27 28 29 30 31
Курсы валют
Настройки
Оформление
Светлая тема
(стандартный)
Серая тема
Темная тема
Параметры экрана
Фиксированная ширина
(стандартный)
Во весь экран
Управление уведомлениями
Включить уведомления
Отключить уведомления