Отключить рекламу

Подпишитесь!


29.08.17
50836 6 Печатать

Сроки хранения документов

В процессе осуществления деятельности предприятия составляют сами и получают от своих контрагентов большое количество самых разных документов. Организационно-распорядительная, первично-учетная, отчетно-статистическая, налоговая, кадровая документация... И это далеко не полный перечень. Какие документы нужно хранить, как долго, где и как? Об этом наш сегодняшний спецвыпуск. Из него вы узнаете, как организовать хранение документов в структурных подразделениях и в архиве предприятия, в каких случаях документы следует передавать в специализированные архивные учреждения.
Также мы расскажем, что такое экспертиза ценности документов, чем занимается экспертная комиссия предприятия и как ее создать. Кроме того, напомним, в каких случаях документы можно уничтожить и как правильно это сделать. Во второй части спецвыпуска вы сможете ознакомиться с нормативно-правовым актом, устанавливающим сроки хранения наиболее распространенных видов документов, образующихся в деятельности предприятий, а также с перечнем документов, которые в обязательном порядке следует сдавать в архивные учреждения при ликвидации юридических лиц. Спецвыпуск для вас подготовили редактор Наталья Вороная и налоговый эксперт Наталья Чернышова.

При определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем № 578. Кроме того, этот нормативно-правовой акт применяют при формировании дел, подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков их хранения, а также в работе комиссий по проведению экспертизы ценности документов.

Перечень № 578 предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, а также от формы собственности. Интересно, что его положения могут (но не обязаны!) применять физические лица — предприниматели (далее — ФЛП). Это следует из абзаца второго п. 1.4 Перечня № 578. О рекомендательном характере указанного Перечня для ФЛП говорит и Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.

Рассмотрим основные правила исчисления сроков хранения документов, установленныеПеречнем № 578.

Прежде всего заметим, что все сроки хранения в указанном перечне дифференцированы по двум группам организаций:

1) организации, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд* (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578 (п. 2.4 указанного Перечня);

* Национальный архивный фонд согласно ст. 1 Закона № 3814 представляет собой совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации.

2) организации, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций содержит графа 4 Перечня № 578 (п. 2.5 этого Перечня).

Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом их завершения делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578)

Так, например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2016 году, началось с 1 января 2017 года.

Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «Постоянно», относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению (п. 2.6 Перечня № 578).

Документы, для обозначения срока хранения которых Перечень № 578 использует отметку «До ликвидации организации», хранят на предприятии бессрочно. В случае ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности*. По ее результатам те документы, которые затрагивают права граждан, передают по описям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ.

* Об экспертизе ценности документов см. в разделе 4 на с. 11.

Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578).

Срок хранения документов, для которых в Перечне № 578 стоит отметка «Пока не исчезнет необходимость», предприятие определяет самостоятельно. Однако такой срок не может быть менее одного года (п. 2.9 Перечня № 578).

Если рядом со сроком хранения документа стоит отметка «ЭПК», это означает, что решение о внесении его в НАФ или его уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива. На это указывает п. 2.8 Перечня № 578.

Кроме того, в упомянутом Перечне используются и другие примечания, конкретизирующие установленные этим документом сроки хранения: «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию». Перечисленные оговорки означают, что исчисление сроков, приведенных в графах 3 и 4 Перечня, осуществляют с указанного момента.

Заметьте: условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГФСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства. Это касается в основном бухгалтерской документации. В примечании к сроку хранения таких документов (графа 5) указано: «При условии окончания проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения».

В связи с этим нередко возникает вопрос:

можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было

На наш взгляд, предусмотренная Перечнем № 578 оговорка о необходимости хранения отдельных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки фискалов, должна толковаться в свете требований НКУ. ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ...

Другие материалы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2017, № 68-69:
Организация хранения документов
Архив на предприятии
Экспертиза ценности документов
Составление номенклатуры дел
Готовим документы к хранению
Хранение документов
Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения
Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов
Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда

 

Подписаться на "Налоги и бухгалтерский учет"

Отключить рекламу
Комментарии
  • Буржуй
29.08.17 07:02

Не заморачивайтесь. Отсчитайте 3 года от операции плюс срок подачи декларации и можете все уничтожить( кроме ЕСВ И ПЕНСИОННОГО). Убивает другое. После проверки при закрытии юрика с 1 директором, я должен сдать все документы по з/п в архив и заплатить за это. С ФОП с 15 наемниками, ( было и такое)как получил акт или довидку, можно спустить все в мусор. Зачем вообще хранить ЕСВ с 2000 или 2004г.? Есть же персонифицированный учет!

Ответить
    Оценить
  • 40
  • 2
  • Бух
29.08.17 09:54

Буржуй, а шоб було и все при деле.

Ответить
    Оценить
  • 7
  • 1
  • Cветлана
29.08.17 11:39

Не совсем поняла, если у нас на фирме есть все документы за 18 лет, то нужно за 15лет их сдать в архив?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • 111
30.08.17 08:39

Cветлана, добавлю к комментарию выше. Не только не безплатно, но и проблемно. Надо будет заново перешивать (убирать из ваших подшивок то, что по мнению архиваторов лишнее), сделать опись к каждой папке (вшить вовнутрь), пронумеровать, проклеять красной тканью, сложить в специальные коробки, сделать описи на все это общее. И потом еще все это в электронном виде.

Ответить
    Оценить
  • 4
  • 0
  • Буржуй
30.08.17 10:05

111, Видимо Вы в теме. При этом за денежку закроют глаза на оформление, или сами сошьют. Вот только насчет красной ткани и коробок не слышал.

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 0
  • лю-лю
29.08.17 14:32

Cветлана, конечно можете, только это не безплатно...

Ответить
    Оценить
  • 2
  • 0
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться