При определении сроков хранения документов, их отборе на постоянное или длительное хранение либо для уничтожения необходимо руководствоваться Перечнем № 578. Кроме того, этот нормативно-правовой акт применяют при формировании дел, подготовке различных видов номенклатур дел, разработке схем классификации документов и ведомственных (отраслевых) перечней документов с указанием сроков их хранения, а также в работе комиссий по проведению экспертизы ценности документов.

Перечень № 578 предназначен для использования всеми органами государственной власти, местного самоуправления, другими учреждениями, организациями и предприятиями независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, а также от формы собственности. Интересно, что его положения могут (но не обязаны!) применять физические лица — предприниматели (далее — ФЛП). Это следует из абзаца второго п. 1.4 Перечня № 578. О рекомендательном характере указанного Перечня для ФЛП говорит и Укргосархив в письме от 30.10.2012 г. № 01.2/3388.

Рассмотрим основные правила исчисления сроков хранения документов, установленныеПеречнем № 578.

Прежде всего заметим, что все сроки хранения в указанном перечне дифференцированы по двум группам организаций:

1) организации, в деятельности которых создаются документы, подлежащие включению в Национальный архивный фонд* (далее — НАФ). Сроки хранения документов для них приведены в графе 3 Перечня № 578 (п. 2.4 указанного Перечня);

* Национальный архивный фонд согласно ст. 1 Закона № 3814 представляет собой совокупность архивных документов, которые отражают историю духовной и материальной жизни украинского народа и других народов, имеют культурную ценность и являются достоянием украинской нации.

2) организации, в деятельности которых не создаются документы НАФ. Сроки хранения документов этих организаций содержит графа 4 Перечня № 578 (п. 2.5 этого Перечня).

Исчисление сроков хранения документов осуществляется с 1 января года, следующего за годом их завершения делопроизводством (п. 2.10 Перечня № 578)

Так, например, исчисление срока хранения дел, завершенных делопроизводством в 2016 году, началось с 1 января 2017 года.

Документы, имеющие срок хранения, обозначенный пометкой «Постоянно», относятся к НАФ и подлежат постоянному хранению (п. 2.6 Перечня № 578).

Документы, для обозначения срока хранения которых Перечень № 578 использует отметку «До ликвидации организации», хранят на предприятии бессрочно. В случае ликвидации такого предприятия они подлежат повторной экспертизе ценности*. По ее результатам те документы, которые затрагивают права граждан, передают по описям дел в местные архивные учреждения, созданные для хранения архивных документов, не относящихся к НАФ.

* Об экспертизе ценности документов см. в разделе 4 на с. 11.

Если такие местные архивные учреждения на соответствующей территории не созданы, указанные документы передают в государственные архивные учреждения, архивные отделы горсоветов (п. 2.7 Перечня № 578).

Срок хранения документов, для которых в Перечне № 578 стоит отметка «Пока не исчезнет необходимость», предприятие определяет самостоятельно. Однако такой срок не может быть менее одного года (п. 2.9 Перечня № 578).

Если рядом со сроком хранения документа стоит отметка «ЭПК», это означает, что решение о внесении его в НАФ или его уничтожении принимают экспертно-проверочные комиссии (далее — ЭПК) государственного архива. На это указывает п. 2.8 Перечня № 578.

Кроме того, в упомянутом Перечне используются и другие примечания, конкретизирующие установленные этим документом сроки хранения: «После окончания срока действия договора», «После утверждения», «После замены новыми», «После снятия изделий с производства», «После ввода объекта в эксплуатацию». Перечисленные оговорки означают, что исчисление сроков, приведенных в графах 3 и 4 Перечня, осуществляют с указанного момента.

Заметьте: условием уничтожения некоторых документов является не только истечение установленного срока их хранения, но и окончание проверки органами ГФСУ по вопросам соблюдения налогового законодательства. Это касается в основном бухгалтерской документации. В примечании к сроку хранения таких документов (графа 5) указано: «При условии окончания проверки государственными налоговыми органами по вопросам соблюдения налогового законодательства, а для органов исполнительной власти, государственных фондов, бюджетных организаций, субъектов хозяйствования государственного сектора экономики, предприятий и организаций, которые получали средства из бюджетов всех уровней и государственных фондов либо использовали государственное или коммунальное имущество, — ревизии, проведенной органами государственного финансового контроля по совокупным показателям финансово-хозяйственной деятельности. В случае возникновения споров (разногласий), возбуждения уголовных дел, открытия судами производства по делам — хранятся до принятия окончательного решения».

В связи с этим нередко возникает вопрос:

можно ли уничтожить документы, срок хранения которых истек, если за время их хранения налоговых проверок на предприятии не было

На наш взгляд, предусмотренная Перечнем № 578 оговорка о необходимости хранения отдельных категорий документов в течение определенного периода, но при обязательном условии завершения проверки фискалов, должна толковаться в свете требований НКУ. ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ...

Другие материалы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2017, № 68-69:
Организация хранения документов
Архив на предприятии
Экспертиза ценности документов
Составление номенклатуры дел
Готовим документы к хранению
Хранение документов
Уничтожаем документы с истекшим сроком хранения
Перечень типовых документов, создаваемых в деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов
Перечень видов документов, связанных с обеспечением социальной защиты граждан, которые должны поступать в архивные учреждения в случае ликвидации предприятий, учреждений, организаций, не относящихся к источникам формирования Национального архивного фонда

Подписаться на "Налоги и бухгалтерский учет"