Про проблеми рознесення оплат по особовим рахункам в ОСББ та ЖБК

Рознесення оплат по особовим рахункам можна без перебільшення вважати складним монотонним та рутинним завданням бухгалтера підприємства, що приймає платежі від фізичних осіб. В даному випадку мова йде про рознесення оплат жителів в ОСББ, ЖБК, комунальних підприємствах, водоканалах, садових товариств та котеджних містечках, управляючих та керуючих компаніях.

Попри те, що у 21 столітті програмні засоби дозволяють автоматизувати більшість рутинних операцій, рознесення платежів по особовим рахункам залишається гідним викликом навіть для сучасних алгоритмів.

При отриманні коштів від фізичних осіб перед бухгалтером постає декілька завдань:

• Ідентифікувати платника - хто заплатив;
• Отримати інформацію щодо призначення платежу - защо заплатив платник;
• В якій пропорції розподілити отриману суму між статтями нарахувань, якщо підприємство приймає платежі за декілька видів послуг.

Наразі є декілька джерел даних, що містять інформацію про оплати:

1. банківська виписка;
2. деталізовані реєстри платежів, які надсилають платіжні системи та банківські установи;
3. взаємодія бухгалтерських програм з фінансовими установами через API (Application program interface).

Взаємодія через API є сучасним та найбільш ефективним способом інтеграції з платіжними системами для рознесення оплат. На жаль, навіть якщо ваше бухгалтерське ПО інтегровано з банком, ви не зможете відмовитись від першого способу, бо не всі платники будуть користуватись банком, з яким ви співпрацюєте на такому високому рівні.

Робота з банківською випискою

На наш запит  №09-07/19  від 09.07.2019 Національний банк України відповів, що наразі не існує єдиних вимог до формату банківських виписок. Кожен банк може окремо узгоджувати з клієнтом у договорі, яку інформацію надавати по отриманим платежам, та в якому вигляді.

Поле “Призначення платежу” є основним носієм інформації для бухгалтера під час рознесення оплат від фізичних осіб з банківської виписки

Ідентифікація платника

При отриманні платежів від юридичних осіб платника ідентифікують за номером поточного рахунку або за кодом ЄДРПОУ.  Фізична особа може здійснювати платіж через каси банків, платіжні термінали, спеціалізовані мобільні додатки або платіжні форми з сайтів тощо. У такому випадку реквізити платника будуть містити реквізити банківського відділення або платіжної системи, через яку здійснювався платіж. Отже, єдино можливим способом визначити, хто здійснив оплату, є інформація, що міститься в призначенні платежу, звісно, у тому випадку, коли платник заповнив його відповідним чином.

Ось декілька прикладів того, як заповнено поле “Призначення платежу” в банківській виписці одного із наших клієнтів (з метою захисту персональних даних ПІБ власників особових рахунків та адреси було змінено)

З прикладів видно, що більшість платежів містять інформацію про особовий рахунок, ПІБ власника та адресу помешкання, отже бухгалтер має можливість ідентифікувати платника. Працюючи з такою випискою, бухгалтер вимушений обробляти кожний рядок окремо та шукати відповідного платника в тому програмному інструменті, яким він користується. Та навіть у випадку такого “вінегрету” з даних, сучасні програмні продукти можуть виявити номера особових рахунків для ідентифікації платника. Окрім випадку в рядку №8, де відсутня будь-яка інформація.

Саме відсутність єдиного узгодженого формату заповнення призначення платежу, який вказує системі на критерії, за якими потрібно шукати номер особового рахунку, і є основною проблемою для автоматизації цього процесу.

Хорошим прикладом узгодженого формату є формат запису, що вимагає податкова, наприклад: *;101;25176540;ЄСВ із зарплати за січень 2020 р.

Він є зручним для автоматизації, оскільки передбачає, що важлива інформація знаходиться у відповідному місці та розділена спеціальними символами.

Тому, призначення платежу на кшталт: О/Р 45663, За Водопостачання  є достатнім для автоматизації процесу ідентифікації платника, за умови що всі будуть дотримуватись даного формату.

Призначення оплати та розподіл сум

З прикладів в таблиці видно, що більшість з текстів призначення платежу не містять інформації, за що саме надійшла оплата. Якщо підприємство надає фізичним особам декілька послуг, важливо розуміти, що саме і в якому обсязі оплатив мешканець. Проблеми не виникає, якщо сума оплати повністю збігається з виставленим нарахуванням, відсутня заборгованість або переплата.

За нашими дослідженнями 34% оплат не відповідають попередньо виставленому рахунку. Мешканці або частково сплачують рахунок, або навпаки переплачують за певні послуги. Такі випадки є справжнім викликом для бухгалтера.

Ми провели  опитування серед своїх клієнтів та виявили, що найбільш оптимальним є наступний алгоритм розподілення:

Випадок 1:

Якщо сума оплати збігається з сумою нарахувань останнього виставленого рахунка. Розподілення здійснюється відповідно до останнього нарахування. Переплати та заборгованість по певним послугам не беруться до уваги при розподіленні в такому випадку.

Приклад розподілення оплати 150 грн:

Випадок 2:

Якщо сплачена сума більша ніж сума останніх нарахувань.

Спочатку покриваються всі нарахування, а залишок йде на погашення заборгованості або розподіляється між іншими статтями нарахувань за наступним принципом:

• Погашається заборгованість, починаючи із статті з найменшою заборгованістю до статті з найбільшою заборгованістю.
• Якщо після погашення заборгованості залишаються кошти, вони розподіляються на статтю, за якою були найбільші нарахування.

Приклад розподілення оплати 250 грн

Деякі із програмних продуктів пропонують пропорційне розподілення сум між статтями нарахування. На думку бухгалтерів, пропорційний розподіл вносить плутанину, адже пропорцію важко перевірити без калькулятора.

Випадок 3:

Якщо сплачена сума менша ніж сума останніх нарахувань.

Розподіл починається з погашення нарахування, що є найменшим. Таким чином погашаються нарахування від найменшого до найбільшого. Переплати та заборгованість по певним послугам не беруться до уваги при розподілі в такому випадку.

Приклад розподілення оплати 50 грн

*Запропонований алгоритм не є стандартом та може не відповідати алгоритмам розподілу в різних програмних продуктах

Реєстри платежів

Реєстри платежів є найбільш інформативним способом отримання даних щодо платежів фізичних осіб.

Формат реєстрів узгоджується між банком та клієнтом та може містити всю необхідну інформацію по платежу, яку бажає бачити клієнт.

Приклад реєстру:

Зазвичай реєстри платежів надходять на e-mail, узгоджений з банком у договорі. Він містить суму, що оплачено по кожній окремій статті нарахування. Це суттєво спрощує розподіл коштів та розв'язує всі питання, що постають перед бухгалтером.

Для ефективної взаємодії з банківською установою потрібно формувати та регулярно відправляти їм базу платників, кожен запис в якій містить наступну інформацію:

• Номер особового рахунку
• Код та назву статті нарахування
• Баланс особового рахунку по відповідній статті нарахування

Як правило, це виконує програмне забезпечення, яким користується бухгалтер.

На нашу думку, технічна взаємодія з банками та платіжними установами є найбільш ефективним та повним інструментом для розв'язання проблеми рознесення платежів по особовим рахункам.

На жаль, відмовитись від роботи з банківськими виписками на даний час не можливо. Фізичні особи можуть здійснювати платежі з тих банківських установ, з якими ваше підприємство не має договірних відносин, а отже такі транзакції не буде відображено у реєстрах платежів.

Автор: Захаренков Кирило, Керівник команди розробників програми Мій Дім Online для бухгалтерів ОСББ, ЖБК, комунальних підприємств, водоканалів, садових товариств та управляючих компаній.