Особа, уповноважена на підписання ПН/РК, звільнилася: хто має накласти кваліфікований електронний підпис при їх реєстрації в Єдиному реєстрі ПН?

Реєстрація податкових накладних/розрахунків коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної в Єдиному реєстрі податкових накладних здійснюється відповідно до вимог ПКУ та Порядку ведення Єдиного реєстру податкових накладних, затвердженого постановою КМУ від 29.12.2010 р. № 1246 (далі – Порядок № 1246).

Податкові накладні/розрахунки коригування кількісних і вартісних показників до податкової накладної приймаються до Єдиного реєстру податкових накладних (далі – ЄРПН) у разі дотримання вимог п. 192.1, пп. 200¹.3, 200¹.9 та пп. 201.1, 201.10 і 201.16 ПКУ, а також з урахуванням Законів України від 05.10.2017 р. № 2155-VІІІ «Про електронні довірчі послуги» (далі – Закон № 2155), від 22.05.2003 р. № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі – Закон № 851) та Порядку обміну електронними документами з контролюючими органами затвердженого наказом Мінфіну від 06.06.2017 р. № 557 (в редакції наказу Мінфіну від 31.07.2020 р. № 261) (далі – Порядок № 557).

Статтею 201 ПКУ визначено, що на дату виникнення податкових зобов’язань платник податку зобов’язаний скласти податкову накладну в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації у порядку, визначеному законодавством, кваліфікованого електронного підпису уповноваженої платником особи та зареєструвати її в ЄРПН.

Електронний документообіг між платником податків та контролюючим органом здійснюється відповідно до ПКУ, Законів України № 851 та 2155.

Відповідно до ст. 6 Закону № 851 для ідентифікації автора електронного документа використовується електронний підпис, накладанням якого завершується створення такого електронного документа.

Пунктом 10 Порядку № 1246 передбачено, що до ЄРПН приймаються податкова накладна та/або розрахунок коригування, складені в електронній формі з накладенням:

► кваліфікованого електронного підпису головного бухгалтера (бухгалтера) або кваліфікованого електронного підпису керівника (у разі відсутності у постачальника (продавця) посади бухгалтера) та кваліфікованої електронної печатки (у разі наявності) постачальника (продавця), що є юридичною особою;

► кваліфікованого електронного підпису постачальника (продавця), що є фізичною особою – підприємцем.

Визначення, зміна переліку уповноважених осіб платника податків, які наділяються правом підписання, подання, отримання ними документів та інформації від імені платника податків, а також визначення їхніх повноважень здійснюється керівником платника податків.

При цьому варто враховувати важливий факт, що ПН/РК, які були складені до звільнення/зміни посадових (уповноважених) осіб, а відправляються на реєстрацію після звільнення/зміни посадових (уповноважених) осіб, якими вони були складені, такі документи ПН/РК не приймаються на реєстрацію в Єдиному реєстрі податкових накладних.

Повний цикл оформлення ПН/РК (виписка та реєстрація) має бути завершений до  звільнення/зміни посадових (уповноважених) осіб, якими вони були складені.