Калькуляция во время проверки: когда поможет, а когда создаст проблемы

Налоговики часто требуют калькуляции себестоимости, хотя формально предприятия не обязаны их предоставлять. Разбираемся, зачем они нужны и как избежать рисков.

Калькуляция — не первичный документ

Калькуляция — это внутренний расчет затрат, который показывает структуру себестоимости продукции или услуг. Она помогает руководству контролировать уровень затрат, но не фиксирует хозяйственную операцию.

Именно поэтому Минфин и налоговики признают: калькуляция не является первичным документом, так как не содержит сведений о совершенной операции.

Во время проверки требовать её на основании п.п. 20.1.6 НКУ контролеры не имеют права — ведь НКУ позволяет запрашивать только документы, связанные с начислением налогов и сборов.

Когда калькуляция всё же пригодится

Несмотря на отсутствие обязанности, иногда калькуляцию стоит предоставить — она может помочь плательщику, в частности, во время:
— доказательства реальности операции, если контролеры сомневаются в факте поставки;
— защиты от минбазных или компенсирующих налоговых обязательств по НДС в случае безвозмездной раздачи или порчи товаров — если такие затраты заложены в цену реализации;
— разблокировки НН/РК, когда налоговики требуют подтверждения формирования стоимости продукции;
— подтверждения Таблицы данных плательщика НДС.

Таким образом, калькуляция — инструмент внутреннего контроля, а не обязательное доказательство для налоговиков. Но при желании плательщик может использовать её в свою пользу, чтобы укрепить позицию во время проверки.

Таким образом, калькуляция не является первичным документом, поэтому требовать её контролеры не могут. Однако иногда именно она помогает доказать реальность операций и избежать налоговых доначислений.

Детальные примеры судебной практики и писем налоговой — в статье «Калькуляция: зона риска» («Налоги & бухучет», 2025, № 90).