Особова картка працівника: формування і ведення
Мацокін Андрій, експерт з питань трудового законодавства.
Особова картка працівника є кадровим документом, який концентрує в собі основні відомості про особу, з якою укладено трудовий договір. Та чи потрібно роботодавцям вести особові картки і якщо так, то за якою формою? Давайте розберемося з цими питаннями разом.
Нормативні питання ведення особових карток
При визначенні нормативного забезпечення ведення особових карток потрібно зважати на декілька моментів.
Перший. На сьогодні, більшість роботодавців використовують особову картку за формою П-2, яку свого часу було затверджено спільним наказом Держкомстату України та Міноборони України від 25.12.2009 №495-656 (далі – наказ №495). Проте, Мінекономіки України у листі від 25.09.2024 №4701-05/70518-09, зазначили, що наказ №495 не встановлює прямий обов'язок для роботодавців вести особові картки саме за цією формою.
У роз’ясненні Східного міжрегіонального управління Держпраці зазначається, що Типова форма П-2, затверджена наказом № 495, також під сумнівом, бо цей документ не зареєстрований Міністерством юстиції, відповідно - не встановлює прямий обов’язок вести особові картки за такою формою. Більше того, ця форма була «прив’язана» до досягнення цілей статистики та ведення військового обліку на підприємстві. Водночас у зв’язку із затвердженням Порядку організації та ведення військового обліку № 1487 від 30.12.2022 р. відсутні вимоги щодо застосування картки П-2.
Другий. Відповідно до пункту 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Мінпраці, Мінюсту і Мінсоцу від 29.07.1993 № 58 (далі – Інструкція № 58), з кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення власник або уповноважений ним орган зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особистій картці (типова відомча форма № П-2, затверджена наказом Міністерства статистики України від 27.10.1995 № 277), в якій має повторюватися відповідний запис з трудової книжки (вкладиша). Водночас, наказ № 277, на який міститься посилання в пункті 2.5 Інструкції № 58, втратив чинність в частині затвердження типової форми первинного обліку № П-2 ˮОсобова карткаˮ на підставі наказу Державного комітету статистики № 489 від 05.12.2008.
Ще один документ, який згадує особову картку - Інструкція зі статистики кількості працівників, яка затверджена наказом Держкомстату України від 28.09.2005 № 286. Вона (інструкція) розроблена на підставі Закону України «Про офіційну статистику». Стаття 26 цього Закону визначає обов’язком респондентів (а це, зокрема, фізичні особи – підприємці, юридичні особи) при проведенні статистичних спостережень зобов’язані надавати за формою, передбаченою звітно-статистичною документацією, достовірну інформацію. Пунктом 1.6 Інструкції передбачено певний перелік первинної облікової документації, до якого, зокрема належить і особова картка. Водночас, а ні Законом, а ні Інструкцією форми особової картки не визначено.
Зміст особової картки
З урахуванням зазначеного, можна сказати, що роботодавці можуть самі визначити, чи потрібно вести кадровий облік з використанням особової картки працівника за формою № П-2, чи ні. Якщо роботодавці використовують особову картку за цієї формою, то її і варто використовувати в подальшому.
Разом з тим, якщо роботодавець вирішив «оновити» форму особової картки виникає питання про її зміст.
1. Особова картка оформлюється на кожного працівника, з яким укладено трудовий договір, незалежно від форми працевлаштування (основне місце роботи чи сумісництво), тривалості трудових відносин (постійна, тимчасова, сезонна робота), віку, статі, освіти тощо. Тобто, особова картка формується як на основних працівників, так і на внутрішніх та зовнішніх сумісників, а також на тих, хто прийнятий за строковими трудовими договорами, наприклад, для заміщення тимчасово відсутнього працівника.
2. Особова картка, як правило, складається з таких розділів:
Особові відомості. Тут зазначають особисті дані працівника — прізвище, ім’я, по батькові, дату народження, місце народження, громадянство, паспортні та контактні дані, відомості про сімейний стан, наявність дітей тощо. Також у цьому розділі фіксується податковий номер, стать, освіта, спеціальність. В цьому розділі зазначають відповідну інформацію на підставі оригіналів особистих документів, наданих працівником під час укладання трудового договору. Водночас, якщо впродовж трудових взаємовідносин змінюються особові дані працівника, в особову картку вносяться відповідні зміни, із зазначенням дати та підстави (документу).
Кадровий рух. Фіксуються всі кадрові рухи, що відбуваються протягом перебування працівника на підприємстві: призначення, переведення, переміщення, зміни посади, структурного підрозділу тощо.
Відпустки. Відображаються щорічні, додаткові, соціальні, навчальні, без збереження заробітної плати та інші відпустки, надані працівнику з відповідними реквізитами: підстава, номер і дата наказу, період відпустки.
Підвищення кваліфікації. Заповнюється у разі, якщо працівник проходив навчання, перепідготовку чи підвищення кваліфікації при визначенні потреби роботодавцем (період, вид та форма навчання, документ (номер та ким виданий), що посвідчує отримання освіти чи підвищення кваліфікації.
Заповнення особової картки за формою № П-2
Ми вже зазначали, що заповнення особової картки тісно пов’язане з веденням трудової книжки. Це є однією з причин, чому особова картка за формою № П-2 наразі вважається невід’ємною частиною особової справи працівника. Скачати бланк особової картки можна тут.
Документи, на підставі яких заповнюється картка:
-
паспорт громадянина України (ID картка);
-
ідентифікаційний номер (реєстраційний номер облікової картки платника податків);
-
військово-обліковий документ;
-
документ про освіту;
-
трудова книжка (якщо ведеться в паперовій формі);
-
документи про підвищення кваліфікації (за наявності).
Формування і заповнення особової картки покладається на відповідного працівника кадрової служби (служби персоналу, інспектор з кадрів, посадова особа, яка виконує адміністративно-управлінські функції) підприємства, уповноважений вести кадрову документацію. Якщо ж мова йде про фізичну особу-підприємця, то особову картку може заповнювати або сам підприємець, або уповноважена ним особа.
При первинному оформленні особової картки зазначається:
- назва установи або підприємства, код ЄДРПОУ;
- дата заповнення — день прийому на роботу;
- присвоюється табельний номер працівника;
- вказується вид роботи (основна або за сумісництвом);
- заповнюються розділи 1 та 4, а також довідкові відомості, якщо така інформація вже наявна.
Особова картка за формою №П-2 складається з п’яти основних розділів, які мають бути заповнені у міру виникнення відповідної інформації, та додаткової інформації:
Розділ І «Загальні відомості»
|
Цей розділ містить усю базову інформацію про працівника, яка вноситься на підставі оригіналів документів, наданих під час прийняття на роботу. Паспорт або ID-картка: прізвище, ім’я, по батькові, дата і місце народження, громадянство Картка платника податків або ID-картка: ІПН Паспорт або витяг/довідка ВПО: зареєстроване/задеклароване місце проживання Диплом, свідоцтва, сертифікати: освіта, кваліфікація, підвищення кваліфікації Заяви працівника, свідоцтва: сімейний стан, діти Заява працівника, трудовий договір: контакти |
Розділ ІІ «Відомості про військовий облік»
|
Містить інформацію щодо відношення працівника до категорії військового обліку (призовник, військовозобов’язаний, резервіст), назва та адреса ТЦК, факт ознайомлення з правилами військового обліку при прийнятті на роботу (за наявності). Наявність і заповнення другого розділу зараз знаходиться під питанням. На підприємстві ведеться (може вестися у разі наявності відповідного контингенту працівників) персональний військовий облік у вигляді окремих списків за затвердженою формою (додаток 5 до Порядку № 1487). Тож, ця інформація у обліковій картці має суто інформаційний характер. |
Розділ ІІІ «Професійна освіта на виробництві (за рахунок роботодавця)»
|
У цьому розділі фіксується інформація про професійне навчання працівника, яке проводилося за кошти роботодавця. Йдеться як про внутрішні тренінги чи інструктажі на підприємстві, так і про навчання в зовнішніх організаціях (наприклад, у навчальних центрах або закладах професійної освіти). Які дані вносяться: найменування структурного підрозділу (якщо навчання проводилось у межах підприємства); період навчання (дати початку і завершення); вид навчання (напр., інструктаж, підвищення кваліфікації, перенавчання); форма навчання (денна, вечірня, дистанційна тощо); реквізити документа, що підтверджує проходження навчання: назва, серія, номер, дата видачі, ким видано. |
Розділ IV «Призначення і переведення»
|
Перший запис у розділі — це прийняття на роботу. Що вказується: Дата (прийняття/переведення); Структурний підрозділ; Назва посади та код професії згідно з Класифікатором професій; Розмір посадового окладу; Номер та дата наказу, на підставі якого працівника прийнято або переведено. Працівник повинен ознайомитися з кожним записом у цьому розділі під підпис. Це підтвердження того, що він повідомлений про кадрові рішення, які його стосуються. |
Розділ V «Відпустки»
|
У цьому розділі особової картки фіксуються всі види відпусток, що були надані працівникові впродовж усього часу його роботи на підприємстві. Це не лише щорічні основні, а й додаткові, соціальні, навчальні, відпустки без збереження зарплати, відпустки за «чорнобильським» статусом тощо. У цьому розділі зазначають: вид відпустки (наприклад, щорічна основна); кількість днів наданої відпустки; період, за який вона надана (для щорічних – це робочий рік від дати прийняття на роботу, для соціальних – календарний рік); дати початку та закінчення відпустки; реквізити наказу, на підставі якого відпустка була оформлена. |
Додаткові відомості
|
Тут вноситься інформація, яка деталізує особливості статусу працівника чи передбачає надання пільг. Наприклад, якщо особа має інвалідність, є учасником бойових дій, одинокою матір’ю, чорнобильцем тощо — це обов’язково вказується з посиланням на відповідний документ. |
Інформація про звільнення.
|
Це поле, яке заповнюється при звільненні працівника, у якому зазначають: дату звільнення; причину звільнення (наприклад, «за власним бажанням», «за угодою сторін», тощо); обов’язково посилання на відповідну статтю Кодексу законів про працю України (КЗпП); номер і дату відповідного наказу. Після внесення цієї інформації працівник має ознайомитися із записом та поставити особистий підпис, що засвідчує його поінформованість про причини звільнення. Підпис також ставить кадровик або інша уповноважена особа. |
