Директор мобилизован, а КЭП истек: как подать отчеты законно

Как подать налоговую отчетность в электронном виде, если в ЕГР значится старый руководитель (мобилизованный/на ВОТ), срок КЭП руководителя истек, а внести изменение руководителя в ЕГР нет возможности?

Может ли лицо, временно исполняющее обязанности руководителя (В.И.О.) и имеющее право подписи по данным ЕГР (через «опис обмежень»), подписать электронную отчетность?

Ответ — да, но с правильным оформлением в ГНС.

✍️ Консультация из категории 129.03 ЗІР ГНС

Алгоритм действий

Шаг 1. Проверьте выписку ЕГР

1. В выписке из ЕГР должна быть актуальная запись о руководителе и (при наличии) «опис обмежень», где указано, что обязанности руководителя временно исполняет конкретное лицо (ФИО, основание).
2. Если такой записи нет — инициируйте внесение через государственного регистратора (при возможности). Без этого ГНС не сможет подтвердить правовой статус В.И.О.

Шаг 2. Обратитесь в ГНС по основному месту учета

Поскольку «опис обмежень» из ЕГР в ГНС не поступает автоматически, подайте в ГНС заявление/письмо о обновлении сведений о руководителе на основании «опис обмежень».
Приложите копии:

• выписки из ЕГР с «описом обмежень»;
• приказа/распорядительного документа о временном возложении обязанностей (если есть);
• паспорта/РНОКПП В.И.О. (для идентификации);
• контактов для обратной связи.

Цель: чтобы в учетных данных ГНС именно В.И.О. отобразился как действующий подписант/руководитель для э-документооборота.

Шаг 3. Получите/переиздайте КЭП на В.И.О.

• Оформите КЭП (квалифицированную электронную подпись) на лицо-В.И.О. (создатель КЭП — юрлицо/ФЛП; Закон № 2155).
• Если была электронная печать — при необходимости оформите квалифицированную электронную печать юрлица. (Наличие печати — не обязательное условие для принятия отчетности, но часто требуется для внутренних процедур.)

📒 Нужна ли электронная печать предприятию, которое пользуется обычной?

Шаг 4. Делегируйте право подписи (при необходимости)

Если отчеты будет подписывать не В.И.О.-руководитель, а другое уполномоченное лицо, подайте через Э-кабинет Уведомление по приложению 1 к Порядку № 557 о предоставлении прав подписи этому лицу (укажите его КЭП).

Шаг 5. Подайте отчетность в электронном виде

• Создайте электронные документы с КЭП В.И.О. или уполномоченного лица.
• Проверьте квитанции:
  • Квитанция №1 — технический контроль формата/реквизитов. В случае отказа — указывают причину непринятия (Порядок № 557, п. 8).
  • Квитанция №2 — подтверждение принятия/регистрации или отказ по существу (Порядок № 557, п. 9).