Принятие и увольнение работников: что в Объединенном отчете

В Объединенном отчете показывают не только начисления и выплаты физлицам, но и информируют госорганы о принятых и уволенных работниках. Как отразить эти кадровые события в приложениях Д1, Д5 и 4ДФ?

Д5 и 4ДФ: даты принятия и увольнения

Начнем с трудового приложения Д5. Для отображения информации о принятии или увольнении работника в Д5 формируем отдельную строку. Исключение — случай, когда работник в одном месте был принят на работу и уволен.  В таких обстоятельствах информацию о датах начала и окончания трудовых отношений отображают в одной строке.

Если работник принят на основное место работы или увольняется с него, то в графе 07 приложения Д5 ставят код «1». Если имеете дело с совместителем, — в графе 07 — «2»,  а для внутреннего совместителя дополнительно в графе 11 — «1».

Даты начала и/или окончания трудовых отношений фиксируют в графе 10.

Если отображаете информацию об увольнении, не забудьте указать в графе 17 Д5 основание увольнения.

Переходим к приложению 4ДФ. В нем для отображения дат начала и окончания трудовых отношений предусмотрены графы 7 и 8 соответственно. Их заполняют исключительно при наличии в месяце, на который пришлось принятие/увольнение, начисленного дохода в виде зарплаты (признак «101»).

Если зарплата в месяце принятия/увольнения не начислялась, строка без сумм, но с датой принятия/увольнения в 4ДФ не формируется.

Д1: без дат, но с количеством дней в трудовых отношениях

В приложении Д1 даты принятия и увольнения не отображают, но обязательно проставляют количество дней в трудовых отношениях (графа 14).

Отдельно остановимся на ситуации, когда работника уволили и снова приняли в том же месяце. Тогда обращаем внимание на показатели граф 08, 21 — 24, 26 приложения Д1. Если они не изменились после принятия на работу, то на работника в Д1 формируем одну строку с общей суммой зарплаты. В другом случае — две строки, одна из которых с зарплатой до увольнения, а вторая — с зарплатой после повторного принятия на работу. При этом количество дней в трудовых отношениях проставляем общее в одной строке.

Это – лишь верхушка айсберга. А детальный анализ и примеры заполнения всех трех приложений в различных ситуациях приведены в статье «Работник принят на работу или уволен: что в Объединенном отчете» // «Податки & бухоблік», 2025, № 94.