Акт без подписи заказчика: реальное упрощение или пустое обещание?

Акценты

♦ «Упрощение» - это разрешение при определенных условиях (см. ниже) и за исключением многих видов хозяйственных операций (с оплатой за счет публичных средств, найма (аренды) гос/ком имущества, строительного подряда и т.д.) обходиться без подписи заказчика (нанимателя, арендатора) на первичном документе, подтверждающем факт:

• предоставления услуг,

• выполнения работ,

• найма (аренды).

♦ Применение этого «упрощения» не является обязательным для субъектов хозяйствования. Это разрешено только по взаимному согласию сторон, прописанному в договоре именно в письменной форме.

В этом тексте сосредоточимся на том, чем это «упрощение» может быть интересно для рядового бухгалтера.

Табу на «упрощение»

Для проформы напомним, для каких хоз-операций «упрощенный» порядок подписания первичных документов НЕ разрешен:

• хозяйственные операции, оплата за которые осуществляется за счет публичных средств (в частности, средства бюджетов всех уровней, целевых фондов и НБУ);

• хозяйственные операции, осуществленные в рамках договоров найма (аренды) государственного или коммунального имущества;

• договоры строительного подряда, проектно-изыскательных работ;

• договоры о пожертвовании;

• договоры о благотворительной помощи;

• договоры о гуманитарной помощи.

Для каких хоз-операций (видов договоров) «упрощение» разрешено

Из текста Закона видно, что «упрощение» разрешено для первичных документов по хозяйственным операциям с:

• предоставлением услуг – см. ст. 901 ГКУ «Договор о предоставлении услуг»;

• выполнением работ – см. ст. 837 ГКУ «Договор подряда»;

• наймом (арендой) – см. ст. 759 ГКУ «Договор найма».

Какие «первичные документы» имеет в виду Закон об «упрощении»?

Цитата: «… первичный документ содержит информацию о дате (периоде) предоставления услуг, выполнения работ или найма (аренды)…».

Таким документом в бухгалтерской практике выступает соответствующий АКТ.

Условия для применения «упрощения»

Собственно таких условий две:

1. Акт содержит информацию о дате (периоде) предоставления услуг, выполнения работ или найма (аренды) – см. цитату выше;
2. Операция отражена в бухучете в периоде ее осуществления – это собственно общая норма ч. 5 ст. 9 Закона о бухучете (см. п. 2 ниже).

Обязательно ли оформлять Акт по Договору?

1. Не стоит повторять общеизвестные мантры о обязательности оформления хозяйственного договора. Это – постулат. Об этом вам при случае расскажут налоговые контролеры – в частности, относительно «хозяйственности» и «реальности» операций. Прежде всего – по предоставлению услуг. Не дай бог – маркетинговых…
2. Что касается обязательности оформления акта, с одной стороны – то есть в бухгалтерском законодательстве – ни прямого предписания об обязательности оформления акта, ни определенной типовой формы такого акта нам найти не удалось.

Однако ч. 5 той самой сейчас дополненной ст. 9 Закона о бухучете предписывает, что «хозяйственные операции должны быть отражены в учетных регистрах в том отчетном периоде, в котором они были осуществлены». Добавим: осуществлены фактически, а не «перспективно» - как это предусмотрено соответствующим договором. Ведь договор определяет обязанности сторон, а не подтверждает их фактическое выполнение, как соответствующий акт.

Именно поэтому внесенный Законом текст указывает, что «первичный документ» - то есть акт – «содержит информацию о дате (периоде) предоставления услуг, выполнения работ или найма (аренды)»!

3. С другой стороны – НКУ прямо предусматривает необходимость определения даты фактической поставки/предоставления услуги (в частности, аренды или работы). То есть наряду с общими обязательными реквизитами первичного документа, определенными Законом о бухучете и Положением № 88* (в частности, дата составления, но об этом позже), акт должен содержать как минимум:

• конкретное наименование поставленной/полученной услуги/работы;
• фактически поставленный/полученный объем услуги/работы;
• дату (период) фактической поставки/получения этого объема услуги/работы.

Вывод. Акт (предоставления услуг, в частности аренды, выполнения работ) является обязательным первичным документом. А его составление – устоявшийся обычай делового оборота.

*Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 № 88.

Подтверждающая функция акта. Выводы

Повторяю: налоговая всегда и безоговорочно настаивает на обязательном статусе акта и его подтверждающей функции – в частности для налогового учета.

1. Например, ч. 1 ст. 853 ГКУ прямо обязывает заказчика принять работу, выполненную подрядчиком в соответствии с договором подряда. Об акте здесь ничего не сказано, но стоит ли фантазировать? Каким еще первичным документом подтвердить факт принятия работы заказчиком? Так что для этой ситуации применять «упрощенный» порядок подписания акта заказчиком вряд ли разумно. Тогда почему бы не разрешить не ставить подпись материально-ответственного лица покупателя товара на акте приемки-передачи, товарной накладной или ТТН?..
2. В отличие от этого, гл. 58 ГКУ «Найм (аренда)» подобных предписаний не содержит. Так что пока арендатор владеет/пользуется соответствующим имуществом и не вернул его арендодателю, никаких сомнений в том, что арендная услуга фактически предоставляется, быть не должно. Общим правилом является составление соответствующего акта на определенный календарный месяц, а вот «упрощенный» порядок его подписания арендатором (конечно, обусловленный в письменном договоре аренды) выглядит оправданным. По крайней мере, это не будет нарушением. Ну, пока налоговая об этом не высказалась иначе…
3. Это же касается гл. 63 ГКУ «Услуги. Общие положения». Тоже ни одного упоминания об обязанности составления акта. Акцент сделан на договоре. Поскольку услуга потребляется в процессе совершения определенного действия или осуществления определенной деятельности, то почему бы не актировать ее каждую секунду?.. Здесь тоже общим правилом является составление соответствующего акта на определенный календарный месяц, и «упрощенный» порядок его подписания получателем услуги/абонентом (конечно, обусловленный в письменном договоре аренды) тоже выглядит оправданным – по крайней мере «не нарушением»...

Однако принесет ли это кому-то большие деньги экономии, которые обещали авторы Закона?…

Дата составления/подписания акта vs дата (период) фактического предоставления?

Итак, мы согласились, что для рассмотренных типовых договоров (более экзотические не затронем) для целей бухгалтерского и налогового учета является обязательным:

• составлять соответствующий акт;

• указывать в акте информацию о дате (периоде) фактического:

• предоставления услуги,

• выполнения работы,

• найма (аренды).

Но что делать исполнителю/арендодателю/получателю услуги/арендатору в случае, если на конец соответствующего периода надлежащий акт вовремя не оформлен? Эта ситуация давно урегулирована в Положении №88 рекомендованным там механизмом составления так называемого «самоакта».

1. Для ситуации отсутствия на конец отчетного периода надлежащего вовремя оформленного, в частности, соответствующего акта сторон, правилами документооборота предприятия можно предусмотреть возможность вовремя отражать в бухучете соответствующую фактическую операцию «условно» - на основании внутреннего «самоакта» (п. 2.5 Положения № 88).
2. При последующем получении от контрагента надлежащим образом оформленного акта, он приобретает статус надлежащего – вместо «самоакта» - а показатели бухучета при необходимости корректируются (абз. 2 п. 3.4 Положения № 88).

Подробный анализ Закона читайте также здесь: "Акты без подписи заказчика: анализируем принятый Закон".