Оновлено правила діловодства та архівного зберігання документів

Наказом Мін’юсту від 16.03.2026 № 667/5 оновлено Правила організації діловодства та архівного зберігання документів. Зміни охоплюють, зокрема, питання архівування документів в умовах воєнного стану, порядок їх знищення та роботу з документами, пов’язаними з податковими перевірками.

Цим наказом внесено зміни до чинних Правил (затверджених наказом Мін’юсту від 18.06.2015 № 1000/5), а також скасовано окремий наказ від 07.09.2015 № 1656/5, який регулював зберігання документів із тимчасово окупованих територій та зони АТО.

Нагадаємо, що ці правила є обов’язковими для всіх суб’єктів — від органів державної влади до підприємств і організацій незалежно від форми власності.

Розглянемо ключові зміни.

Позначка «Копія»

У правилах чітко визначено місце проставлення відмітки «Копія» — вона має розміщуватися на лицьовому боці першого аркуша документа у правому верхньому куті. Це уточнення важливе для правильного оформлення копій наказів, довідок та фінансових документів.

Знищення документів

Оновлено підхід до вилучення документів для знищення. Відтепер акти формуються на підставі номенклатури справ за встановленими формами. Якщо до знищення включаються фінансові або бухгалтерські документи, пов’язані з податковими перевірками, необхідно додати довідку з підтвердженням, що:

• на момент прийняття рішення перевірка не проводиться;
• строки зберігання документів сплинули;
• документи не потрібні для відшкодування шкоди, завданої внаслідок війни;
• відсутні матеріали щодо трансфертного ціноутворення чи КІК;
• немає судових спорів або кримінальних проваджень.

Таку довідку підписують керівник, головний бухгалтер і юрист (за наявності).

Дані про зарплату

Перелік документів тривалого та постійного зберігання доповнено персоніфікованими відомостями про доходи працівників (заробітна плата, допомоги, компенсації), з яких сплачено страхові внески.

Фонд користування

Врегульовано питання формування фонду користування документами. Він може створюватися як у цифровому, так і в паперовому вигляді, включаючи фото-, відео- та інші носії, придатні для копіювання.

Робота з документами в особливий період

Вперше окремо врегульовано порядок роботи з документами під час воєнного стану та інших особливих періодів. Для цього введено новий розділ Правил.

Організація діловодства в таких умовах має визначатися внутрішнім документом установи — наказом або положенням, з урахуванням чинного законодавства.

Документи з окупованих територій

Уточнено порядок роботи з архівами підприємств, які діяли на окупованих територіях або в зоні бойових дій. Якщо такі юрособи припиняють діяльність без правонаступника, їх документи передаються до архівних установ за місцем припинення.

Підприємства, які були евакуйовані або релоковані, зобов’язані повідомити архівні установи про зміну місцезнаходження та забезпечити належне зберігання документів. При цьому, інформація про місце зберігання документів Національного архівного фонду не підлягає розголошенню.

Додаткові процедури

Також визначено порядок дій у разі:

• деокупації територій;
• пошкодження документів;
• втрати або викрадення архівів.

Окремо наголошено, що питання евакуації, зберігання та знищення документів у воєнний період регулюється наказом Мін’юсту від 17.10.2019 № 3194/5.

Наказ № 667/5 набирає чинності з дня, наступного за днем його офіційного опублікування. На день підготовки матеріалу документ офіційно не оприлюднено.