Справка-расчет по ЕСВ при выплате зарплаты: как согласовать с ГНС
При каждой выплате заработной платы работодатель обязан одновременно уплачивать ЕСВ. При этом банки контролируют не только наличие платежной инструкции, но и достаточность суммы ЕСВ.
Если в платежном документе сумма ЕСВ меньше чем 22 % от суммы средств, направляемых на выплату зарплаты, работодателю необходимо подать справку-расчет, согласованную с налоговым органом по месту учета плательщика ЕСВ.
Такое требование предусмотрено п. 3 Порядка принятия поставщиками платежных услуг к исполнению платежных инструкций на выплату заработной платы, утвержденного приказом Минфина от 16.09.2022 г. № 291.
Справка-расчет может понадобиться в случаях, если:
- на предприятии работают лица с инвалидностью;
- работникам начисляется зарплата, превышающая максимальную базу для начисления ЕСВ;
- у плательщика есть переплата по ЕСВ.
При этом проверка суммы ЕСВ банками распространяется не на всех работодателей. Без такого контроля банки принимают платежные инструкции от:
- бюджетных учреждений;
- Пенсионного фонда;
- предприятий УТОГ и УТОС;
- резидентов Дія Сіті;
- иностранных представительств;
- дипломатических и консульских учреждений.
Такие работодатели должны самостоятельно подтвердить свой статус при открытии счетов в банке или в случае его изменения.
Когда налоговая согласовывает справку-расчет
Контролирующие органы должны незамедлительно согласовать справку-расчет, поданную:
- в электронной форме;
- или в бумажном виде.
После согласования документ может быть использован для проведения выплаты зарплаты.
В каких случаях налоговая может отказать
Налоговики имеют право отказать в согласовании справки-расчета в трех случаях:
| Основание для отказа | Объяснение |
|---|---|
| Несоответствие формы | Документ составлен не по форме из приложения 1 к Порядку |
| Недостоверная информация | В справке содержатся ошибки или ложные данные |
| Подача не по месту учета | Документ подан не в тот контролирующий орган, где плательщик состоит на учете как плательщик ЕСВ |
Как подать справку-расчет в электронной форме
Подать документ можно через приватную часть Электронного кабинета плательщика.
Для этого используется раздел:
«Введення звітності»
Документ подается по следующим идентификаторам форм:
| Категория плательщика | Идентификатор формы |
|---|---|
| Юридические лица | J1330001 |
| Физические лица | F1330001 |
Как происходит проверка документа
После отправки справки-расчета система проводит автоматизированную проверку документа.
Первая квитанция
В первой квитанции указывается:
- результат автоматической проверки;
- факт принятия или непринятия документа;
- причины ошибок, если они есть.
Если проверка отрицательная, вторая квитанция не формируется.
Вторая квитанция
Вторая квитанция подтверждает:
- принятие (регистрацию) документа;
- или отказ в регистрации с указанием причин.
В ней также содержатся:
- дата и время принятия;
- регистрационный номер;
- данные плательщика;
- информация о подписанте.
Если вторая квитанция подтверждает принятие документа, датой регистрации считаются дата и время, указанные в первой квитанции.
Где просмотреть квитанции
Проверить статус справки-расчета можно в Электронном кабинете в разделах:
- «Вхідні/вихідні документи» → вкладка «Вхідні»;
- «Перегляд звітності»;
- «Введення звітності».
Именно дата регистрации документа является днем его получения контролирующим органом.
Как получить согласованную справку-расчет
После обработки документа:
- согласованная справка-расчет;
- или отказ в согласовании
отправляется плательщику через Электронный кабинет.
Как подается бумажная справка-расчет
Если документ подается в бумажной форме, он оформляется в трех экземплярах:
| Экземпляр | Кому передается |
|---|---|
| Первый | Банку или другому поставщику платежных услуг |
| Второй | Контролирующему органу |
| Третий | Остается у плательщика ЕСВ |
Электронный документооборот: что нужно учитывать
Справка-расчет в электронном виде подается с соблюдением требований законодательства о:
- электронных документах и документообороте;
- электронной идентификации;
- электронных доверительных услугах.
Документ подписывается квалифицированной электронной подписью (КЭП).
Выводы
В 2026 году подать справку-расчет на выплату заработной платы можно быстро через Электронный кабинет по формам J1330001 или F1330001.
Чтобы избежать отказа в согласовании, плательщику ЕСВ нужно:
- использовать правильную форму;
- проверять достоверность данных;
- подавать документ в свой контролирующий орган;
- контролировать получение первой и второй квитанций.
Электронный формат значительно упрощает процедуру согласования и позволяет оперативно получить подтверждение от налоговой службы.
- ЕСВ
- ,
- Заработная плата
- ,
