Социальные отпуска в Объединенной отчетности

Первые три вида отпусков указывают в Объединенной отчетности по общим правилам, аналогичным к тем, которые применяются, в частности, для ежегодных отпусков. Подробно этот вопрос рассмотрен в статье «Отпускные и компенсация отпуска в Объединенном отчете» // «Налоги & бухучет», 2025, № 94.

А вот отпуск в связи с беременностью и родами и отпуск для ухода за ребенком до 3 лет имеют свои особенности отражения в Объединенной отчетности, на которых и сосредоточимся дальше. Кстати, о правилах предоставления этих отпусков узнавайте из статей «Отпуск в связи с беременностью и родами: шпаргалка для работодателя» и «Отпуск для ухода за ребенком до 3 лет» // «Налоги & бухучет», 2026, № 44.

Отпуск в связи с беременностью и родами в Объединенном отчете

Приложение Д1. За период отпуска в связи с беременностью и родами работнице выплачивают пособие по беременности и родам за счет средств ПФУ.

Сумму пособия по беременности и родам отражают в Д1 в том месяце, в котором оно начислено в бухучете, не общей суммой, а с распределением по месяцам, на которые приходятся дни нетрудоспособности по беременности и родам, пропорционально таким дням

В строках с суммой пособия в графе 08 обычные работодатели указывают код категории застрахованного лица:

— «42» — если ЕСВ начисляется по ставке 22 %;

— «43» — если применяется ставка 8,41 %.

Месяц и год, за который проводится начисление, отражают в графе 10, а количество календарных дней соответствующего месяца, за которые начислено пособие, — в графе 15.

Одновременно заполняют графу 14, где указывают количество дней пребывания в трудовых отношениях. Благодаря этому в следующих месяцах не нужно формировать «нулевые» строки только для отражения таких дней. Исключение из этого правила — случай, когда период отпуска в связи с беременностью и родами засчитывается в спецстаж. Поскольку приложения Д1 и Д6 связаны контролями, то в течение периода такого отпуска, который формирует спецстаж, придется указывать строки без суммовых показателей, но со днями в трудовых отношениях.

Остальные графы по строкам с пособием по беременности и родам заполняют в общем порядке.

Приложение 4ДФ. В этом приложении сумму пособия по беременности и родам отражают отдельной строкой, указывая ее общей суммой без разбивки по месяцам с признаком дохода «128».

Обратите внимание: такая выплата не подлежит обложению ни НДФЛ, ни военным сбором в соответствии с п.п. 165.1.1 и п.п. 1.7 п. 16¹ подразд. 10 разд. ХХ НКУ.

Приложение Д5. Если в отчетном периоде работнице предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами или он закончился, такие события отражают в приложении Д5.

В этом случае заполняют, в частности, следующие графы:

— в графе 07 указывают категорию лица «5» — для лиц, которым предоставлен отпуск в связи с беременностью и родами;

— в графе 10 — дату начала или окончания отпуска, который приходится на отчетный период;

— в графе 16 — реквизиты документа, на основании которого предоставлен отпуск.

В то же время графы 13 — 15 в строке с информацией о начале или окончании отпуска в связи с беременностью и родами (далее — декретный отпуск) не заполняют.

Примеры заполнения Объединенного отчета: декретный отпуск

Информацию по работнице работодатель отразит в приложениях Д1, 4ДФ и Д5 так, как показано на рис. 1 — 3.

Обратите внимание: если отпуск в связи с беременностью и родами предоставлен на основании листка нетрудоспособности, в графе 16 приложения Д5 указывают реквизиты такого листка. Что касается приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска в связи с беременностью и родами, то законодательство не требует его обязательного оформления (см. письмо Минэкономики от 21.05.2025 № 4701-05/38100-09).

Рис. 1. Фрагмент Д1. Декретный отпуск

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ. Декретный отпуск

Рис. 3. Фрагмент Д5. Декретный отпуск

Отпуск для ухода за ребенком до 3 лет в Объединенном отчете

Приложение Д1. В общем случае отражения в Д1 работника в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет зависит от наличия у него базы начисления ЕСВ в отчетном месяце.

Если в течение месяца работнику не начислялись выплаты, которые входят в базу начисления ЕСВ, и за него не осуществлялась доплата до минимального страхового взноса, в Д1 его не отражаем.

Формировать в Д1 по работнику, который находится в уходном отпуске, строку без суммовых показателей только для того, чтобы показать количество дней пребывания в таком отпуске, не нужно

Информацию о периоде такого отпуска ПФУ получит из приложения Д5 Объединенного отчета (см. ниже).

Однако из этого общего правила есть исключение. Это работники, которые занимают должности, работа на которых засчитывается в спецстаж и этот стаж продолжает считаться во время уходного отпуска. Перечень таких отдельных категорий лиц приведен в приложении 3 к Порядку заполнения и подачи налоговыми агентами Налогового расчета.., утвержденному приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

На работников со спецстажем в Д1 формируем строку без суммовых показателей, но с количеством календарных дней в трудовых отношениях в графе 14 и с признаком наличия спецстажа «1 — так» в графе 23

Соответственно на таких работников формируем строки в приложении Д6 с кодом, который отвечает занимаемой должности.

В случае начисления любых доходов, которые входят в базу начисления ЕСВ, работника включают в Д1 в общем порядке. Например, такая ситуация возникает, если работник работает в уходном отпуске на условиях неполного рабочего времени или же в месяцах начала или окончания отпуска для ухода за ребенком до 3 лет, когда работник работает часть месяца и т. п.

Приложение 4ДФ. Работника в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет отражают в 4ДФ исключительно при наличии начисленного или выплаченного дохода. При отсутствии таких начислений/выплат он в отчете не фигурирует.

Что касается показателя «Працювало за трудовими договорами (контрактами)», то работников, которые находятся в уходном отпуске и по которым в отчетном периоде не было начислений/выплат, в этот показатель не включают.

Приложение Д5. С помощью этого приложения сообщают о начале или окончании уходного отпуска.

На работника, которому предоставлен / у которого закончился в отчетном периоде отпуск для ухода за ребенком до 3 лет, формируем в Д5 отдельную строку, указывая, в частности, в графе 07 категорию лица — «6». При этом кадровые показатели в графах 13 — 15 не заполняем.

Примеры заполнения Объединенного отчета: отпуск для ухода до 3 лет

В Д5 на работницу будут сформированы 2 строки так, как показано на рис. 4 ниже. Первая — с датой окончания отпуска в связи с беременностью и родами. Вторая — с датой начала отпуска для ухода за ребенком до 3 лет.

В то же время в Д1 и 4ДФ работница не попадет, поскольку доход ей не начислялся.

Рис. 4. Фрагмент Д5. Отпуск до 3 лет

В Д1 за июнь по работнице формируют строку с суммой заработной платы. В графе 14указывают общее количество календарных дней пребывания в трудовых отношениях в этом месяце (30 к. дн.), поскольку такие отношения не прерывались (см. рис. 5). Кроме того, сумму заработной платы за июнь следует отразить и в приложении 4ДФ (см. рис. 6).

В приложении Д5 работницу не показываем, поскольку в отчетном периоде не состоялось ни начало (прекращение) трудовых отношений, ни начало или окончание отпуска для ухода за ребенком до 3 лет.

Рис. 5. Фрагмент Д1. Работа в отпуске до 3 лет

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ. Работа в отпуске до 3 лет

В приложении Д5 за июнь 2026 года по работнице формируют отдельную строку. В ней, в частности, указывают (см. рис. 7):

— в графе 07 — категорию лица «6» (лица, которым предоставлен отпуск для ухода за ребенком до 3 лет);

— в графе 10 — дату окончания отпуска (последний день отпуска) в формате «14062026»;

— в графе 16 — реквизиты приказа (распоряжения) о досрочном прекращении отпуска (приказ от 08.06.2026 № 100/к).

В то же время строку с датой начала работы после завершения отпуска в Д5 не формируем, поскольку трудовые отношения не прерывались. Графы 13 — 15 не заполняем.

Приложения Д1 и 4ДФ за июнь заполняют в порядке, приведенном на рис. 5 и 6.

Рис. 7. Фрагмент Д5. Досрочное прекращение отпуска до 3 лет

Выводы

• Пособие по беременности и родам отражают в приложении Д1 за тот отчетный месяц, в котором оно начислено, не общей суммой, а с распределением по месяцам, за которые оно начислено.
• В приложении 4ДФ пособие по беременности и родам указывают общей суммой в отдельной строке с признаком дохода «128».
• В приложении Д5 начало или окончание отпуска в связи с беременностью и родами указывают отдельной строкой с кодом категории лица «5» в графе 07.
• Если в отчетном месяце работникам в отпуске для ухода за ребенком до 3 лет не начислялись выплаты, которые входят в базу ЕСВ, их не указывают в Д1. Исключение — работники со спецстажем.
• В 4ДФ строки по работникам в отпусках для ухода за ребенком до 3 лет формируют только при наличии дохода; при его отсутствии их не включают и в показатель «Працювало за трудовими договорами (контрактами)».
• В приложении Д5 указывают начало или окончание отпуска для ухода за ребенком до 3 лет с кодом категории застрахованного лица «6» в графе 07.

Другие материалы из «Налоги & бухучет», 2026, № 44:

• Отпуск в связи с беременностью и родами: шпаргалка для работодателя
• Отпуск при рождении ребенка
• Отпуск для ухода за ребенком до 3 лет
• Как предоставить отпуск на детей в 2026 году
• Детский отпуск одному из родителей
• Отпуск на детей для одиноких родителей
• Отпуск на детей: если весь год в другом отпуске или приостановлен договор
• Отпуск на детей за первый и последний годы работы
• Отпуск родителям с детьми: если появилось новое основание
• Отпуск на детей, если отец ребенка пропал без вести
• Предоставление отпуска на детей: обязанность и ответственность
• Социальные отпуска в Объединенной отчетности
• Что будет в июне 2026 года

Подписаться на "Налоги & бухучет"