Чи можна утилізувати документи старші за 5 років: позиція ДПС
До ДПС звернулося товариство з запитанням: чи може воно, посилаючись на закінчення строків зберігання за п. 44.3 ПКУ та Переліком № 578/5, знищити документи за період з 01.01.2014 по 31.03.2019, які так і не були охоплені податковою перевіркою (строк давності минув)?
Податківці в індивідуальній консультації фактично дають узагальнену позицію: автоматичного права «взяти й знищити все старше певної дати» немає. Рішення має прийматися з урахуванням як вимог ПКУ, так і архівного законодавства.
Що нагадує ДПС про строки зберігання за ПКУ
- П. 44.1 ПКУ зобов’язує платників вести облік на підставі первинних документів, регістрів, фінзвітності тощо. Формувати показники звітності без підтверджуючих документів заборонено.
-
П. 44.3 ПКУ встановлює мінімальні строки зберігання:
- 2555 днів – для документів з трансфертного ціноутворення (ст. 39, 39^2, п. 141.4 ПКУ);
- 1825 днів – для первинних документів, регістрів бухобліку, фінзвітності юросіб, які є платниками податку на прибуток / юросіб-єдинників (якщо не діє довший строк);
- 1095 днів – для інших документів, а також документів за іншим законодавством, контроль за яким покладено на ДПС.
- Відлік цих строків іде:
- від дня подання відповідної звітності,
- а при її неподанні – від граничного строку подання,
- для «некодексних» документів – від дати операції або закінчення дії дозволу.
- Строки зберігання продовжуються на період зупинення строку давності у випадках, перелічених у п. 102.3 ПКУ (неможливість перевірки, недопуск, оскарження тощо).
- П. 44.4 ПКУ окремо встановлює: якщо документи пов’язані з предметом перевірки, адмін- або судового оскарження, їх слід зберігати до завершення перевірки/спору, але не менше базових строків.
Перелік № 578/5: мінімальні строки та експертиза цінності
ДПС наголошує, що основним актом для строків зберігання документів (у т.ч. недержавних юросіб) є Перелік № 578/5 Мін’юсту. Ключові моменти:
- Строки зберігання з Переліку – мінімальні і не можуть скорочуватися (п. 1.7). За потреби організація може їх подовжити.
- Відлік строку йде з 1 січня року, наступного за роком завершення діловодством (п. 2.10).
- Заборонено знищувати документи без попередньої експертизи їх цінності (п. 2.13).
- Для бухдокументів Перелік містить розрізнені строки. Наприклад, за ст. 336: первинні документи, що фіксують госпоперації і стали підставою для записів, зберігаються 5 років, з урахуванням приміток до інших статей (можуть «подовжуватися» у певних випадках).
Окремо ДПС посилається на Правила діловодства та архівного зберігання документів (наказ Мін’юсту № 1000/5):
- документи з моменту створення і до передачі в архів зберігаються в службі діловодства / структурних підрозділах;
- вилучення для знищення без експертизи цінності заборонене.
Висновок ДПС: рішення приймає експертна комісія, а не «календар»
Податківці не дають прямої «дозвільної» відповіді типу «так, можете знищити все за 2014–2019 роки». Натомість узагальнений висновок такий:
- питання строків зберігання документів бухобліку та звітності має вирішуватися експертною комісією підприємства;
- аналіз проводиться окремо для кожного виду документів;
- потрібно одночасно враховувати: мінімальні строки з Переліку № 578/5 (і можливість їх подовження); вимоги п. 44.3 і 44.4 ПКУ (строки зберігання + подовження через зупинення строків давності, перевірки, спори).
Тобто навіть якщо формально строки минули і перевірка не проводилась, підприємство має:
- перевірити, чи не було підстав для зупинення строку давності;
- провести експертизу цінності документів відповідно до архівних правил;
- уже на підставі рішення експертної комісії приймати рішення щодо знищення конкретних категорій документів.
Фактично ДПС підтверджує:
- ПКУ не дає «права на знищення», а лише встановлює мінімальний період обов’язкового зберігання;
- остаточне рішення – питання архівної політики підприємства і роботи його експертної комісії, але з урахуванням податкових норм.
