Щодо строків зберігання документів, які не були перевірені контролюючим органом (лист ДПС від 06.07.2026 року № 3878/ІПК/99-00-21-02)

ДЕРЖАВНА ПОДАТКОВА СЛУЖБА УКРАЇНИ

ІНДИВІДУАЛЬНА ПОДАТКОВА КОНСУЛЬТАЦІЯ

від 06.07.2026 року № 3878/ІПК/99-00-21-02

Державна податкова служба України розглянула звернення щодо строків зберігання документів, які не були перевірені контролюючим органом, та керуючись ст. 52 Податкового кодексу України (далі – Кодекс), в межах компетенції повідомляє.

Товариство просить надати індивідуальну податкову консультацію з наступного питання: чи має право Товариство з зв’язку із закінченням строків зберігання документів, встановлених п. 44.3 ст. 44 Кодексу та Переліком типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17.04.2012 за № 571/20884 (далі – Перелік № 578/5), знищити в установленому порядку документи за період з 01.01.2014 по 31.03.2019, що не були перевірені контролюючим органом у зв’язку із спливом терміну позовної давності?

Згідно з п. 44.1 ст. 44 Кодексу для цілей оподаткування платники податків зобов'язані вести облік доходів, витрат та інших показників, пов'язаних з визначенням об'єктів оподаткування та/або податкових зобов'язань, на підставі первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством.

Платникам податків забороняється формування показників податкової звітності, митних декларацій на підставі даних, не підтверджених документами, що визначені абзацом першим п. 44.1 ст. 44 Кодексу.

Відповідно до п. 44.3 ст. 44 Кодексу платники податків зобов'язані забезпечити зберігання зазначених документів та інформації протягом визначених законодавством строків, але не менше:

2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 і 39 ², п. 141.4 ст. 141 Кодексу;

1825 днів - для первинних документів, регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності, інших документів, пов'язаних з обчисленням і сплатою податків і зборів, ведення яких передбачено законодавством, що складаються особами, визначеними п. 133.1 ст. 133, п.п. 133.2.2 п. 133.2 та п. 133.4 ст. 133 Кодексу, а також юридичними особами, які обрали спрощену систему оподаткування, за винятком документів, до яких застосовується більш тривалий строк зберігання згідно з п.п. 44.3.1 цього пункту;

1095 днів - для інших документів, на які не поширюються вимоги підпунктів 44.3.1 та 44.3.2 цього пункту;

1095 днів - для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, включаючи дозвільні документи.

Строки зберігання документів та інформації, визначені цим пунктом, розраховуються з дня подання податкової звітності чи іншої звітності, передбаченої цим Кодексом, для складення якої використовуються зазначені документи та/або інформація, а в разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного строку подання такої звітності, а для документів, пов'язаних з виконанням вимог іншого законодавства, контроль за дотриманням якого покладено на контролюючі органи, - з дня здійснення відповідної господарської операції (для відповідних дозвільних документів - з дня завершення строку їх дії).

У разі ліквідації платника податків документи, визначені п. 44.1 цієї статті, за період діяльності платника податків не менш як 1825 днів (2555 днів - для документів та інформації, необхідних для здійснення податкового контролю відповідно до статей 39 та 39 ² Кодексу), що передували даті ліквідації платника податків, у встановленому законодавством порядку передаються до архіву.

Передбачені цим пунктом строки зберігання документів та інформації продовжуються на період зупинення відліку строку давності у випадках, передбачених п. 102.3 ст. 102 Кодексу.

Відповідно до п. 102.3 ст. 102 Кодексу відлік строку давності зупиняється на будь-який період, протягом якого:

 платник податків перебуває поза межами України, якщо таке перебування є безперервним та дорівнює чи є більшим за 183 дні;

 контролюючому органу згідно із законом та/або рішенням суду заборонено проводити перевірку (перевірки) платника податків;

 контролюючим органом зупинено, продовжено, перенесено строки проведення перевірки у порядку, передбаченому статтями 44, 82 та 85 цього Кодексу або Митним кодексом України;

 контролюючий орган не може провести перевірку та самостійно визначити суму грошових зобов’язань платника податків у зв’язку із:

 складанням акта про неможливість проведення перевірки (крім випадку визнання незаконними дій із складання такого акта);

 недопущенням платником податків посадових осіб контролюючого органу до перевірки при дотриманні умов контролюючим органом:

 визначеним п.п. 41.1.1 п. 41.1 ст. 41 Кодексу, передбачених ст. 81 Кодексу;

 визначеним п.п. 41.1.2 п. 41.1 ст. 41 Кодексу, передбачених ст. 349 Митного кодексу України;

 оскарженням платником податків у судовому порядку рішення контролюючого органу про проведення перевірки (крім випадків визнання протиправним та/або скасування такого рішення);

 здійснюється адміністративне або судове оскарження платником податків рішення контролюючого органу про нарахування грошового зобов’язання.

Відповідно до п. 44.4 ст. 44 Кодексу якщо документи, визначені у п. 44.1 цієї статті, пов'язані з предметом перевірки, проведенням процедури адміністративного оскарження прийнятого за її результатами податкового повідомлення-рішення або судового розгляду, такі документи повинні зберігатися до закінчення перевірки та передбаченого законом строку оскарження прийнятих за її результатами рішень та/або вирішення справи судом, але не менше строків, передбачених п. 44.3 цієї статті.

У разі отримання платником податків згідно з п. 86.14 ст. 86 Кодексу від контролюючого органу інформації про виявлені обставини (факти), що можуть свідчити про здійснення операцій з метою надання неправомірної вигоди службовій особі іноземної держави, документи, визначені п. 44.1 цієї статті, якщо вони підтверджують зазначені обставини (факти) та/або є підставою для відображення в обліку операцій, пов’язаних із зазначеними обставинами (фактами), зберігають протягом строків, передбачених п. 44.3 цієї статті, збільшених на 1095 днів.

Основним нормативно-правовим актом, який застосовується для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне чи тривале зберігання або для знищення типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших юридичних осіб, із зазначенням строків зберігання документів, є Перелік № 578/5.

При цьому, Перелік № 578/5 призначений для використання всіма державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, організаціями та підприємствами незалежно від форми власності.

Відповідно до п. 1.7 Переліку № 578/5 строки зберігання документів, визначені в цьому Переліку, є мінімальними, їх не можна скорочувати. Продовження в організаціях строків зберігання документів, передбачених цим Переліком, допускається у випадках, якщо ця потреба спричинена специфічними особливостями роботи конкретної організації.

Пунктом 2.10 Переліку № 578/5 визначено, що відлік строків зберігання документів починається з 1 січня року, наступного за роком завершення їх діловодством.

Крім того, п. 2.13 Переліку № 578/5 встановлено, що знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності – забороняється.

Пунктом  4.2 «Бухгалтерський облік та звітність» Переліку № 578/5 встановлено різні терміни зберігання документів в розрізі типових документів, які створюються на підприємстві із зазначенням строків їх зберігання та додаткових приміток до статей, що коментують та уточнюють строки зберігання документів.

При цьому, згідно із ст.  336 зазначеного пункту первинні документи і додатки до них, що фіксують факт виконання господарських операцій і стали підставою для записів у регістрах бухгалтерського обліку та податкових документах (касові, банківські документи, ордери, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки банків, корінці квитанцій, банківських чекових книжок, наряди на роботу, акти про приймання, здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з обліку товарно-матеріальних цінностей, рахунки-фактури, авансові звіти тощо) зберігаються 5 років з урахуванням примітки до ст. 186 Переліку № 578/5.

Разом з тим, Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18.06.2015 № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22.06.2015 за № 736/27181, передбачено, що документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства або інших структурних підрозділах. Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.

Таким чином, питання щодо строків зберігання документів бухгалтерського обліку та звітності має вирішуватись експертною комісією окремо для кожного виду документа, виходячи з приписів Переліку № 578/5 та з урахуванням вимог пунктів 44.3 та 44.4 ст. 44 Кодексу.

Індивідуальна податкова консультація має індивідуальний характер і може використовуватися виключно платником податків, якому надано таку консультацію (п. 52.2 ст. 52 Кодексу).