Отключить рекламу

Подпишитесь!


22.05.12
2904 17 Печатать

Новые стандарты документооборота: уничтожать не следует хранить

   Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2012 № 578/5 затверджено Перелік типових документів, що створюються під час діяльності органів влади та місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів (далі - Перелік). Цей Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для визначення строків зберігання документів, їх відборі на зберігання або для знищення. Наказ набирає чинності з 1 січня 2013 року. Відповідно має втратити чинність наказ Головного архівного управління при КМУ "Про затвердження Переліку типових документів", що регулює ці питання дотепер.
   
   ЩО І СКІЛЬКИ ЗБЕРІГАЄМО

   
   Строки зберігання документів є мінімальними, їх не можна скорочувати. Строки зберігання документації на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперовихносіях. При визначенні конкретних строків зберігання слід знайти відповідну статтю в Переліку і провести поаркушний перегляд справ. Відбір справ на архівне зберігання або для знищення лише за заголовками в номенклатурі справ, описах або на обкладинках справ не допускається. Контроль за правильністю застосування цього Переліку здійснюють Укрдержархів та уповноважені ним державні архівні установи та архівні відділи міських рад.
   
   Строки зберігання для конкретних видів документів, визначені у відповідних таблицях, слід звернути увагу на пояснення та відмітки, що супроводжують встановлені строки. Так, відмітка "Доки не мине потреба" означає, що строк зберігання визначається самими підприємствами, організаціями, але не може бути меншим одного року. Примітки, що застосовуються у цьому Переліку (графа 5), коментують і уточнюють строки зберігання документів. У примітках зазначено ознаки відокремлення певних видів документації або конкретних документів, строки зберігання яких відрізняються від указаних у графах 3, 4 цього Переліку.
   
   Для більшості бухгалтерських документів і договорів характерною є відмітка, що уточнює встановлений строк зберігання - "За умови завершення перевірки державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства, а для органів виконавчої влади, державних фондів, бюджетних організацій, суб’єктів господарювання державного сектора економіки, підприємств і організацій, які отримували кошти з бюджетів усіх рівнів та державних фондів або використовували державне чи комунальне майно, - ревізії, проведеної органами державної контрольно-ревізійної служби за сукупними показниками фінансово-господарської діяльності. У разі виникнення спорів (суперечок), порушення кримінальних справ, відкриття судами провадження у справах - зберігаються до ухвалення остаточного рішення".
   
   Поширеними є також відмітки "Після закінчення строку дії договору", "Після затвердження", "Після заміни новими", "Після зняття виробів з виробництва", "Після введення об’єкта в експлуатацію".
   
   Обчислення строків зберігання документів проводиться з 1 січня року, який іде за роком завершення їх діловодством. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених діловодством у 2011 році, починається з 1 січня 2012 року. Строки зберігання договорів залежать від їх виду та категорії. Передбачені договори-зобов’язання, договори-контракти, господарські договори тощо. Як на мене, то подібна класифікація є надмірною і значно ускладнює практичне користування Переліком. Так, якщо йдеться про звичайні підприємства, то договори поруки, застави, переводу боргу мають зберігатись до закінчення строку їх дії або погашення кредиту. Але за умови завершення відповідних перевірок державними податковими органами з питань дотримання податкового законодавства. Якщо ж документи підприємства становлять цінність для Національного архівного фонду, то термін зберігання складає 5 років. Для листування з правових питань цей термін складає 3 роки.
   
   Наскільки вказані нормативи обов’язкові, наприклад, для банків - не зрозуміло. Навряд чи банки можна віднести до установ і організацій, зазначених у назві Переліку.
   
   ПОДАТКОВІ - ОКРЕМО
   
   Істотною вадою Переліку слід вважати відсутність посилань на норми Податкового кодексу України (далі - ПКУ), а відповідно й відсутність специфіки для податкових документів. Варто нагадати, що ПКУ містить норми, що встановлюють власні конкретні терміни зберігання. Так, відповідно до п.44.3. платники податків зобов"язані забезпечити зберігання документів не менш як 1095 днів з дня подання податкової звітності, для складення якої використовуються зазначені документи, а у разі її неподання - з передбаченого цим Кодексом граничного терміну подання такої звітності. Зрозуміло, що до таких документів можуть належати і вищезгадані договори. Наявна відповідна колізія між ПКУ і Переліком.
   
   ЧИ МОЖНА СПАЛЮВАТИ ДОКУМЕНТИ І ЯК ЦЕ РОБИТИ?
   
   Підприємства, установи, незалежно від форм власності, зобов"язані не пізніше одного року з початку діяльності звернутися до одного з державних архівів, у зоні комплектування якого вони перебувають, для проведення експертизи цінності документів з метою їх можливого віднесення до Національного архівного фонду.
   
   Стосовно можливого знищення документів, за якими пройшов термін зберігання, то у новому Переліку лише зазначено, що забороняється знищувати документи без попереднього проведення експертизи їхньої цінності. Така експертиза здійснюється згідно з Порядком утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів, затвердженим постановою КМУ від 08.08.2007 №1004. Для звичайних підприємств, фірм приватної власності також передбачено створення відповідної експертної комісії на чолі з керівником цих структур, з урахуванням рекомендацій Укрдержархіву. Завданням експертної комісії юридичної особи є організація та проведення експертизи цінності документів, що утворилися в діловодстві цієї юридичної особи. Експертна комісія приймає рішення про схвалення та подання до експертно-перевірної комісії (експертної комісії архівного відділу райдержадміністрації, міської ради) проектів таких документів: описи справ постійного зберігання, внесені до Національного архівного фонду, описи справ з особового складу, номенклатури справ, інструкції з діловодства, положення про служби діловодства, архівні підрозділи та експертні комісії, анотовані переліки унікальних документів зазначеного Фонду, акти про вилучення для знищення документів, не внесені до Фонду.
   
   Більш детально процедуру відбору документів для знищення розписано у наказі Державного комітету архівів України від 16.03.2001 № 16, яким затверджені Правила роботи архівних підрозділів органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій (далі - Правила). Ці Правила є нормативно-правовим актом, обов"язковим для виконання всіма установами незалежно від форм власності.
   
   Відповідно до п.4.5.6. Правил відбір документів, строки зберігання яких закінчилися, та складання акта про вилучення цих документів для знищення здійснюються після зведення описів справ установи за відповідний період. Схвалені експертною комісією підприємства описи справ, акти про вилучення для знищення документів разом подаються на розгляд відповідного державного архіву.
   
   Схвалені описи справ постійного зберігання, а також погоджені нею описи справ з особового складу та акти про вилучення для знищення документів затверджуються керівником установи, після чого установа-фондоутворювач має право знищувати документи. Справи включаються в акт про вилучення їх для знищення, якщо передбачений для них строк зберігання закінчився до 1 січня року, у якому складений акт. Наприклад, справи з трирічним строком зберігання, закінчені у 2000 році, можуть включатися в акт, що буде складений не раніше 1 січня 2004 року. Акт про вилучення документів для знищення складається в двох примірниках на всі справи установи в цілому.
   
   Знищення документів проводиться після затвердження акта керівником установи. Справи, відібрані до знищення, після погодження та затвердження актів передаються організаціям із заготівлі вторинної сировини за накладними, у яких зазначається вага паперової макулатури, що передана для переробки. Дата здачі документів, їх вага та номер накладної вказуються в актах про вилучення документів для знищення. Ці акти вміщуються в справу архівного фонду установи та зберігаються в архіві установи. Якщо обсяг справ, що виділені до знищення, незначний, вони можуть бути спалені, про що в акті робиться позначка. Порядок знищення документів і справ з грифом "Для службового користування" визначається спеціальною Інструкцією, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27 листопада 1998 р. № 1893.
   
   БЕЗВІСТИ ЗНИКЛІ ПАПІРЦІ…
   
   Значний інтерес становить п. 4.5.4. Правил, що передбачає певний правовий алгоритм дій на випадок зникнення, нестачі документів підприємства. У разі встановлення в процесі експертизи цінності фактів нестачі документів і справ, що рахуються за номенклатурою, відповідними структурними підрозділами, підприємством здійснюється їх розшук. У разі негативного результату розшуку керівник установи за поданням ЕК та архіву затверджує акт про нестачу архівних справ (документів), створює комісію зі службового розслідування, призначає службове розслідування і видає наказ про притягнення до відповідальності осіб, винних у втраті документів або справ. Довідка про причини відсутності документів або справ, підписана керівником відповідного структурного підрозділу, передається до архіву установи.
   
   Окремий порядок передбачений для податкових документів, що втрачені або відсутні з інших причин. На підставі п.44.5, п.139.1.9. ПКУ у разі втрати, знищення або зіпсуття зазначених документів платник податку має право письмово заявити про це органу державної податкової служби та здійснити заходи, необхідні для поновлення таких документів. Платник податків зобов"язаний відновити втрачені, знищені або зіпсовані документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження такої заяви до органу державної податкової служби, митного органу. Якщо платник податку поновить зазначені документи в наступних податкових періодах, підтверджені витрати включаються до витрат за податковий період, на який припадає таке поновлення; Насамкінець слід додати, що Перелік може використовуватися також фізичними особами - підприємцями.
   
   Сергій ТЕНЬКОВ
   Юридичний вісник України №20, 19-25 травня 2012

Теги
Отключить рекламу
Комментарии
  • Лепесток
23.05.12 00:03

Ересь полная. Ну зачем частному предприятию все эти заморочки? Понимаю, что личные дела и ведомости по начислению з.п. нужно хранить, т.к. эти сведения могут помочь при возникновении спорных вопросов при назначении пенсии. Все остальные документы - мусор. Интересно, кто-то действительно привлекает архив для сохранения документов?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Надежда Крым
23.05.12 00:10

В архиве нам ставят отметку, что срок хранения действительно вышел. Затем сдаём на переработку, как макулатуру, выдают нам документы, что в соответствии с описью всё утилизировано. Но архив ставит отметки только в том случае, если была проверка ГНС.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ратьяна
23.05.12 01:31

а сколько стоит заказать экспертизу этих документов вы узнавали? нам казали что это будет в районе 3000 грн - очень "дешёвое " уводольствие для частного предприятия... кстати недавно в бух. журналах были статьи что не бюджетные орг-ции свыше 3 лет вообще документы хранить не обязаны - в Налоговом кодексе прямо прописано срок хранени я налоговых документов 1095 дней.....

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • таня
23.05.12 01:39

Да вопрос спорный, я изучала как то это дело: получается что хранить надо 1095 дней, но тем не менее уничтожить можно после проверки ГНИ, т.е я должна сама предложить ГНИ провести у меня проверку если ее не было, но ни один инспектор не захочет сидеть за вашими документами так как штрафных санкций и т.д по истечении 1095 дней они предьявить не имеют права за сроком давности

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Пук
23.05.12 02:07

Для Лепесток. Мы являемся частным предприятием, и мы привлекаем архив для: 1-е - сшивки документов, 2-е - для их уничтожения. После уничтожения документов архив нам выдает акт о списании (т.е. уничтожении) документов. Это очень удобно, т.к. недавно был такой случай: в этом году налоговая милиция прислала запрос о предоставлении документов по одному контрагенту, с которым мы работали в 2008 году, а мы им написали, что не можем предоставить, т.к. документы уничтожены и предоставили акт о списании. Вопрос был закрыт. Конечно, предприятие может само этим всем заниматься, но лучше, когда это сделают профессионалы. В нашей стране лучше, когда слова подкрепляются всякого рода бумагами.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лепесток
23.05.12 03:54

Я то-же так понимаю, что можно уничтожать документы только после проверки ГНИ. А в архив кто-то сдавал документы , которые должны храниться 50 лет ( ведомости по з.п. и т.п. ) ? Их нужно сдавать в архив с какой периодичностью? Когда фирма закрывается или как ? Всем - спасибо за ответы!!!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Пук
23.05.12 04:14

Для Лепесток. Ведомости по з/плате хранятся 75 лет. Нам в архиве сказали, что можно их сдать на хранение в архив, но за отдельную плату. А вообще архив принимает эти документы после закрытия предприятия.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Елена
23.05.12 09:43

А я уничтожила документы - первичку (исключая зарплату) после аудита, а теперь наших контрагентов проверяют и ГНИ захотела увидеть и проверить еще раз то, что уже проверяла и на что был соcтаdлен акт проверки. Интересно?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • мурка
24.05.12 00:22

Вообщем. хранить эту хрень по ящикам теперь по жизни, т.к. у нас лично супер-малое предприятие, не проверялось уже 12 лет, денег ни на экспертов, ни на архив, естественно тоже нет!Бред!Кому эти "блохи" нужны?Ввели хотя бы требование соблюдение этих правил от фирм с серьезным доходом.З/п-понятно. а все остальное-3 года (была проверка или не была. ведь ГНИ сама же не хочет время на нас тратить)-актик написали, печать поставили и весь мусор этот сожгли!А встречки...не наша проблема -пусть ГНИ вовремя проверяет!

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Анна
24.05.12 01:18

Еа руках имеется документ о закрытии, все проверено, все везде сдано (в архив тоже), я собиралать просто оставщиеся документы ликвидировать, а теперь что делать?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • VLASTENA
24.05.12 01:34

Если есть справка из архива и регистратор дал документ о закрытии-то смело несите на мусорник

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • ДИА
24.05.12 03:36

Наше предприятие хранит документы в архиве. Проверка уже прошла, но уничтожать срок ещё не пришел (2009-2010 год) вот и заключили договор на год, заплатили и они хранят у себя, пока не настанет срок уничтожения. А такие документы, как по основным средствам (приобретение, перемещение и инвентаризация), отчеты они вообще не берут : должны хранится на предприятии, пока оно существует, и только при ликвидации уничтожаются. И опять таки при ликвидации принимает архив документы по зарплате и дает справку, которая обязательна для регистратора.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Жаворонок
24.05.12 04:35

Интересно, а какие штрафы предусмотрены за списание документов без архива и проверки?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Ирина
24.05.12 05:32

Я тоже периодически составляю акты уничтожения документов если проврка прошла. Вот последний был по 2008 включительно. Ничего сложного в этом нет. Сами документы в архив нести не надо. Сама составила атк с пречнем документов и основанием. В архиве проверили подкорректировали. Поставили штампик и все. Кол-во папок (дел) я ставила примерно, поскольку проконтролировать это никто не может. А расчитываемся обычно канцтовароми или хоз товарами ))) без проблем.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Лепесток
24.05.12 07:41

Ирина, а Вы в каком городе работаете? Может, примерную форму акта нам выложите? Если Вы из Киева, то напишите, пожалуйста, адрес архива, с кот. Вы сотрудничаете. Спасибо.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • ирина
24.05.12 08:48

А я вообще этой ерундой никогда не заморачивалась. Храню только зарплатные и правоустанавливающие. По фирмам где не было проверок оставляю для налоговой доки за 3 последних года, а там где прошла документалка - оставляю акт, а всё лишнее нафик сжигаю. Несколько раз пытались всякие там УБЭПы, УБОПы что-то проверять, я сказала, что потеряла, если найду, обязательно сообщу. И никто ещё никаких санкций не применял. Правоохранители вообще не имеют полномочий штрафовать за утерю, а налоговикам лень, тем более если период уже проверялся. Для встречек существуют Расшифровки по контрагентам. Так, что не усложняйте сами себе жизнь.

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Мила
15.06.12 02:28

Девочки, подскажите, пожалуйста, надо ли инструкцию по деловодству поддверждать в гос.архиве? Они ее подписывают?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
Комментирование новости отключено
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться