Допомога по вагітності та пологах: що потрібне знати роботодавцю

Коли брати в роботу е-лікарняний по вагітності та пологах

Вагітність не є захворюванням, проте підтверджується медичним висновком і оформлюється лікарняним. Після появи е-лікарняного у кабінеті страхувальника на порталі ПФУ виникає питання: коли починати з ним працювати?

Строки визначені Порядком № 1234. На відміну від звичайного лікарняного, який вважається виданим через 7 днів після закриття, для декретного діють інші правила.

Ознакою готовності є статус «Готовий до сплати». Саме з цього моменту роботодавець має брати лікарняний у роботу.

Ці ж правила діють і для лікарняного-продовження (наприклад, на додаткові 14 днів у разі ускладнень або багатоплідних пологів). Такий документ також набуває статусу «Готовий до сплати» через 7 днів після дати видачі.

На відміну від електронного, паперовий лікарняний обробляється з дня його подання працівницею.

Строки розгляду е-лікарняного

Роботодавець має ухвалити рішення про призначення або відмову у виплаті. Це оформлюється наказом, розпорядженням або протоколом.

Допомогу по вагітності та пологах потрібно призначити не пізніше 3 робочих днів з моменту, коли лікарняний набув статусу «Готовий до сплати».

Таким чином, відлік починається саме з цієї дати.

Як розрахувати допомогу по вагітності та пологах

Розрахунок здійснюється відповідно до Порядку № 1266. Допомога виплачується за всі календарні дні декретної відпустки за рахунок ПФУ.

Формула розрахунку:

Механізм обчислення суми допомоги по вагітності та пологах закріплений Порядком № 1266*.

* Порядок обчислення середньої заробітної плати (доходу, грошового забезпечення) для розрахунку виплат за загальнообов’язковим державним соціальним страхуванням, затверджений постановою КМУ від 26.09.2001 № 1266.

Допомога по вагітності та пологах надається за всі дні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (так званої декретної відпустки), починаючи з її першого дня за рахунок ПФУ. І обчислюється в календарних днях.

Суму допомоги по вагітності та пологах (Д) знаходимо, перемножуючи середньоденний заробіток (ЗПсер) на кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (КДв):

Д = ЗПсер х КДв.

У свою чергу, середньоденний заробіток обчислюємо шляхом ділення нарахованої зарплати розрахункового періоду (ЗПрп), з якої справлявся ЄСВ, на кількість календарних днів у цьому періоді без урахування днів, не відпрацьованих з поважних причин (КДрп):

ЗПсер = ЗПрп : КДрп.

Допомога по вагітності та пологах надається у розмірі, який компенсує 100 % середньої заробітної плати.

Розрахунковий період: як визначити

• Більше 12 місяців стажу — беруться останні 12 календарних місяців перед декретом;
• Менше 12 місяців — фактично відпрацьовані місяці;
• Менше місяця — фактичні календарні дні роботи.

Які дні виключаються з розрахунку

Із розрахункового періоду виключаються дні, не відпрацьовані з поважних причин, зокрема:

• тимчасова непрацездатність;
• попередня декретна відпустка;
• відпустка для догляду за дитиною;
• відпустка без збереження зарплати;
• призупинення трудового договору;
• періоди військової служби без збереження зарплати.

Які виплати враховуються

У розрахунок включаються виплати, які:

• належать до фонду оплати праці;
• обкладаються ЄСВ;
• відображені у звітності (Д1).

Відпускні враховуються за місяцями, за які вони нараховані.

Якщо немає заробітку

Якщо у розрахунковому періоді немає доходу з поважних причин, середню зарплату визначають виходячи з окладу:

Середньоденний заробіток = оклад / 30,44.

Розрахунковий період

Нюанси визначення розрахункового періоду для обчислення непрацездатної середньоденної зарплати прописані у пп. 25 — 27 Порядку № 1266. Розрахунковий період залежить від часу перебування працівниці у трудових відносинах з останнім роботодавцем. Наведемо їх у табл. 1.

Таблиця 1. Визначаємо розрахунковий період для непрацездатної середньої

Дні, які виключаємо з розрахункового періоду

У розрахунковий період включають зокрема вихідні, святкові і неробочі дні. Проте від загальної кількості днів у розрахунковому періоді маємо відняти календарні дні, не відпрацьовані з поважних причин.

Вони прямо перелічені у п. 3 Порядку № 1266. Це:

• тимчасова непрацездатність;
• відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами;
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку;
• відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею шестирічного віку за медичним висновком;
• відпустка без збереження заробітної плати;
• призупинення дії трудового договору у зв’язку з військовою агресією рф проти України;
• період, протягом якого працівник проходив військову службу під час дії особливого періоду і за ним не зберігався роботодавцем середній заробіток. До речі, такий період виключається з розрахунку, навіть якщо за працівником добровільно зберігався середній заробіток або інші виплати (див. лист ПФУ від 15.01.2024 № 1544-1895/К-03/8-2800/24).

Це виключний перелік поважних причин. Будь-які інші причини не вважаються поважними для цілей обчислення непрацездатної середньої.

Слід звернути увагу, що Пенсійний фонд планує оновити №1266. Зміни стосуються, зокрема, і декретних. Докладніше про це — за посиланням.

Виплати у розрахунку

До розрахунку беремо виплати, які одночасно відповідають трьом критеріям:

• належать до зарплати;
• входять до бази нарахування ЄСВ;
• відображені в Д1 Податкового розрахунку.

Зарплату враховуємо у розрахунку непрацездатної середньої у місяці, в якому вона відображена у Д1. А от щодо перехідних виплат, зокрема відпускних, маємо особливі правила.

У Д1 відпускні відображаємо в окремих рядках із зазначенням місяця (та року), за який нараховані. При розрахунку непрацездатної середньоденної зарплати суми відпускних відносимо до тих місяців, ЗА які вони нараховані.

У розрахунковому періоді немає заробітку

На практиці непоодинокими є ситуації, коли працівниця одразу після відпустки для догляду за дитиною до 3 (6) років або під час перебування у такій відпустці іде у наступну відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Відповідно у трудових відносинах вона перебуває понад 12 місяців, але з поважних причин не має в розрахунковому періоді заробітку.

Відповідно до п. 28 Порядку № 1266, якщо у розрахунковому періоді перед настанням страхового випадку застрахована особа з поважних причин не мала заробітку або страховий випадок настав у перший день роботи,

середня зарплата визначається виходячи з тарифної ставки (посадового окладу) або її частини, встановленої на день настання страхового випадку

Механізм обчислення середньоденної зарплати виходячи з окладу закріплений п. 5 Порядку № 1266.

Середньоденну зарплату (ЗПсер) знаходимо діленням тарифної ставки (окладу) або її частини (якщо працівниця працює в режимі неповного робочого часу) (О), встановленої такій працівниці на день настання страхового випадку, на середньомісячну кількість календарних днів — 30,44 (фіксована величина):

ЗПсер = О : 30,44.

Приклад. З серпня 2025 року працівниця перебуває у відпустці для догляду за дитиною до 3 років і до роботи не приступала. З 23 березня 2026 року іде у відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами. Зайнятість працівниці — 0,5 штатної одиниці. Розмір посадового окладу у березні 2026 року — 30000 грн. З урахуванням зайнятості — 15000 грн (30000 х 0,5).

Розрахуємо середньоденний заробіток:

15000,00 : 30,44 = 492,77 (грн).

Обмеження

Звичайні роботодавці мають дотримуватися обмежень, установлених для допомоги по вагітності та пологах. Вони прописані у п. 2 та п. 4 Порядку № 1266.

Наведемо їх у табл. 2.

Таблиця 2. Обмеження суми допомоги по вагітності та пологах у 2026 році

Сумісниці

Право на допомогу по вагітності та пологах зараз мають працівниці як за основним місцем роботи, так і за місцем роботи за сумісництвом, але з урахуванням особливостей страхового законодавства. Про це нагадав Пенсійний фонд у листі від 18.11.2025 р. № 2800-030401-8/78699.

Головні висновки Пенсійного фонду

1. Мінімальна гарантія діє лише за основним місцем роботи

Допомога по вагітності та пологах за основним місцем роботи не може бути меншою, ніж розрахована із мінімальної заробітної плати, встановленої на момент настання страхового випадку.

За сумісництвом допомога визначається лише з фактичного доходу, з якого сплачувався ЄСВ, — без застосування мінімальних гарантій.

2. Як визначити, чи потрібне донарахування до мінімальної допомоги?

Загальну суму допомоги, розраховану за фактичним заробітком за основним місцем роботи, необхідно порівняти з розміром допомоги, розрахованої із мінімальної зарплати.

Формула:

мінімальна зарплата ÷ 30,44 × кількість днів відпустки по вагітності та пологах

Якщо фактична допомога менша — працівниці виплачують суму, розраховану з мінімальної зарплати.

3. ЄСВ за сумісництвом сплачується з фактичної бази

При нарахуванні доходу не за основним місцем роботи мінімальний страховий внесок не застосовується — ЄСВ сплачується з фактичної суми доходу.

Висновки

• Е-лікарняний з причиною «Вагітність та пологи» вважається виданим страхувальнику через 7 днів з дати його відкриття і має набути статусу «Готовий до сплати».
• Призначити допомогу по вагітності та пологах роботодавець має не пізніше 3 робочих днів з дня набуття е-лікарняним статусу «Готовий до сплати».
• Сума допомоги по вагітності та пологах розраховується як добуток середньоденного заробітку на кількість календарних днів відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.
• Розмір допомоги по вагітності та пологах обмежується мінімальним (із розрахунку МЗП), спеціальним (для стажу менше 6 місяців) та максимальним (за базою ЄСВ) значеннями. У разі перевищення або недосягнення меж застосовуються відповідні обмеження.