Отключить рекламу

Підпишіться!


Бухгалтер 911, липень, 2018/№29
Друкувати

Заповнення ПКО і ВКО: шпаргалка

Сумцова Ольга, налоговый эксперт
З появою Положення № 148* — з’явилося дуже багато запитань, що стосуються заповнення реквізитів касових ордерів у тій чи іншій ситуації. Тому в сьогоднішній статті наводимо шпаргалку щодо заповнення прибуткового і видаткового касових ордерів.

* Положення про ведення касових операцій у нацвалюті в Україні, затверджене постановою Правління НБУ від 29.12.2017 р. № 148.

Згідно з п. 32 Положення № 148 прибуткові касові ордери (ПКО) і квитанції до них, а також видаткові касові ордери (ВКО) заповнюються бухгалтером у будь-який спосіб, який би забезпечував належне збереження цих записів протягом установленого для зберігання документів строку.

ПКО: загальні моменти

Реквізит

Як заповнювати

Прибутковий касовий ордер №__

Зазначають порядковий номер ПКО, під яким він зареєстрований у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів. Якщо ведеться Журнал за формою № КО-3а, то № ПКО повинен відповідати гр. 3 цього Журналу**

«від»

Зазначається дата складання ПКО. При цьому готівка має бути оприбуткована в день її отримання в повній сумі (п. 11 Положення № 148).

! За несвоєчасне оприбуткування готівки загрожує 5-кратний штраф від неоприбуткованої (несвоєчасно оприбуткованої) суми

№ з/п

Тут завжди проставляється «1» (лист НБУ від 14.06.2018 р. № 50-0007/32822, листи ДФСУ від 15.06.2018 р. № 20639/6/99-99-14-05-01-15)

«Кореспондуючий рахунок/субрахунок»

Зазначають кредит рахунку (субрахунку), з яким кореспондує дебет рахунка 30 «Готівка»

«Код аналітичного рахунку»

Заповнюють тільки в тому випадку, якщо підприємство застосовує спеціальну систему кодування господарських операцій

«Код цільового призначення»

Якщо ви звичайне госпрозрахункове (небюджетне) підприємство — то цей реквізит не заповнюється

«Прийнято від»

Єдиний випадок, коли цей реквізит можна не заповнювати — це отримання готівки з банку за чеком (п. 32 Положення № 148).

Увага! В усіх інших випадках цей реквізит заповнюється. Подробиці заповнення — див. нижче на прикладі ситуацій

«Підстава»

Згідно з п. 32 Положення № 148 у ПКО повинна зазначатися підстава для його складання. Тобто цей реквізит не можна залишати порожнім. Конкретних вимог щодо заповнення цього реквізиту Положення № 148 не містить. Головне, щоб було зрозуміло джерело надходження готівки

«Додатки»

У листі НБУ від 14.06.2018 р. № 50-0007/32822 зазначено, що в цьому полі зазначають документи (номер і дату складання), які додають до касового ордера і які стали підставою для внесення готівки до каси. При цьому згідно з п. 25 Положення № 148 до ПКО можуть додаватися документи, які є підставою для їх складання

Підписи головного бухгалтера і касира

ПКО має бути підписаний (як на основній частині ордера, так і на відривній квитанції) головбухом або особою, уповноваженою керівником підприємства, а також містити підпис касира.

Обов’язок підписувати ПКО і ВКО замість головбуха (навіть за наявності такої посади в штатному розписі підприємства) може бути покладений і на бухгалтера. А може — на будь-якого іншого працівника підприємства. І навіть на самого керівника (директора).

У разі якщо ПКО підписується уповноваженою особою, то в полі «Головний бухгалтер» зазначається П. І. Б. і підпис підписанта, тобто тієї особи, яка фактично підписувала такі ордери (лист ДФСУ від 15.05.2018 р. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК)***.

Згідно з п. 45 Положення № 148 за відсутності в штатному розписі підприємства посади «касир» керівник наказом може покласти такі обов’язки на бухгалтера або іншого працівника (зрозуміло, з укладенням договору про повну матеріальну відповідальність). Обов’язки касира має право виконувати сам керівник.

Зверніть увагу! Фіскали за Табелем робочого часу можуть перевірити, чи міг фізично підписант підписати ПКО

** Детальніше про ведення журналів реєстрації ви можете дізнатися в статті «Нумерація касових документів і не лише: роз’яснення від НБУ» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 27).

*** Вам може бути корисна стаття «Касові запитання: порядок розрахунку ліміту каси & виконання обов’язків касира іншим працівником» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).

Помилки в реквізитах ПКО. При проведенні перевірок дотримання касової дисципліни контролери звертають увагу на правильність заповнення всіх реквізитів ПКО (згідно з п. 4.1 Методрекомендацій № 210****). Зокрема, вони перевіряють наявність відповідних дат, номерів, сум, підстав для виписки касових документів, наявність підписів посадових осіб тощо. При цьому існує ймовірність того, що суми коштів, отримані до каси підприємства на підставі касових ордерів, заповнених з порушенням вимог, можуть бути визнані контролерами неоприбуткованими.

**** Методрекомендації щодо порядку проведення перевірок з питань дотримання суб’єктами господарювання касової дисципліни, повноти оприбуткування виручки від реалізації товарів (послуг), затверджені наказом ДПАУ від 23.04.2009 р. № 210.

Також слід стежити, щоб у ПКО не залишалася квитанція (тобто її потрібно відривати в усіх випадках складання ПКО) — адже її видача слугує підтвердженням прийняття готівки до каси (п. 25 Положення № 148).

ПКО: ситуації

Ситуація

Особливості заповнення

Отримання готівки з банку за чеком

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311»;

«Прийнято від» — не заповнюється (п. 32 Положення № 148). Це єдиний реквізит, який можна не заповнювати в такому ПКО.

«Підстава» — жорстких вимог до заповнення цього реквізиту Положення № 148 не висуває. Головне, щоб він був заповнений. Зазвичай, при складанні такого ПКО зазначають, що готівка отримана з банку (підставою до виписки ПКО є корінець чека) із зазначенням мети, на які вона отримана. На практиці часто ще зазначають і номер чека, за яким отримана готівка. Наприклад, «Отримано з АКБ «Грант» за чеком № ЛГ1234567 для виплати заробітної плати за липень 2018 р. — 25000 грн., на господарчі потреби — 1000 грн.»

У цілях контролю за повнотою оприбуткування готівки надходження з банку перевіряються шляхом звіряння ідентичних сум, записаних у корінцях чеків, виписках банку і ПКО.

«Додатки» — зважаючи на відсутність додатків до такого ПКО, це поле залишаємо порожнім. Усі інші реквізити заповнюються в загальному порядку (див. вище)

Оприбуткування виручки зі скриньки РРО

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — зазначається субрахунок, на якому ведеться облік операційної каси — «301/Операційна каса» або «303»(реалізовано товар покупцеві, відображено дохід від реалізації: Дт 301/Операційна каса Кт 702; Здано виручку до каси підприємства: Дт 30 Кт 301/Операційна каса).

«Прийнято від» — повинен заповнюватися. Оскільки виняток у п. 32 Положення № 148 зроблено тільки для випадку, коли готівка отримана з банку за чеком. У нас інша ситуація, тому в цьому реквізиті зазначають П. І. Б. того, хто фактично здає виручку до каси підприємства.

«Підстава» — конкретних цільових вказівок щодо заповнення цього реквізиту Положення № 148 не містить. Формулювання може бути яким завгодно (головне, щоб було зрозуміло, що йдеться про оприбуткування виторгу). Наприклад, «Оприбуткування готівкової виручки з РРО» (якщо РРО декілька, можна зазначати і номер РРО); «Оприбуткування готівкової виручки з операційної каси згідно із Z-звітом № ___».

«Додатки» — залишаємо порожнім. Оскільки ніде немає вимоги, щоб до такого ПКО додавався, наприклад, той же чек на службову видачу або будь-який інший документ.

Усі інші реквізити заповнюються в загальному порядку (див. вище)

Отримання невитрачених коштів від підзвітної особи

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «372».

«Прийнято від» — зазначається П. І. Б. підзвітної особи.

«Підстава» — конкретних цільових вказівок щодо заповнення цього реквізиту Положення № 148 не містить. Головне, щоб він був заповнений та було зазначено джерело надходження готівкових коштів. Наприклад, можна зазначити «Повернення залишку коштів, виданих від звіт на господарчі потреби».

«Додатки» — можемо залишити порожнім.

Усі інші реквізити заповнюються в загальному порядку (див. вище)

ВКО: загальні моменти

Реквізит

Як заповнювати

«№ з/п»

Тут завжди проставляється «1» (лист НБУ від 14.06.2018 р. № 50-0007/32822, (ср. 025069200) лист ДФСУ від 15.06.2018 р. № 20639/6/99-99-14-05-01-15)

«Номер документа»

Зазначають порядковий номер ВКО, під яким він зареєстрований у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів

«Дата складання»

Відображають дату складання ВКО. Вона повинна відповідати даті, під якою цей документ зареєстрований у Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів

«Видати»

Це поле заповнюється завжди (кого вписувати сюди — див. нижче на прикладі ситуацій). Жодних винятків Положення № 148 не передбачає

«Підстава»

Наводять підстави для видачі готівкових коштів з каси підприємства

«Додаток»

Зазначають документи, що додаються до ВКО і є підставою для його оформлення (заяви, розрахунки тощо). У листі НБУ від 14.06.2018 р. № 50-0007/32822 зазначено, що в цьому полі потрібно зазначати і реквізити документа (номер і дату складання). Якщо додатків у ВКО немає — то цей реквізит не заповнюється

«Керівник», «Головний бухгалтер»

Підписи керівника і головного бухгалтера (або особи, уповноваженої керівником підприємства). Якщо на документах, доданих до ВКО, значиться дозвільний напис керівника підприємства, у ВКО його підпис може бути відсутнім (абзац другий п. 26 Положення № 148).

Вважаємо, що на ВКО за керівника має право ставити підпис керівник відокремленого підрозділу або його заступник, якщо вони на те уповноважені розпорядчим документом підприємства-юрособи

«Одержав»/ «Підпис одержувача»

Це поле (реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документа, які посвідчують особу одержувача) можна не заповнювати тільки у випадку, якщо ВКО складається на загальну суму касових операцій (видача готівки за платіжними відомостями, здача готівки до банку). В усіх інших випадках це поле повинне заповнюватися.

Паспортні дані особи-одержувача у ВКО зазначаються й у тому випадку, якщо готівку отримує працівник підприємства (п. 27 Положення № 148).

Увага! Якщо ВКО не містить підпису одержувача (крім вищеназваних випадків-винятків), то сума, зазначена у ВКО, не приймається для виведення залишку готівки в касі (п. 27 Положення № 148). Суму такої готівки фіскали приплюсують до залишку в касі за той день, у якому оформлені дефектні видаткові документи. І якщо виявиться, що ліміт каси перевищений, штрафу у двократному розмірі понадлімітної готівки не уникнути

ВКО: ситуації

Ситуація

Особливості заповнення

Здача виручки до банку

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311».

«Видати» — цей реквізит повинен заповнюватися в усіх ВКО (жодних винятків п. 32 Положення № 148 не містить). НБУ в листі від 12.06.2018 р. № 50-0007/32326 указував на те, що в цьому реквізиті потрібно зазначати П. І. Б. касира, який здаватиме виручку до банку. Але якщо вказали «банку», то це ні на що не повинно впливати (див, наприклад, постанову Чернігівського окружного адмінсуду від 18.02.2015 р. у справі № 825/367/15-а). Адже в цьому випадку гроші не видаються підзвіт касирові — це підтверджує і те, що згідно з п. 32 Положення № 148 поле «Одержав» у такому ВКО не заповнюється.

«Підстава» — конкретних вимог немає, а отже, можна заповнювати в довільному порядку (головне, щоб було зазначено джерело надходження готівки). Наприклад: «зарахування торгівельної виручки на поточний рахунок № ___ в АКБ «Грант».

«Додаток». Згідно з п. 29 Положення № 148 документом, який свідчить про здачу готівці до банку, є, зокрема, квитанція до прибуткового документа банку / примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою. Але реквізити цих документів будуть відомі вже після того, як буде виписаний ВКО. Тому, на нашу думку, поле «Додаток» у такому ВКО може не заповнюватися. Достатньо того, що квитанція банку буде додана до ВКО. Іноді, на практиці, реквізити квитанції банку вписуються потім «вручну» (вважаємо, що так можна чинити).

«Одержав» — згідно з п. 32 Положення № 148 у разі здачі готівки до банку реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документів, які посвідчують особу одержувача, не заповнюються.

Усі інші реквізити заповнюються в загальному порядку

Здача виручки до банку через інкасатора

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311».

«Видати» — виходячи з логіки листа НБУ від 12.06.2018 р. № 50-0007/32326 тут зазначають П. І. Б. касира, який передає готівку інкасаторові для здачі її до банку

«Підстава» — можна зазначити «здача готівкової виручки на поточний рахунок № ____в АКБ «Грант» через інкасаторську службу». Але повторимо: будь-яких вимог до заповнення цього реквізиту Положення № 148 не містить. Тому формулювання в ньому може бути й іншим.

«Додаток» — до такого ВКО додають примірник супровідної відомості до сумки з готівковою виручкою (готівкою), засвідчений підписом і відбитком печатки інкасатора-збирача. Але, враховуючи, що ВКО виписується до передачі грошей на інкасацію, то вважаємо, що поле «Додаток» можна не заповнювати (див. вище).

«Одержав» — реквізити «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», дані документа, що посвідчують особу» не заповнюються (п. 32 Положення № 148)

Передавання готівкових коштів до каси головного підприємства від відокремленого підрозділу, виділеного на окремий баланс

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «683».

«Видати» — П. І. Б. особи, яка здає її до головної каси підприємства.

«Підстава» — «здача готівкової виручки в касу головного підприємства». Формулювання може бути й іншим.

«Додаток» — вважаємо, що це поле можна не заповнювати (але до ВКО, вважаємо, слід додати квитанцію ПКО, яка видана головним підприємством при здаванні готівки).

«Одержав» — не заповнювати це поле в цьому випадку ризиковано (оскільки п. 32 Положення № 148 прямо про нього не говорить). Щоб фіскали не «припаяли» двократний штраф за понадлімітну готівку, краще в такому ВКО заповнити всі реквізити без винятків

Видача готівки за довіреністю

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — залежно від виду виплат. Це може бути, наприклад, рахунок «661».

«Видати»після П. І. Б. одержувача готівки зазначається П. І. Б. особи, якій довірено отримати готівку (п. 28 Положення № 148).

«Підстава» — зазначається підстава для видачі готівки. Наприклад, «наказ про виплату матеріальної допомоги від «__» № _».

«Додаток» — довіреність від імені одержувача грошових коштів (п. 28).

Причому! До ВКО потрібно додавати оригінал довіреності або її нотаріально посвідчену копію (п. 28 Положення № 148).

«Одержав» — заповнюється в загальному порядку. У полі «За» — зазначаються паспортні дані особи, яка за довіреністю отримує готівку. У полі «Підпис одержувача» — довірена особа ставить свій підпис

ВКО на видачу готівки за платіжною відомістю

Важливо! ВКО виписується і реєструється в Журналі реєстрації прибуткових і видаткових касових документів після здійснення виплат, зазначених у платіжній відомості (п. 33 Положення № 148).

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — якщо видається зарплата — рахунок «661».

«Видати» — заповнювати цей реквізит ВКО потрібно обов’язково, оскільки винятків для нього п. 32 Положення № 148 не містить. У цьому реквізиті зазначають П. І. Б. касира або особи, яка замінює його, який видає готівку за відомістю.

«Підстава» — формулювання може бути таким: «виплата заробітної плати за другу половину червня 2018 року».

«Додаток» — відомість на виплату готівки №__.

«Сума» — зазначається сума, фактично видана за відомістю. На суму, яка була депонована, складається ще один ВКО для здачі депонованої суми до банку.

«Одержав» — згідно з п. 32 Положення № 148 при видачі готівки за відомостями готівки реквізити «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», дані документів, які посвідчують особу одержувача, не заповнюються

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться