Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, июль, 2018/№29
Печатать

Заполнение ПКО и РКО: шпаргалка

Сумцова Ольга, налоговый эксперт
С появлением нового Положения № 148* возникло очень много вопросов, касающихся заполнения реквизитов кассовых ордеров в той или иной ситуации. Поэтому в сегодняшней статье приводим шпаргалку по заполнению приходного и расходного кассовых ордеров.

* Положение о ведении кассовых операций в нацвалюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 г. № 148.

Согласно п. 32 Положения № 148 приходные кассовые ордеры (ПКО) и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордеры (РКО) заполняются бухгалтером любым способом, который бы обеспечивал надлежащее сохранение этих записей в течение установленного для хранения документов срока.

ПКО: общие моменты

Реквизит

Как заполнять

Прибутковий касовий ордер №__

Указывают порядковый номер ПКО, под которым он зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Если ведется Журнал по форме № КО-3а, то № ПКО должен соответствовать гр. 3 этого Журнала**

«від»

Указывается дата составления ПКО. При этом наличность должна быть оприходована в день ее получения в полной сумме (п. 11 Положения № 148).

! За несвоевременное оприходование наличности грозит 5-кратный штраф от неоприходованной (несвоевременно оприходованной) суммы

№ з/п

Здесь всегда проставляется «1» (письмо НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822, письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15)

«Кореспондуючий рахунок/субрахунок»

Указывают кредит счета (субсчета), с которым корреспондирует дебет счета 30 «Наличность»

«Код аналітичного рахунку»

Заполняют только в том случае, если предприятие применяет специальную систему кодирования хозяйственных операций

«Код цільового призначення»

Если вы обычное хозрасчетное (небюджетное) предприятие, то этот реквизит не заполняется

«Прийнято від»

Единственный случай, когда этот реквизит можно не заполнять, — это получение наличности из банка по чеку (п. 32 Положения № 148). Внимание! Во всех остальных случаях этот реквизит заполняется. Подробности заполнения

см. ниже на примере ситуаций

«Підстава»

Согласно п. 32 Положения № 148 в ПКО должно указываться основание для его составления. То есть этот реквизит нельзя оставлять пустым. Конкретных требований по заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Главное, чтобы был понятен источник поступления наличности

«Додатки»

В письме НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822 указано, что в этом поле указывают документы (номер и дату составления), которые прилагают к кассовому ордеру и которые стали основанием для внесения наличности в кассу.

При этом согласно п. 25 Положения № 148 к ПКО могут прилагаться документы, которые являются основанием для его составления

Подписи главного бухгалтера и кассира

ПКО должен быть подписан (как на основной части ордера, так и на отрывной квитанции) главбухом или лицом, уполномоченным руководителем предприятия, а также содержать подпись кассира.

Обязанность подписывать ПКО и РКО вместо главбуха (даже при наличии такой должности в штатном расписании предприятия) может быть возложена и на бухгалтера. А может — на любого другого работника предприятия. И даже на самого руководителя (директора).

В случае если ПКО подписывается уполномоченным лицом, то в поле «Головний бухгалтер» указывается Ф. И. О. и подпись подписанта, т. е. того лица, которое фактически подписывало такие ордера (письмо ГФСУ от 15.05.2018 г. № 2144/6/99-99-14-05-01-15/ІПК)***.

Согласно п. 45 Положения № 148 при отсутствии в штатном расписании предприятия должности «кассир» руководитель приказом может возложить такие обязанности на бухгалтера или другого работника (разумеется, с заключением договора о полной материальной ответственности). Обязанности кассира вправе выполнять сам руководитель.

Обратите внимание! Фискалы по Табелю рабочего времени могут проверить, мог ли физически подписант подписать ПКО

** Подробнее о ведении журналов регистрации вы можете узнать в статье «Нумерация кассовых документов и не только: разъяснения от НБУ» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 27).

*** Вам может быть полезна статья «Кассовые вопросы: порядок расчета лимита кассы выполнение обязанностей кассира другим работником» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 18-19).

Ошибки в реквизитах ПКО. При проведении проверок соблюдения кассовой дисциплины контролеры обращают внимание на правильность заполнения всех реквизитов ПКО (согласно п. 4.1 Методрекомендаций № 210****). В частности, они проверяют наличие соответствующих дат, номеров, сумм, оснований для выписки кассовых документов, наличие подписей должностных лиц и т. д. При этом существует вероятность того, что суммы средств, полученные в кассу предприятия на основании кассовых ордеров, заполненных с нарушением требований, могут быть признаны контролерами неоприходованными.

**** Методрекомендации относительно порядка проведения проверок по вопросам соблюдения субъектами хозяйствования кассовой дисциплины, полноты оприходования выручки от реализации товаров (услуг), утвержденные приказом ГНАУ от 23.04.2009 г. № 210.

Также следует следить, чтобы в ПКО не оставалась квитанция (т. е. ее нужно отрывать во всех случаях составления ПКО), ведь ее выдача служит подтверждением приема наличности в кассу (п. 25 Положения № 148).

ПКО: ситуации

Ситуация

Особенности заполнения

Получение наличности из банка по чеку

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311»;

«Прийнято від» — не заполняется (п. 32 Положения № 148). Это единственный реквизит, который можно не заполнять в таком ПКО.

«Підстава» — жестких требований к заполнению этого реквизита Положение № 148 не выдвигает. Главное, чтобы он был заполнен. Как правило, при составлении такого ПКО указывают, что наличность получена из банка (основанием к выписке ПКО является корешок чека) с указанием цели, на которые она получена. На практике часто еще указывают и номер чека, по которому получена наличность. Например, «Отримано з АКБ «Грант» за чеком № ЛГ1234567 для виплати заробітної плати за липень 2018 р. — 25000 грн., на господарчі потреби — 1000 грн»

В целях контроля за полнотой оприходования наличности поступления из банка проверяются путем сверки идентичных сумм, записанных в корешках чеков, выписках банка и ПКО.

«Додатки» — ввиду отсутствия приложений к такому ПКО, это поле оставляем пустым.

Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке (см. выше)

Оприходование выручки из ящика РРО

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — указывается субсчет, на котором ведется учет операционной кассы — «301/Операционная касса» или «303» (реализован товар покупателю, отражен доход от реализации: Дт 301/Операционная касса — Кт 702; Сдана выручка в кассу предприятия: Дт 30 — Кт 301/Операционная касса).

«Прийнято від» — должен заполняться, поскольку исключение в п. 32 Положения № 148 сделано только для случая, когда наличность получена из банка по чеку. У нас другая ситуация, поэтому в этом реквизите указывают Ф. И. О. того, кто фактически сдает выручку в кассу предприятия (от кого она получена в кассе предприятия).

«Підстава» — конкретных целевых указаний к заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Формулировка может быть какой угодно (главное, чтобы было понятно, что речь идет об оприходовании торговой выручки). Например, «Оприбуткування готівкової виручки з РРО» (если РРО несколько, можно указывать и номер РРО); «Оприбуткування готівкової виручки з операційної каси згідно із

Z-звітом № ___».

«Додатки» — оставляем пустым. Поскольку нигде нет требования, чтобы к такому ПКО прилагался, к примеру, тот же чек на служебную выдачу или любой другой документ.

Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке (см. выше)

Получение неизрасходованных средств от подотчетного лица

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «372».

«Прийнято від» — указывается Ф. И. О. подотчетного лица.

«Підстава» — конкретных целевых указаний к заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Главное, чтобы был понятен источник поступления наличности. Например, можно указать «Повернення залишку коштів, виданих від звіт на господарчі потреби».

«Додатки» — можем оставить пустым.

Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке (см. выше)

РКО: общие моменты

Реквизит

Как заполнять

«№ з/п»

Здесь всегда проставляется «1» (письмо НБУ от 14.06.2018 г. № 50-0007/32822, (ср. 025069200) письмо ГФСУ от 15.06.2018 г. № 20639/6/99-99-14-05-01-15)

«Номер документа»

Указывают порядковый номер РКО, под которым он зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов

«Дата складання»

Отражают дату составления РКО. Она должна соответствовать дате, под которой этот документ зарегистрирован в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов

«Видати»

Это поле заполняется всегда (кого вписывать сюда, см. ниже на примере ситуаций). Никаких исключений Положение № 148 не предусматривает

Підстава»

Приводят основания для выдачи наличных средств из кассы предприятия

«Додаток»

Указывают документы, прилагаемые к РКО и являющиеся основанием для его оформления (заявления, расчеты и т. д.). В письме НБУ от 14.06.2018 г.

№ 50-0007/32822 указано, что в этом поле нужно указывать и реквизиты документа (номер и дату составления). Если приложений в РКО нет, то этот реквизит не заполняется

«Керівник», «Головний бухгалтер»

Подписи руководителя и главного бухгалтера (или лица, уполномоченного руководителем предприятия). Если на документах, приложенных к РКО, стоит разрешительная надпись руководителя предприятия, в РКО его подпись может отсутствовать (абзац второй п. 26 Положения № 148).

Считаем, что на РКО за руководителя вправе ставить подпись руководитель обособленного подразделения либо его заместитель, если они на то уполномочены распорядительным документом предприятия-юрлица

«Одержав»/ «Підпис одержувача»

Это поле (реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документа, которые удостоверяют лицо получателя) можно не заполнять только в случае, если РКО составляется на общую сумму кассовых операций (выдача наличности по платежным ведомостям, сдача наличности в банк). Во всех остальных случаях это поле должно заполняться.

Паспортные данные лица-получателя в РКО указываются и в том случае, если наличность получает работник предприятия (п. 27 Положения № 148).

Внимание! Если РКО не содержит подписи получателя (кроме вышеназванных случаев-исключений), то сумма, указанная в РКО, не принимается для выведения остатка наличности в кассе (п. 27 Положения № 148). Сумму такой налички фискалы приплюсуют к остатку в кассе за тот день, в котором оформлены дефектные расходные документы. И если окажется, что лимит кассы превышен, штрафа в двукратном размере сверхлимитной налички не избежать

РКО: ситуации

Ситуация

Особенности заполнения

Сдача выручки в банк

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311»;

«Видати» — этот реквизит должен заполняться во всех РКО (никаких исключений п. 32 Положения № 148 не делает). НБУ в письме от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 указывал на то, что в этом реквизите нужно указывать Ф. И. О. кассира, который будет сдавать выручку в банк. Но если указали «банку», то это ни на что не должно влиять (см., к примеру, постановление Черниговского окружного админсуда от 18.02.2015 г. по делу № 825/367/15-а). Ведь в этом случае деньги не выдаются подотчет кассиру — это подтверждает и то, что согласно п. 32 Положения № 148 поле «Одержав» в таком РКО не заполняется.

«Підстава» — конкретных требований нет (главное, чтобы был понятен источник поступления наличности). Например, можно указать: «зарахування торгівельної виручки на поточний рахунок № ___ в АКБ «Грант».

«Додаток». Согласно п. 29 Положения № 148 документом, свидетельствующим о сдаче наличности в банк, является, в частности, квитанция к приходному документу банка / экземпляр сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой. Но реквизиты этих документов будут известны уже после того, как будет выписан РКО. Поэтому, по нашему мнению, поле «Додаток» в таком РКО может не заполняться. Достаточно того, что квитанция банка будет приложена к РКО.

Иногда, на практике, реквизиты квитанции банка вписываются потом «вручную» (считаем, что так тоже можно поступать).

«Одержав» — согласно п. 32 Положения № 148 в случае сдачи наличности в банк реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документов, удостоверяющих личность получателя, не заполняются.

Все остальные реквизиты заполняются в общем порядке

Сдача выручки в банк через инкассатора

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «311»;

«Видати» — исходя из логики письма НБУ от 12.06.2018 г. № 50-0007/32326 здесь указывают Ф. И. О. кассира, который передает наличку инкассатору для сдачи ее в банк

«Підстава» — можно указать «сдача готівкової виручки на поточний рахунок № ____в АКБ «Грант» через інкасаторську службу». Но повторим: каких-либо требований к заполнению этого реквизита Положение № 148 не содержит. Поэтому формулировка в нем может быть и другая.

«Додаток» — к такому РКО прилагают экземпляр сопроводительной ведомости к сумке с наличной выручкой (наличностью), заверенный подписью и оттиском печати инкассатора-сборщика. Но, учитывая, что РКО выписывается до передачи денег на инкассацию, то считаем, что поле «Додаток» можно не заполнять (см. выше).

«Одержав» — реквизиты «Одержав», «Дата», «Підпис одержувача», данные документа, удостоверяющие личность», не заполняются (п. 32 Положения № 148)

Передача выручки в кассу головного предприятия от обособленного подразделения, выделенного на отдельный баланс

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — «683»;

«Видати» — Ф. И. О. лица, которое сдает ее в головную кассу предприятия.

«Підстава»«сдача готівкової виручки в касу головного підприємства». Формулировка может быть и другой.

«Додаток» — считаем, что это поле можно не заполнять (но к РКО, считаем, следует приложить квитанцию ПКО, выданную головным предприятием при сдаче наличности).

«Одержав» — не заполнять это поле в данном случае рискованно (так как п. 32 Положения № 148 прямо о нем не говорит). Чтобы фискалы не «припаяли» двукратный штраф за сверхлимитную наличку, лучше в таком РКО заполнить все реквизиты без исключений

Выдача наличности по доверенности

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — в зависимости от вида выплат. Это может быть, к примеру, счет «661».

«Видати»после Ф. И. О. получателя наличности указывается Ф. И. О. лица, которому доверено получить наличность (п. 28 Положения № 148).

«Підстава» — указывается основание для выдачи наличности. Например, «наказ про виплату матеріальної допомоги від «__» № _».

«Додаток» — доверенность от имени получателя денежных средств (п. 28).

Обратите внимание! К РКО нужно прилагать оригинал доверенности или ее нотариально заверенную копию (п. 28 Положения № 148).

«Одержав» — заполняется в общем порядке. В поле «За» — указываются паспортные данные лица, получающего наличность по доверенности.

В поле «Підпис одержувача» — доверенное лицо ставит свою подпись

РКО на выдачу наличности по платежной ведомости

Важно! РКО выписывается и регистрируется в Журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов после осуществления выплат, указанных в платежной ведомости (п. 33 Положения № 148).

«Кореспондуючий рахунок, субрахунок» — если выдается зарплата — счет «661».

«Видати» — заполнять этот реквизит РКО нужно обязательно, поскольку исключений для него п. 32 Положения № 148 не делает. В этом реквизите указывают Ф. И. О. кассира или заменяющего его лицо, который выдает наличку по ведомости.

«Підстава» — формулировка может быть такая: «виплата заробітної плати за другу половину червня 2018 року».

«Додаток» — ведомость на выплату наличности №__.

«Сума» — указывается сумма, фактически выданная по ведомости. На сумму, которая была депонирована, составляется еще один РКО для сдачи депонированной суммы в банк.

«Одержав» — согласно п. 32 Положения № 148 при выдаче налички по ведомостям наличности реквизиты «Одержав», «Дата», «Сума», «Підпис одержувача», данные документов, которые удостоверяют личность получателя, не заполняются

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться