Які документи повинен мати єдиноподатник?

Первинні документи. Первинний документ — це документ, що містить відомості про госпоперації (ст. 1 Закону про бухоблік¹). Він складається в момент проведення госпоперації або відразу після її завершення. Але чи зобов’язаний підприємець-єдиноподатник складати первинні документи?

¹ Закон України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» від 16.07.99 р. № 996-XIV.

Незважаючи на те, що це «бородате» запитання живе вже не один десяток років, чіткої відповіді на нього немає. З одного боку, податківці хочуть, щоб у єдиноподатників були документи «на кожен чих» . З іншого — законодавство не так радикально налаштоване .

Документи на товар. Це найпопулярніша група документів, тому її обговоримо детально й окремо². А тут лише скажемо, що податківці однозначно вимагають від єдиноподатника мати документи про придбання товару (платіжка, чек, квитанція, акт закупівлі тощо), так само як і інші первинні документи (категорія 107.11 ЗІР). Сперечатися з ними у разі виникнення проблем можна (у суді), але не варто: краще все-таки подбати про те, щоб документи були.

² У статті «Навіщо єдиноподатнику документи на товар» цього номера.

Платник ПДВ. Якщо єдиноподатник є платником ПДВ, то тут уже на перший план виходить боротьба за податковий кредит з ПДВ, доказ реальності постачання на нашу користь, ПДВ-декларація із забороною зі ст. 44 ПКУ на формування показників податкової звітності на підставі не підтверджених документами даних.

Знову ж таки податківців іноді «кидає» в бік штрафу за ст. 20 Закону про РРО — за реалізацію за готівку необлікованих товарів³. І з ними доводиться боротися .

³ Досі немає порядку ведення такого обліку, але податківці періодично чіпляються й за цю «мертву» норму. Утім, відбитися від них можна. Як це зробити, ви можете дізнатися зі статті «Якщо в підприємця вимагають дані про залишки товарів, але цих даних у нього немає» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 29).

Документи про отриманий дохід. Аж до літа 2018 року єдиноподатники твердо знали: підтверджувати свій дохід документально не обов’язково. Податківці не наполягали, та й Порядки № 579⁴ цього теж не вимагали при заповненні Книги обліку доходів (і витрат).

⁴ Порядки ведення книг обліку для платників єдиного податку, затверджені наказом Мінфіну від 19.06.2015 р. № 579.

Але зараз (з 01.06.2018 р.) відбулися зміни в правилах оприбутковування готівки. У зв’язку із цим податківці вимагають від усіх підприємців, які отримують готівковий (!) дохід (у тому числі й від спрощенців), оформляти документи на цей готівковий дохід:

— або чек РРО (якщо ви застосовуєте РРО);

— або «довільний» чек/квитанцію на кожен продаж у 2 примірниках (один — покупцеві, другий — продавцеві)⁵.

⁵ Розібратися детальніше із цією темою вам допоможе стаття «Як з нічного кошмару… або Розрахунковий документ на кожен продаж» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 41).

⁶ Детальніше читайте в статті «Готуй сани влітку, а товарні чеки (квитанції) — до перевірки» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 44).

Документи на товар (не для податківців). Деякі групи товарів не можна продавати без документів, що підтверджують їх якість і безпеку (п. 17 Порядку № 833⁷). Але тут штрафні вудила віддані не податківцям, а Держспоживінспеції.

⁷ Порядок провадження торговельної діяльності та правила торговельного обслуговування на ринку споживчих товарів, затверджений постановою КМУ від 15.06.2006 р. № 833.

Причому з 01.01.2018 р. взагалі скасована обов’язкова сертифікація товарів, тому:

— номери сертифікатів відповідності або свідоцтв про визнання тепер необов’язково зазначати в документах на прихід товару;

— підтвердження якості та безпечності продукції здійснює виробник або імпортер. Якщо є технічний регламент для певної продукції, він може оформити декларацію про відповідність, якщо регламенту немає — добровільний сертифікат відповідності. На харчову продукцію видаються тільки сертифікати відповідності або протоколи випробувань.

На розповсюджувача (продавця) продукції без декларації про відповідність, якщо згідно з технічним регламентом продукція при її розповсюдженні повинна супроводжуватися такою декларацією, може бути накладений штраф у розмірі від 2550 до 4250 грн. (ч. 3 ст. 24 Закону № 2735⁸).

⁸ Закон України «Про державний ринковий нагляд і контроль нехарчової продукції» від 02.12.2010 р. № 2735-VI.

Нині оцінці відповідності підлягають іграшки, миючі речовини, електропобутова продукція, медичне обладнання та ін. (на сьогодні є вже 60 технічних регламентів⁹.

⁹ http://www.me.gov.ua/Documents/List?lang=uk-UA&id=10f8850c-347e-43c9-a87a-b11a4787cdfd&tag=TekhnichniReglamenti.

Знову ж таки слід знати про вимоги пп. 5 і 6 ст. 8 Закону № 2735: продавець повинен зберігати і пред’являти на вимогу органів ринкового нагляду документацію, що дозволяє ідентифікувати ту особу, яка поставила йому товар. Це можуть бути накладні на товар або інші первинні документи.

Якщо таких документів немає, у зв’язку з чим неможливо ідентифікувати виробника продукції, продавця вважатимуть особою, яка ввела продукцію в обіг (ч. 7 ст. 8 Закону № 2735). Відповідно, вже він може стати «одержувачем» штрафів за введення в обіг продукції, яка становить серйозний ризик / не відповідає встановленим вимогам.

Документи для неутримання ПДФО і ВЗ. Якщо ви придбаваєте товари (роботи, послуги) в підприємців-загальносистемників, не полінуйтеся попросити в них копії витягу/виписки з Держреєстру. Тільки за наявності таких документів ви можете не утримувати з них ПДФО і ВЗ (категорія 104.12 ЗІР, п. 177.8 ПКУ).

Якщо ж ваш постачальник — єдиноподатник, податківці хочуть, щоб ви просили в нього копію витягу з Держреєстру з видами діяльності.

Але знову ж таки для покупця товарів види діяльності єдиноподатника-продавця ролі не відіграють. Навіть якщо він робить те, що не зазначено у витягу з Держреєстру, ПДФО і ВЗ не утримуємо — сплатити ці податки зобов’язаний сам спрощенець. Нам достатньо лише знати, що він — підприємець.

Якщо ж ви — спрощенець групи 2 і надаєте послуги іншому єдиноподатнику (маєте таке право), податківці радять просити у замовника послуг копію витягу з Реєстру єдиноподатників, щоб підтвердити його статус спрощенця (категорія 107.12 ЗІР).

Документи за найманими працівниками. Підприємець зобов’язаний виплачувати зарплату працівникам не рідше двох разів на місяць (ст. 115 КЗпП). Підтвердити факт виплати допоможе платіжна відомість. Якщо ж ви перераховуєте зарплату на картки працівникам, підтвердженням виплати буде банківська виписка.

Але для цілей нарахування ЄСВ усе-таки варто вести розрахункову відомість, у якій — зазначати суму зарплати і нарахований ЄСВ (п. 2 ст. 9 Закону про ЄСВ).

Можна вести розрахунково-платіжну відомість. Форма таких відомостей у підприємця може бути довільною.

Що стосується кадрової документації, то тут вам допоможе зорієнтуватися наша стаття «Якщо роботодавець — приватний підприємець: кадрові документи» (журнал «Бухгалтер 911», 2017, № 13).

Документи для ДАІ. У разі якщо підприємець везе товар на автомобілі, потрібна ТТН (ст. 48 Закону про автотранспорт¹⁰).

¹⁰ Закон України «Про автомобільний транспорт» від 05.04.2001 р. № 2344-III.

А в постанові № 207¹¹ конкретизовано:

¹¹ Постанова КМУ «Про затвердження Переліку документів, необхідних для здійснення перевезень вантажу автомобільним транспортом у внутрішньому сполученні» від 25.02.2009 р. № 207.

— якщо вантажне перевезення здійснюється під замовлення (тобто коли є послуга перевезення вантажу), то потрібна ТТН;

— якщо ж ви здійснюєте вантажне перевезення для власних потреб, достатньо мати накладну або будь-який інший документ, що підтверджує право власності на товар (наприклад, чек або договір з платіжкою). Тобто самому собі ТТН виписувати необов’язково¹².

¹² Детальніше запитання щодо ТТН були розглянуті нами, зокрема, в статті «ТТН-запитання: ні кінця ні краю» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 12)

ТТН необхідно оформляти й у разі перевезення товарів на легковому автомобілі та будь-яких інших автотранспортних засобах (пікапах, автобусах).