Як відобразити в ЄСВ-звіті відсторновані лікарняні

* Стаття «Бездоганний лікарняний: перевіряємо правильність заповнення».

Якщо помилилися самостійно

Для прикладу візьмемо ситуацію, коли бухгалтер самостійно виявив помилку у вже профінансованому ФСС лікарняному.

Добре, якщо помилку ще можна виправити (наприклад, помилку в заповненні лікарняного). Ну а якщо ні? Наприклад, працівник відмовляється займатися виправленням лікарняного листа.

Лікарняний лист з невиправленою помилкою з урахуванням вимог Закону № 1105** не підтверджує тимчасової непрацездатності працівника. А отже, оплаті не підлягає. У свою чергу, це означатиме, що кошти, які були отримані на фінансування цього лікарняного, ФСС потрібно повернути.

** Закон України «Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 23.09.99 р. № 1105-XIV.

*** Порядок фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 р. № 12.

При цьому в разі виконання всіх трьох перелічених нижче дій, штрафні санкції до роботодавця не застосовуються (див. лист ФСС від 27.06.2019 р. № 1322-11-4) .

Отже, в цьому випадку потрібно:

1) перерахувати органу ФСС усю суму допомоги по тимчасовій непрацездатності, не підтверджену лікарняним (звісно, йдеться про ту частину лікарняних, яка фінансується ФСС);

2) одночасно з перерахованими коштами письмово повідомити орган ФСС про факт виявлення помилки (направити у ФСС лист-пояснення щодо причин повернення страхових коштів);

3) якщо працівник згоден повернути лікарняні, то таку помилку потрібно виправити у Звіті з ЄСВ.

Врахуйте. Якщо, наприклад, лікарняні переплатили з вини бухгалтера і при цьому працівник отримані кошти повертати не згоден, а підприємство погашатиме заборгованість за рахунок власних коштів (або їх компенсує підприємству винна в помилці особа — бухгалтер), тоді у Звіті з ЄСВ виправлення не показуємо.

Якщо помилку виявив ФСС при перевірці

А якщо ситуація з профінансованим ФСС лікарняним «дочекалася» перевірки і представники ФСС самі виявили помилку в лікарняному? У цьому випадку штрафних санкцій за таке порушення уникнути навряд чи вдасться .

Так, порушення порядку використання страхових коштів згідно з абз. 1 ч. 6 ст. 15 Закону № 1105 загрожує страхувальникові штрафом у розмірі 50 % суми коштів, використаних з порушенням установленого порядку. І звичайно ж, усю неправомірно витрачену суму страхових коштів потрібно в повному обсязі відшкодувати фонду.

Крім того, за порушення порядку використання коштів ФСС на винних посадових осіб / ФОП-роботодавця буде накладений адмінштраф у розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 до 255 грн.) — згідно з ч. 1 ст. 165⁵ КпАП.

Як відсторновані лікарняні відобразити у Звіті з ЄСВ

Якщо працівник згоден повернути раніше отримані лікарняні, то в цьому випадку таке повернення призводить до зменшення нарахованих працівникові сум і, відповідно, зменшення нарахованого ЄСВ. Усі ці коригування потрібно відобразити у Звіті з ЄСВ того звітного періоду, в якому відбулося сторнування лікарняних.

Так, якщо виникла необхідність у поточному звітному періоді відкоригувати суму лікарняних, відображених у минулих звітних періодах, у зв’язку з виявленою помилкою, то таке коригування в таблиці 6 проводимо таким чином:

— у графі 9 зазначаємо код категорії застрахованої особи, що відповідає лікарняним (наприклад, 29);

— у графі 11 — місяць, на дні якого припадає тимчасова непрацездатність;

— відсторновані суми оплати днів тимчасової непрацездатності наводимо в графах 17 і 18 зі знаком «мінус», а ЄСВ з них зі знаком «мінус» у графі 21.

**** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

Як бачимо, нічого складного. Але тут потрібно врахувати ще один важливий нюанс.

Сторнування лікарняних/декретних може призвести до того, що в місяці, за який вони нараховані, фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою за мінзарплату.

Пояснимо. Так, у місяці, коли було виявлено помилку з лікарняним, ми виключаємо суму надміру нарахованих лікарняних з персоніфікованих даних працівника за місяць, у якому вони були нараховані. Унаслідок проведення такого перерахунку база нарахування ЄСВ за місяць нарахування лікарняних може виявитися меншою за розмір мінімальної заробітної плати. У такому разі необхідно буде розрахувати ЄСВ-різницю за минулий період, донарахувати на неї ЄСВ і відобразити отримані суми у Звіті з ЄСВ. Зараз розповімо, як це зробити.

У таблиці 6 Звіту з ЄСВ за місяць, у якому здійснюємо сторнування лікарняних / розраховуємо ЄСВ-різницю, потрібно ввести ще один рядок на нарахування додаткової бази за місяць хвороби.

І тут виникає запитання: який код типу нарахувань (КТН) використовувати для графи 10: «2» (донарахування додаткової бази за минулий період) чи «13» (нарахування додаткової бази)?

У цьому випадку додаткова база з ЄСВ відображатиметься в поточному місяці за попередній період не тому, що її забули зазначити минулого місяця (і відповідно сплатити з неї ЄСВ), а тому, що відкрилися нові обставини, які спричинили її появу.

Тому, на наш погляд, таку додаткову базу до таблиці 6 ЄСВ-звіту потрібно показувати з кодом типу нарахувань (КТН) «13» (графа 10), як звичайну додаткову базу ЄСВ, незважаючи на те, що вона зазначається за попередній місяць.

У цьому випадку в результаті сторнування лікарняних виходить, що дохід працівниці за лютий становить 2950 грн., що менше мінімальної бази ЄСВ. Таким чином необхідно визначити додаткову базу з ЄСВ. Вона становитиме: (4173 - 2950) = 1223 грн. ЄСВ, нарахований на додаткову базу, — 269,06 грн.

Таким чином, у таблиці 6 Звіту з ЄСВ за жовтень на працівницю Петрову А. А. мають бути заповнені 3 рядки.

У першому рядку відображаємо суму її заробітної плати за жовтень (у загальному порядку).

У другому рядку показуємо сторновані суми лікарняних за лютий. У графі 9 зазначаємо код категорії застрахованої особи, що відповідає лікарняним (29). У графі 11 — 02.2019. Відсторновані суми лікарняних (1450,00 грн.) наводимо в графах 17 і 18 зі знаком «мінус». Графу 13 не заповнюємо. У графі 21 ставимо суму ЄСВ зі знаком «мінус» (319,00 грн.).

У третьому рядку показуємо суму різниці між розміром мінімальної заробітної плати і фактично нарахованим доходом за лютий. При цьому у графі 10 «КТН» ставимо 13; у графі 11 ставимо 02.2019. У графі 19 — 1223,00. У графі 21 — 269,06.