Как отразить в ЕСВ-отчете отсторнированные больничные

* Статья «Безупречный больничный: проверяем правильность заполнения».

Если ошиблись самостоятельно

Для примера возьмем ситуацию, когда бухгалтер самостоятельно обнаружил ошибку в уже профинансированном ФСС больничном.

Хорошо, если ошибку еще можно исправить (например, ошибку в заполнении больничного). Ну а если нет? Например, работник отказывается заниматься исправлением больничного листа.

Больничный лист с неисправленной ошибкой с учетом требований Закона № 1105** не подтверждает временную нетрудоспособность работника. А значит, оплате не подлежит. В свою очередь, это будет означать, что средства, которые были получены на финансирование этого больничного, ФСС надо вернуть.

** Закон Украины «Об общеобязательном государственном социальном страховании» от 23.09.99 г. № 1105-XIV.

*** Порядок финансирования страхователей для предоставления материального обеспечения застрахованным лицам в связи с временной потерей трудоспособности и отдельных выплат пострадавшим на производстве за счет средств Фонда социального страхования Украины, утвержденный постановлением правления Фонда социального страхования Украины от 19.07.2018 г. № 12.

При этом в случае выполнения всех трех перечисленных ниже действий штрафные санкции к работодателю не применяются (см. письмо ФСС от 27.06.2019 г. № 1322-11-4) .

Итак, в данном случае надо:

1) перечислить органу ФСС всю сумму пособия по временной нетрудоспособности, не подтвержденную больничным (естественно, речь идет о той части больничных, которая финансируется ФСС);

2) одновременно с перечисленными средствами в письменном виде уведомить орган ФСС о факте выявления ошибки (направить в ФСС письмо-пояснение относительно причин возврата страховых средств);

3) если работник согласен вернуть больничные, то такую ошибку надо исправить в Отчете по ЕСВ.

Учтите. Если, например, больничные переплатили по вине бухгалтера и при этом работник полученные средства возвращать не согласен, а предприятие будет погашать задолженность за счет собственных средств (или их компенсирует предприятию виновное в ошибке лицо — бухгалтер), тогда в Отчете по ЕСВ исправления не показываем.

Если ошибку выявил ФСС при проверке

А если ситуация с профинансированным ФСС больничным «дождалась» проверки и представители ФСС сами обнаружили ошибку в больничном? В этом случае штрафных санкций за такое нарушение избежать вряд ли удастся .

Так, нарушение порядка использования страховых средств согласно абз. 1 ч. 6 ст. 15 Закона № 1105 грозит страхователю штрафом в размере 50 % суммы средств, использованных с нарушением установленного порядка. И конечно же, всю неправомерно израсходованную сумму страховых средств надо в полном объеме возместить фонду.

Кроме того, за нарушение порядка использования средств ФСС на виновных должностных лиц / ФЛП-работодателя будет наложен админштраф в размере от 8 до 15 ннмдг (от 136 до 255 грн.) — согласно ч. 1 ст. 165⁵ КоАП.

Как отсторнированные больничные отразить в Отчете по ЕСВ

Если работник согласен вернуть ранее полученные больничные, то в этом случае такой возврат влечет за собой уменьшение начисленных работнику сумм и соответственно уменьшение начисленного ЕСВ. Все эти корректировки нужно отразить в Отчете по ЕСВ того отчетного периода, в котором произошло сторнирование больничных.

Так, если возникла необходимость в текущем отчетном периоде откорректировать сумму больничных, отраженных в прошлых отчетных периодах, в связи с выявленной ошибкой, то такую корректировку в таблице 6 проводим следующим образом:

— в графе 9 указываем код категории застрахованного лица, соответствующий больничным (например, 29);

— в графе 11 — месяц, на дни которого приходится временная нетрудоспособность;

— отсторнированные суммы оплаты дней временной нетрудоспособности приводим в графах 17 и 18 со знаком «минус», а ЕСВ с них со знаком «минус» в графе 21.

**** Порядок формирования и предоставления страхователями отчета о суммах начисленного единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование, утвержденный приказом Минфина от 14.04.2015 г. № 435.

Как видим, ничего сложного. Но тут надо учесть еще один важный нюанс.

Сторнировка больничных/декретных может привести к тому, что в месяце, за который они начислены, фактическая база начисления ЕСВ окажется ниже минзарплаты.

Поясним. Так, в месяце, когда обнаружили ошибку с больничным, мы исключаем сумму излишне начисленных больничных из персонифицированных данных работника за месяц, в котором они были начислены. Вследствие проведения такого пересчета база начисления ЕСВ за месяц начисления больничных может оказаться меньше размера минимальной заработной платы. В таком случае необходимо будет рассчитать ЕСВ-разницу за прошлый период, доначислить на нее ЕСВ и отразить полученные суммы в Отчете по ЕСВ. Сейчас расскажем, как это сделать.

В таблице 6 Отчета по ЕСВ за месяц, в котором производим сторнировку больничных / рассчитываем ЕСВ-разницу, нужно ввести еще одну строку на начисление дополнительной базы за месяц болезни.

И тут возникает вопрос: какой код типа начислений (КТН) использовать для графы 10: «2» (доначисление дополнительной базы за прошлый период) или «13» (начисление дополнительной базы)?

В данном случае дополнительная база по ЕСВ будет отражаться в текущем месяце за предыдущий период не потому, что ее забыли указать в прошлом месяце (и соответственно уплатить с нее ЕСВ), а потому, что открылись новые обстоятельства, приведшие к ее появлению.

Поэтому, на наш взгляд, такую допбазу в таблице 6 ЕСВ-отчета нужно показывать с кодом типа начислений (КТН) «13» (графа 10), как обычную допбазу ЕСВ, несмотря на то, что она указывается за предыдущий месяц.

В данном случае в результате сторнирования больничных получается, что доход работницы за февраль составил 2950 грн., что меньше минимальной базы ЕСВ. Таким образом необходимо определить дополнительную базу по ЕСВ. Она составит (4173 грн. - 2950 грн.) = 1223 грн. ЕСВ, начисленный на дополнительную базу, — 269,06 грн.

Таким образом, в таблице 6 Отчета по ЕСВ за октябрь на работницу Петрову А. А. должны быть заполнены 3 строки.

В первой строке отражаем сумму ее заработной платы за октябрь (в общем порядке).

Во второй строке показываем сторнированные суммы больничных за февраль. В графе 9 указываем код категории застрахованного лица, соответствующий больничным (29). В графе 11 — 02.2019. Отсторнированные суммы больничных (1450,00 грн.) приводим в графах 17 и 18 со знаком «минус». Графу 13 не заполняем. В графе 21 ставим сумму ЕСВ со знаком «минус» (319,00 грн.).

В третьей строке показываем сумму разницы между размером минимальной заработной платы и фактически начисленным доходом за февраль. При этом в графе 10 «КТН» ставим 13; в графе 11 ставим 02.2019. В графе 19 — 1223,00. В графе 21 — 269,06.