Якщо забули нарахувати індексацію

Чому краще виправити?

Індексація зарплати — це мінімальна державна гарантія в оплаті праці. Ненарахування індексації (тобто недотримання мінімальних державних гарантій в оплаті праці) загрожує роботодавцеві штрафом у двократному розмірі мінімальної зарплати, встановленої законом на момент виявлення порушення (у січні — листопаді — 12000 грн, у грудні — 13000 грн), за кожного працівника, щодо якого вчинено порушення (абзац п’ятий ч. 2 ст. 265 КЗпП)*.

* Детальніше про трудові штрафи можете прочитати в статті «Трудові перевірки — 2021: нові розміри штрафів і не тільки» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 4).

Отримують своє і посадові особи роботодавця (ФОП-роботодавці). За таке порушення адмінштраф становить у загальному випадку від 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КпАП).

На давність тут кивати не вийде . У разі порушення роботодавцем законодавства про оплату праці працівник може без обмежень будь-яким строком звернутися до суду з позовом про стягнення належної йому зарплати, тобто всіх виплат, на які працівник має право згідно з умовами трудового договору і відповідно до державних гарантій, установлених законодавством, незалежно від того, чи було здійснено роботодавцем нарахування таких виплат (див. рішення КСУ від 15.10.2013 р. № 8-рп/2013).

Проте опускати руки не варто. Ситуацію рятує ч. 6 ст. 265 КЗпП.

А що з адмінштрафом? У цьому випадку рішення про адмінвідповідальність приймають суди. Отже, стягнення може бути накладене не пізніше ніж через три місяці з дня вчинення правопорушення, а при триваючому правопорушенні — не пізніше ніж через три місяці з дня його виявлення (ст. 38 КпАП).

Невиплата індексації — це порушення триваюче**. Але ми його можемо припинити — виплатити забуту індексацію. Тоді порушення з триваючого перетвориться на разове. А далі є три місяці з моменту здійснення виплати, протягом яких до посадових осіб роботодавця (ФОП-роботодавців) може бути застосована адмінвідповідальність.

** Хоча іноді суди такі порушення визнають разовими (див., наприклад, постанову Чутівського райсуду Полтавської обл. від 11.07.2019 р. у справі № 550/408/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/82982413).

Як виправитися?

Пропонуємо вам розглянути алгоритм виправлення на прикладі.

Крок 1. Визначаємо суму індексації, право на яку мав працівник, але яка йому не була нарахована.

Для цього потрібно (1) знати базовий місяць*** для обчислення суми індексації і (2) мати під рукою таблиці з коефіцієнтами індексації зарплати за кожен місяць, за який індексуємо зарплату. Такі таблиці ми публікуємо для вас щомісячно.

*** Корисні деталі знайдете в статті «Індексація в ситуаціях» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 7).

Згідно з умовами прикладу працівник прийнятий на роботу в листопаді 2020 року. Від базового місяця січня 2019 року сума індексації зарплати:

— за листопад 2020 року становить 68,11 грн (див. «Індексуємо зарплату за листопад 2020 року» // «Бухгалтер 911», 2020, № 46);

— за грудень 2020 року — 70,37 грн (див. «Індексуємо зарплату за грудень 2020 року» // «Бухгалтер 911», 2020, № 50);

— за січень 2021 року — 161,17 грн (див. «Індексуємо зарплату за січень 2021 року» // «Бухгалтер 911», 2021, № 3);

— за лютий 2021 року — 161,17 грн.

Увага! Якщо якісь місяці були відпрацьовані не повністю або працівник був прийнятий на неповний робочий час, то індексацію визначаємо пропорційно відпрацьованому часу****. Якщо було підвищення зарплати, визначаємо, чи не виникло право на різницю індексації.

**** Приклади — у статті «Зарплатна індексація: «неповні» питання» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).

Крок 2. Після того, як суми індексації визначено, складаємо бухгалтерську довідку, в якій зазначаємо їх у розрізі місяців, за які вони розраховані, і загальну суму індексації, що підлягає донарахуванню в місяці виправлення помилки.

Важливо! Бухгалтерська довідка повинна чітко вказувати на те, яка конкретно виплата була донарахована працівникові, за який період, у якій сумі.

Крок 3. У загальному випадку нараховані суми індексації зарплати (Кт 661) відображають за тими ж правилами, що й звичайну зарплату. Тобто відносять до витрат залежно від того, де працює працівник: Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94, 97.

Якщо ж донараховують виплати вже звільненому співробітникові, то витрати списують у Дт 949.

Якщо ж ви здійснюєте в поточному році донарахування сум індексації зарплати за місяці попередніх років, то, незалежно від того, кому належать такі виплати (працівникам чи звільненим), коригуєте сальдо нерозподіленого прибутку/непокритого збитку. Точніше, якщо у вас обліковується нерозподілений прибуток, дебетуєте субрахунок 441, а якщо непокриті збитки — субрахунок 442 (див. лист Мінфіну від 21.12.2016 р. № 31-11410-07-25/36420). Візьміть до відома! На ці ж субрахунки відносять і відповідні суми ЄСВ.

До речі, про ЄСВ. Суму донарахованої індексації включаєте до бази нарахування ЄСВ того місяця, в якому виправляєте помилку. Застосовуєте правила і ставку нарахування ЄСВ, що діють у місяці нарахування суми забутої індексації.

Увага! Навіть якщо ви нараховуєте забуту суму індексації колишнім працівникам, то на таку суму слід нараховувати ЄСВ.

Також ця виплата ввійде до бази оподаткування ПДФО і ВЗ того місяця, в якому вона була фактично нарахована. Ставки застосовуємо ті, які діють на момент нарахування.

Що стосується нової звітності з ПДФО, ВЗ і ЄСВ, то донарахування суми індексації за минулі періоди не призводить до обов’язку коригувати звітність, подану за такі періоди! Їх відображаєте у звіті за той період, в якому індексація була фактично нарахована (в бухобліку) і виплачена (якщо йдеться про ПДФО і ВЗ).

Якщо повернутися до розглянутого нами прикладу, то підприємство відобразить суму індексації в об’єднаній звітності з ПДФО/ВЗ/ЄСВ за 1 квартал 2021 року, а саме:

— у додатку 1 (ЄСВ) за лютий — за найманими працівниками — у загальній сумі заробітної плати за лютий 2021 року, за звільненими працівниками — з КТН 1 у графі 09 з розбиттям за місяцями, за які індексація нарахована;

— у додатку 4 (ПДФО/ВЗ) за лютий — за найманими працівниками — у загальній сумі зарплати за лютий 2021 року з ознакою доходу «101», за колишніми працівниками — як дохід за лютий з ознакою доходу «127».

Як виплатити вже звільненому?

Нам залишилося розібратися з тим, як виплатити нараховану/донараховану суму індексації вже звільненому працівникові.

По-перше, радимо надіслати за адресою колишнього працівника лист з повідомленням про вручення з проханням отримати донараховані суми індексації.

Далі потрібно обговорити з працівником шляхи виплати: перераховуємо на його картку або він приходить отримувати їх готівкою. Пам’ятайте, ст. 24 Закону про оплату праці передбачає, що виплата заробітної плати може здійснюватися через установи банків, поштовими переказами на зазначений ними рахунок (адресу) тільки з особистої письмової згоди працівника з обов’язковою оплатою цих послуг за рахунок роботодавця.

Якщо немає можливості виплатити працівникові зазначені суми, єдиний вихід — їх депонувати. !Увага: всупереч поширеній думці, якщо зарплата працівника була депонована, про закінчення строку позовної давності не може бути й мови. Те, що працівник не отримав зарплату в установлений строк, не позбавляє його права на отримання належної йому суми в інший час. Тому така заборгованість повинна обліковуватися підприємством до її повного погашення. Суми депонованої зарплати, не виплачені на початок року, переносять з реєстрів за попередній рік до реєстру депонованої заробітної плати поточного року.