Если забыли начислить индексацию

Почему лучше исправить?

Индексация зарплаты — это минимальная государственная гарантия в оплате труда. Неначисление индексации (т. е. несоблюдение минимальных государственных гарантий в оплате труда ) грозит работодателю штрафом в двукратном размере минимальной зарплаты, установленной законом на момент выявления нарушения (в январе — ноябре — 12000 грн, в декабре — 13000 грн), за каждого работника, в отношении которого совершено нарушение (абзац пятый ч. 2 ст. 265 КЗоТ)*.

* Подробнее о трудовых штрафах можете прочесть в статье «Трудовые проверки — 2021: новые размеры штрафов и не только» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 4).

Получают свое и должностные лица работодателя (ФЛП-работодатели). За такое нарушение админштраф составляет в общем случае от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КоАП).

На давность здесь кивать не получится . В случае нарушения работодателем законодательства об оплате труда работник может без ограничений каким-либо сроком обратиться в суд с иском о взыскании полагающейся ему зарплаты, т. е. всех выплат, на которые работник имеет право согласно условиям трудового договора и в соответствии с государственными гарантиями, установленными законодательством, независимо от того, было ли осуществлено работодателем начисление таких выплат (см. решение КСУ от 15.10.2013 г. № 8-рп/2013).

Однако опускать руки не стоит. Ситуацию спасает ч. 6 ст. 265 КЗоТ.

А что с админштрафом? В рассматриваемом случае решение об админответственности принимают суды. Следовательно, взыскание может быть наложено не позднее чем через три месяца со дня совершения правонарушения, а при длящемся правонарушении — не позднее чем через три месяца со дня его выявления (ст. 38 КоАП).

Невыплата индексации — это нарушение длящееся**. Но мы его можем прекратить — выплатить забытую индексацию. Тогда нарушение из длящегося превратится в разовое. А дальше есть три месяца с момента осуществления выплаты, в течение которых к должностным лицам работодателя (ФЛП-работодателям) может быть применена админответственность.

** Хотя иногда суды такие нарушения признают разовыми (см., например, постановление Чутовского райсуда Полтавской обл. от 11.07.2019 г. по делу № 550/408/19 // reyestr.court.gov.ua/Review/82982413).

Как исправиться?

Предлагаем вам рассмотреть алгоритм исправления на примере.

Шаг 1. Определяем сумму индексации, право на которую имел работник, но которая ему не была начислена.

Для этого нужно (1) знать базовый месяц*** для исчисления суммы индексации и (2) иметь под рукой таблицы с коэффициентами индексации зарплаты за каждый месяц, за который индексируем зарплату. Такие таблицы мы публикуем для вас ежемесячно.

*** Полезные детали найдете в статье «Индексация в ситуациях» (журнал «Бухгалтер 911», 2021, № 7).

Согласно условиям примера работник принят на работу в ноябре 2020 года. От базового месяца января 2019 года сумма индексации зарплаты:

— за ноябрь 2020 года составила 68,11 грн (см. «Индексируем зарплату за ноябрь 2020 года» // «Бухгалтер 911», 2020, № 46);

— за декабрь 2020 года — 70,37 грн (см. «Индексируем зарплату за декабрь 2020 года» // «Бухгалтер 911», 2020, № 50);

— за январь 2021 года — 161,17 грн (см. «Индексируем зарплату за январь 2021 года» // «Бухгалтер 911», 2021, № 3);

— за февраль 2021 года — 161,17 грн.

Внимание! Если какие-то месяцы были отработаны не полностью или работник был принят на неполное рабочее время, то индексацию определяем пропорционально отработанному времени****. Если было повышение зарплаты, определяем, не возникло ли право на индексационную разницу.

**** Примеры — в статье «Зарплатная индексация: «неполные» вопросы» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 15).

Шаг 2. После того как суммы индексации определены, составляем бухгалтерскую справку, в которой указываем их в разрезе месяцев, за которые они рассчитаны, и общую сумму индексации, подлежащую доначислению в месяце исправления ошибки.

Важно! Бухгалтерская справка должна четко указывать на то, какая конкретно выплата была доначислена работнику, за какой период, в какой сумме.

Шаг 3. В общем случае начисленные суммы индексации зарплаты (Кт 661) отражают по тем же правилам, что и обычную зарплату. То есть относят к расходам в зависимости от того, где работает работник: Дт 15, 23, 91, 92, 93, 94, 97.

Если же доначисляют выплаты уже уволенному сотруднику, то расходы списывают в Дт 949.

Если же вы осуществляете в текущем году доначисление сумм индексации зарплаты за месяцы предыдущих лет, то, независимо от того, кому полагаются такие выплаты (работникам или уволенным), корректируете сальдо нераспределенной прибыли/непокрытого убытка. Точнее, если у вас учитывается нераспределенная прибыль, дебетуете субсчет 441, а если непокрытые убытки — субсчет 442 (см. письмо Минфина от 21.12.2016 г. № 31-11410-07-25/36420). Примите к сведению! На эти же субсчета относят и соответствующие суммы ЕСВ.

Кстати, о ЕСВ. Сумму доначисленной индексации включаете в базу начисления ЕСВ того месяца, в котором исправляете ошибку. Применяете правила и ставку начисления ЕСВ, действующие в месяце начисления суммы забытой индексации.

Внимание! Даже если вы начисляете забытую сумму индексации бывшим работникам, то на такую сумму следует начислять ЕСВ.

Также эта выплата войдет в базу обложения НДФЛ и ВС того месяца, в котором она была фактически начислена. Ставки применяем те, которые действуют на момент начисления.

Что касается новой отчетности по НДФЛ, ВС и ЕСВ, то доначисление суммы индексации за прошлые периоды не приводит к обязанности корректировать отчетность, поданную за такие периоды! Их отражаете в отчете за тот период, в котором индексация была фактически начислена (в бухучете) и выплачена (если речь идет об НДФЛ и ВС).

Если вернуться к рассмотренному нами примеру, то предприятие отразит сумму индексации в объединенной отчетности по НДФЛ/ВС/ЕСВ за 1 квартал 2021 года, а именно:

— в приложении 1 (ЕСВ) за февраль — по наемным работникам — в общей сумме заработной платы за февраль 2021 года, по уволенным работникам — с КТН 1 в графе 09 с разбивкой по месяцам, за которые индексация начислена;

— в приложении 4 (НДФЛ/ВС) за февраль — по наемным работникам — в общей сумме зарплаты за февраль 2021 года с признаком дохода «101», по бывшим работникам — как доход за февраль с признаком дохода «127».

Как выплатить уже уволенному?

Нам осталось разобраться с тем, как выплатить начисленную/доначисленную сумму индексации уже уволенному работнику.

Во-первых, советуем направить по адресу бывшего работника письмо с уведомлением о вручении с просьбой получить доначисленные суммы индексации.

Далее нужно обсудить с работником пути выплаты: перечисляем на его карту или он приходит получать их наличными. Помните, ст. 24 Закона об оплате труда предусматривает, что выплата заработной платы может осуществляться через учреждения банков, почтовыми переводами на указанный ими счет (адрес) только по личному письменному согласию работника с обязательной оплатой этих услуг за счет работодателя.

Если нет возможности выплатить работнику указанные суммы, единственный выход — их депонировать. Внимание: вопреки распространенному мнению, если зарплата работника была депонирована, об истечении срока исковой давности не может быть и речи. То, что работник не получил зарплату в установленный срок, не лишает его права на получение причитающейся ему суммы в другое время. Поэтому такая задолженность должна учитываться предприятием до ее полного погашения. Суммы депонированной зарплаты, не выплаченные на начало года, переносят из реестров за предыдущий год в реестр депонированной заработной платы текущего года.