Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Получайте
новости почтой!


17.03.21
49040 48

Оцифровуем трудовой стаж: пошаговая инструкция

Карина Оганян Консультант, специалист по трудовому праву и оплате труда, кадровый аудитор

То, что так долго обсуждалось последнее время, наконец-то свершилось: Закон Украины № 1217-ІХ от 05.02.2021 года  «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Украины относительно учета трудовой деятельности работника в электронной форме» подписан, опубликован и 10 июня 2021 года вступит в свою законную силу. Закон предполагает прежде всего внесение сведений о трудовом стаже работника в Реестр застрахованных лиц с помощью передачи скан-копий трудовой книжки на Портале электронных услуг ПФУ. О том, как это сделать, пойдет речь ниже:

1. На Портале электронных услуг ПФУ с помощью электронной цифровой подписи  (ЭЦП)  либо через авторизацию с помощью интегрированной системы электронной идентификации (GovID) заходим в личный кабинет (в правом верхнем углу поле «Вход»).

Если вы обычное физическое лицо (работник), то выбирается поле «Физическое лицо». Если вы представляете работодателя (юридическое лицо), то соответственно выбираете поле «Юридическое лицо»

2. В раскрывшемся меню личного кабинета в разделе «Коммуникации с ПФУ» выбираем подраздел «Ведомости про трудовые отношения»(рис.1)

image(4).png

3. Перед тем как внести скан-копии система выдает краткую инструкцию, где изложены основные требования к трудовой книжке (рис.2)

image(1).png

Сканировать можно либо отдельно каждую страницу в формате JPG, либо всю книжку в формате PDF. Сканирование производится в цветном формате и размер каждого файла не должен превышать 1МБ. Сканировать нужно все заполненные страницы трудовой книжки (это раздела «Ведомости о работе», «Ведомости о награждениях», «Ведомости о поощрениях» и вкладыши к трудовой книжке).Трудовая книжка должна быть оформлена в соответствии с требованиями Инструкции № 58 от 29.07.1993 года «Об утверждении Инструкции о порядке ведения трудовых книжек работников».

Отсканировать трудовую книжку можно и в «домашних условиях» с помощью смартфона, в котором установлена функция сканирования документов;

4. Далее нажимаем кнопку «Продолжить» и переходим непосредственно к самому разделу загрузки. Если вы зашли как физическое лицо, то в специальном окошке ставите «галочку» о том, что вы даете согласие на обработку персональных данных.

В поле «Скан-копии документов» в опции «Добавить файл» выбираете вид документа «Трудовая книжка или документы о стаже» и загружаете файлы. После загрузки всех файлов для завершения нажимаем кнопку «Подписать и отправить в ПФУ»;

5. После успешного завершения операции система выдаст соответствующее оповещение на экране (рис.3)

image(2).png

6. В последующем вы сможете наблюдать за обработкой вашего обращения в разделе личного кабинета «Мои обращения». А после успешной обработки ПФУ скан-копии трудовой книжки она появится в соответствующем подразделе раздела «Электронная трудовая книжка» (рис.4)

image(3).png

 

 

 

 

Бухгалтер 911 подчеркивает: содержание авторских материалов может не совпадать с политикой и точкой зрения редакции. Среди авторов материалов, которые публикуются, есть не только представители редакционной команды.

Информация, представленная в конкретной публикации, отражает позицию автора. Редакция не вмешивается в авторские материалы, не редактирует тексты и, следовательно, не несет ответственности за их содержание.

Комментарии
  • Лайфхак
17.03.21 14:38

Отсканировали все заполненные страницы трудовой книжки и отправили в ПФУ. На что получили отказ - "вы прислали не все страницы трудовой книжки". Пришлось сканировать все заполненные и незаполненные страницы - только тогда приняли)

Ответить
  • Карина
17.03.21 14:47

Лайфхак, странно , у меня другой опыт 

Ответить
  • Карина
17.03.21 14:44

 Лайфхак, У меня приняли с первого раза все заполненные страницы, пустые я не сканировала.На обработку моего  обращения ушло 2 дня 

Ответить
  • Виктория
05.04.21 10:13

Карина, а те данные, что вы вносили, добавились в электронную трудовую книжку?

Ответить
  • Лайфхак
17.03.21 14:48

Карина, повезло) Зависит от специалиста, который рассматривает обращение.
На обработку моего обращения ушло 20 минут.

Ответить
  • Татьяна
17.03.21 15:23

А как предприятию направлять сканы трудовых книжек работников?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
17.03.21 20:29

Татьяна, Работодатели обязательно сканируют согласие застрахованного лица на обработку персональных данных и предоставляют ее в одном пакете с сканированной трудовой книжкой. Рекомендуемое название файла Согласия должно содержать НННННННННН_ zgoda.jpg (.pdf), где НННННННННН - идентификационный номер застрахованного лица/
Рекомендуемое  название файла трудовой книжки должно содержать  НННННННННН_ЛС_ПС.jpg(.pdf), где НННННННННН – идентификационный номер застрахованного лица; ЛС – номер левой страницы трудовой книжки, начиная с 02; ПС - номер правой страницы трудовой книжки, начиная с 03; первый разворот, где содержится ФИО, должен иметь значение  ЛС_ПС равное 00_01.


 


Для   подачи скан-копий  заходим на Портал ПФУ как юридическое лицо (или ФОП) в раздел «Коммуникации с ПФУ» в подраздел «Предоставление скан-копий трудовой книжки работника».


  В раскрывшемся поле работодатель заполняет ФИО работника и его ИНН (10 цифр). Далее, в том же поле, загружаются сканы  подписанного согласия на обработку персональных данных и файлы скан-копий трудовой книжки работника. И нажимаем кнопку «Отправить в ПФУ». После чего появится сообщение об успешном завершении операции.



 

Ответить
  • *123*
22.03.21 16:58

Kadrovik-praktik, спасибо за консультацию, но , к сожалению, уже нет подраздела "Предоставление скан-копий трудовой книжки работника". Сегодня заходила как юрлицо,  в разделе "Комунікаціїї з ПФУ"  есть "Відомості про трудові відносини працівника", отправить только сканы трудовой не получилось, а пока я заполняла  "записи про трудову діяльність", меня выбросило по причине "ваше время истекло".  Попробую в другой день, может появится нужный подраздел.

Ответить
  • Спец
17.03.21 19:05

Отправлял 3 раза .Безрезультата.Звонил ,Медірент ,адміністратору ,без толку ,пошел в ПФУ и сдавал все по старому. 

Ответить
  • Инна
18.03.21 10:55

А что должно стать результатом обработки? Они проверяют есть ли ошибки в записях? Это как-то отразится в страховом стаже( то есть года до персонификации , которые только по трудовой можно зачесть в стаж)? И тогда все, чьи трудовые книжки оцифрованы смогут узнать точно свой страховой стаж полный? 

Ответить
  • Инесса
18.03.21 12:59

Инна,наверняка эти сканы никак не повлияют на подсчет страхового стажа сегодня. Так и будет все считаться по-старому с 07.2000г.  Вся эта сканированная лабуда будет висеть мертвым грузом до срока выхода на пенсию. Вот тогда и "всплывут" все ошибки и прочие сюрпризы для будущего пенсионера при их "пристальном" рассмотрении.

Ответить
  • Владимир
18.03.21 11:46

Внёс данные трудовой, справку по з/плате за сов.период,и оказалось,что расчетная величина будущей пенсии до внесения данных (данные с 2000 года страхового стажа) и после внесения уменьшилась.

Ответить
  • Инесса
18.03.21 12:50

Владимир,значит Вам не совсем выгодно добавлять данные по справке до 2000г.

Ответить
  • Инесса
18.03.21 12:49

Подскажите, а где в заявлении на призначення пенсии указывать, что заявитель желает учесть 5лет по справке до 2000г. с указанием конкретного интервала?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
18.03.21 22:40

Инесса, Разработанная форма заявления  этого не предусматривает. Если заявитель желает учесть 5 лет стажа по справке  до 2000 года он просто подает эту справку и она будет обязательно учтена при расчете пенсии. О приеме этой справки работник ПФУ укажет в перечне принятых от вас документов.

Ответить
  • Инесса
19.03.21 11:08

Kadrovik-praktik,мне не совсем понятно,как на практике ориентируется работник ПФУ,если моя справка выдана,например, за период 6-7 лет и в нем я хочу выбрать выгодный мне интервал в 5 лет не с первого месяца года. Я же  должна указать это где-то?
Диагностирует ли расчетная программа ПФУ автоматически оптимальный период до 07.2000г в 5 лет при наличии несколько справок с разных предприятий (основное место работы+совместительство) за период больше 5лет?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
21.03.21 11:20

Инесса, Рассчитать оптимальный период по справке (справкам) о заработной плате и выбрать оттуда "выгодные месяца" это обязанность ПФУ. Конкретные нюансы  расчета вам разъяснит исключительно работник ПФУ на личном приеме и ответит на интересующие вопросы...

Ответить
  • Володимир Іванович
18.03.21 14:05

Відпрацював 25 років трактористом вийшов на
пенсію в 2015році,призначили пенсію 1127 гривень,при мінімалці 999 гривень.Сьогодні отримую мінімалку, скажіть будь ласка,де справедливість.
Обідно за те що тракторист в колгоспі працював
24години а рахували один робочий день.

Ответить
  • Марiя
18.03.21 19:26

17 рокiв не записав ЧП стажу.Що порадите?0500278227.

Ответить
  • Kadrovik-praktik
18.03.21 19:51

Марiя,  Напишіть мені, будь ласка, докладніше про Вашу ситуацію на електрону адресу - praktikkadrovik@gmail.com і я спробую Вам допомогти.

Ответить
  • Людмила
19.03.21 15:47

В трудовой книжке на титульной странице практически не видно печать. Трудовая книжка выдана в 1985 г. Предприятие изменило название. Подскажите, пожалуйста, что нужно делать в такой ситуации

Ответить
  • Kadrovik-praktik
20.03.21 00:35

Людмила, В вашем случае можно только взять письмо от предприятия и копию распорядительного документа о смене названия (приказ, распоряжение, решение акционеров и т.п.)

Ответить
  • Инесса
19.03.21 17:08

Людмила,официальное письмо от предприятия о смене наименования должно помочь.

Ответить
  • Татьяна
22.03.21 15:34

Я подала скан трудовой и згоду на обработку перс.данніх, статус заяви- виконано. А стаж по сотруднику при заказе довидки про загальний трудовой и страховий стаж, як були з 01.01.2004 так и остались, никакие периоді не добавились соглано сканов трудовой. В какой срок ПФУ обработает данные и внесет их в систему? Есть какие то сроки?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
22.03.21 23:14

Татьяна, Никаких сроков на сегодняшний день нет(

Ответить
  • Елена
22.03.21 17:43

Подскажите.
Подала скан трудовой еще прошлым летом. В разделе "записи труд.книжки" появилась информация только с 01/01/1998г а не с моей первой записи - 01/11/1991г. И стаж тоже посчитан только с 1998 года.
Файл сканкопии моей трудовой есть в соответсвующем разделе.Так и должно быть или ПФУ не провел (забраковал) сведения до 1998года?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
22.03.21 23:16

Елена, Скорее всего оцифрованные трудовые книжки так и будут висеть "мертвым грузом" до выхода человека на пенсию

Ответить
  • Татиана
23.03.21 09:06

Kadrovik-praktik, а при выходе на пенсию, ПФонду  может где-то  какая-то печать не понравиться или запись;  и зачем тогда всё это сканирование??? Мартышкин труд.

Ответить
  • Наталія
24.03.21 13:26

 Підкажіть, роботодавець повинен передавати відскановані Згоду на обробку ПД + Трудова, чи ще довідки з інших місць роботи працівника(якщо працівник приніс таку довідку)

Ответить
  • Kadrovik-praktik
24.03.21 14:14

Наталія, Так, роботодавцю необхідно передавати відскановані Згоду на обробку ПД та трудову книжку. Довідки з інших місць роботи передаються у разі виникнення потреби та за запитом ПФУ

Ответить
  • Наталія
24.03.21 14:18

Kadrovik-praktik,дякую, уточніть для чайника)) довідки в разі потреби передаються роботодавцем чи особисто працівником?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
24.03.21 20:37

Наталія, У роз"ясненнях ПФУ довідки входять до переліку документів, які передаються або робітником особисто , або роботодавцем до ПФУ, але при цьому немає уточнення яких саме. Тому варто почекати більш детальніх офіційних роз"янень з цього питання. На тепе

Ответить
  • Світлана
26.03.21 14:42

Робітник лютий 21р. і березень 21 р. у відпустці без збереження зплати. 31 березня увольняється. передавати скан копіі по цьому робітнику в ПФУ.

Ответить
  • Kadrovik-praktik
26.03.21 18:35

Світлана, Закон набирає чинності 10 червня 2021 року, до цієї дати передавати скан-копії не обов"язково

Ответить
  • Просто я
24.05.21 19:15

Подскажите,  в раздел ведомости про труд.деят. помимо трудовой скарированной нужно ли дублировать вмп записи заполняя верхнюю часть, которая заполняется в ручную. Нужно ли туда подтягивать дипломы? В трудовой написан номер диплома и ВУЗ

Ответить
  • Ольга
01.06.21 20:20

Подала в личном кабинете заявление на пенсию, пришел ответ,с пометкой" Помилкова".Как жто понимать??? У меня пенсия по Списку 1.Оформление делала "по возрасту".Может,нужно было оформление делать"выслуга" Не знаю,что и думать с присланным ответом.Помогите пожалуйста.

Ответить
  • Kadrovik-praktik
30.06.21 15:38

Ольга, Вам нужно уточнять в региональном ПФУ всю информацию, єто только там смогут ответить

Ответить
  • ЛБ
10.06.21 11:48

Вопрос с точки зрения работника: как проверить правильность внесения данных кадровиками предприятия? 

Ответить
  • Kadrovik-praktik
30.06.21 15:37

ЛБ, Проверить соответствует ли заполнение книжки Инструкции № 58

Ответить
  • ЛБ
10.06.21 11:51

И как проверить работнику внесена ли его вся трудовая деятельность в реестры ПФУ?

Ответить
  • Наталья
10.06.21 13:51

Згоду на обробку ПД писать на имя пенсійного фонду или роботодавця?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
30.06.21 15:35

Наталья, На того, хто буде обробляти ці дані - на ПФУ

Ответить
  • Наталья
10.06.21 15:42

Почему пишет неверный формат файлов?

Ответить
  • Kadrovik-praktik
30.06.21 15:32

Наталья, Такое бывает. Попробуйте конвертировать файлы в другой формат или сделайте еще одну попытку позже.

Ответить
  • Олена
28.08.21 15:13

Подскажите, пожалуйста, в инструкции написано, что один файл не должен превышать 1 Мб. Но если отсканировать всю трудовую книжку, это же намного больше чем 1Мб. Что имеют в виду: один файл не больше 1Мб? 

Ответить
  • Олег
16.09.21 17:04

Здравствуйте. Подскажите пожалуйста-С 2008 по 2016 был ФОпом, данные в электронной трудовой книжке отсутствуют. как и что надо внести через кабинет пользователя?

Ответить
  • Геннадий
06.10.21 18:23

Что написать в разделе сведения о работодателе с которым имеются трудовые отношения работнику который сейчас не работает и хочет внести скан копии страниц трудовой книжки?

Ответить
  • Татьяна
14.01.22 12:22

Добрий день. Підкажіть будь ласка, якщо відомості про трудову діяльність працівника занесено до порталу  ПФУ (скановані сторінки трудової книжки), то як можливо додавати інформацію про зміну відомостей про прийом на роботу, переведення на іншу роботу? Сканувати сторінки на яких були зміни та знову занести їх до ПФУ?

Ответить
Спасибо, что читаете нас Войдите и читайте дальше
Для того, чтоб распечатать текст необходимо оформить подписку
copy-print__image
Данная функция доступна только
авторизованным пользователям