Топливо по талонам: нюансы использования схемы

Несколько слов о талонах. Талон согласно разд. 3 Инструкции № 281* представляет собой специальный талон, приобретенный по условиям и отпускной цене обусловленного номинала, подтверждающий право его владельца на получение на АЗС фиксированного количества нефтепродукта определенного наименования и марки, которые обозначены на нем.

* Инструкция о порядке приема, транспортировки, хранения, отпуска и учета нефти и нефтепродуктов на предприятиях и организациях Украины, утвержденная приказом Министерства топлива и энергетики Украины, Министерства экономики Украины, Министерства транспорта и связи Украины, Государственного комитета Украины по вопросам технического регулирования и потребительской политики от 20.05.2008 г. № 281/171/578/155.

Также в этой Инструкции (а именно в п.п. 10.3.3) указано, что форму, содержание и степень защиты бланков талонов устанавливает эмитент талона. При этом необходимыми элементами талона являются его серийный и порядковый номера.

При использовании талонов предприятие и поставщик заключают договор. В нем они, среди прочего, указывают: (1) марку и вид топлива, которое будет поставляться; (2) стоимость топлива (при этом цена является окончательной и не подлежит пересчету); (3) способ получения («по талонам»); (4) перечень АЗС, отпускающих топливо (такой перечень приводят в приложении к договору); (5) момент перехода права собственности на топливо; (6) срок действия талонов и действия сторон по истечении такого срока.

Характерной особенностью использования талонов является перечисление покупателем топлива предоплаты. Причем во исполнение требований п. 10 Правил № 1442** расчеты в таком случае осуществляются исключительно через учреждения банков.

** Правила розничной торговли нефтепродуктами, утвержденные постановлением КМУ от 20.12.97 г. № 1442.

Переход права собственности: возможные варианты. Как вы, должно быть, заметили, в договоре между поставщиком и покупателем топлива стороны оговаривают момент перехода права собственности на топливо. От того, когда именно он состоится, зависят некоторые аспекты построения договорных отношений и документального оформления таких операций. Рассмотрим варианты.

Вариант 1: право собственности переходит к покупателю уже в момент получения талонов (после перечисления предоплаты). Одновременно с этим на весь объем топлива выдают расходную накладную.

Далее топливо остается на ответственном хранении у продавца до момента предъявления талонов. Передача на хранение оплаченного топлива происходит путем подписания между покупателем и продавцом акта приема-передачи и выдачи покупателю талонов соответствующего номинала на весь объем оплаченного топлива.

Одновременно составляется двусторонний акт передачи этого топлива на хранение АЗС.

Также по первому событию (которым является перечисление предоплаты за топливо) составляется и регистрируется налоговая накладная на весь объем топлива.

Вариант 2: право собственности на топливо к покупателю переходит в момент фактической заправки автомобиля.

Этот вариант более проблемный. Почему? Потому, что с налоговой накладной проблем, в принципе, возникнуть не должно (как и в первом варианте, ее составляют по факту получения предоплаты), а вот с расходной накладной все по-другому… Формально оформлять ее в таком случае нужно по каждому факту передачи топлива, что, сами понимаете, очень проблематично .

В любом из вариантов АЗС обычно обеспечивают выдачу покупателю чека РРО в момент заправки автомобиля, в котором указывают в качестве оплаты «Талоны».

Не использовать РРО налоговики разрешают (письмо от 12.03.2016 г. № 5315/6/99-99-03-03-15) только при отпуске: (1) оптовых партий топлива, расчеты за которые осуществлены путем безналичного перевода средств со счета на счет или путем взаимозачета, и (2) топлива, которое находится на ответственном хранении, при условии, что такой отпуск осуществляется из емкостей, специально предназначенных для хранения и отпуска оптовых партий топлива. Но последний вариант на практике встречается крайне редко…

Бухгалтерский учет. В Инструкции № 291*** насчет оплаченных топливных талонов есть прямое указание — их следует учитывать на субсчете 203 «Топливо».

*** Инструкция о применении Плана счетов бухгалтерского учета активов, капитала, обязательств и хозяйственных операций предприятий и организаций, утвержденная приказом Минфина от 30.11.99 г. № 291.

При этом для их учета логично открыть отдельный аналитический счет (к примеру, 203/Талоны). После использования талонов в таком случае будут корреспондировать разные аналитические счета субсчета 203. Например, Дт 203/Бензин А-95 — Кт 203/Талоны.

Полученные талоны нужно отразить в реестре аналитического учета (ведомости или журнале), где фиксируют поступления талонов и их выдачу водителю под подпись.

В этом же реестре можно предусмотреть графу, в которой водитель будет отчитываться об использовании полученных талонов (в частности, будут указаны предоставленные работником чеки РРО). Такие чеки можно приложить к этой ведомости.

Также целесообразно организовать забалансовый учет талонов. Для этого подойдет счет 08 «Бланки строгой отчетности».

Списание топлива на расходы происходит, как правило, на основании путевых листов (по свободной форме) или других первичных документов, разработанных предприятием самостоятельно.

Потерян талон: как быть? Этот вопрос встречается достаточно часто. Итак, талон был потерян работником. При этом сам он не помнит, был ли тот использован (если да, то в таком случае потерян и чек с заправки).

В первую очередь в таком случае нужно выяснить с поставщиком топлива, был ли талон использован на АЗС. И здесь два варианта.

Если талон использован не был, то можно попытаться его аннулировать. Вообще же порядок действия сторон в таком случае желательно прописать в договоре, ведь если этого не сделать, то тогда остается надеяться лишь на порядочность поставщика.

Если же талон все-таки использован, остается проблема с потерянным чеком.

Здесь следует учесть то, что, во-первых, чек не является первичным документом, а во-вторых, он не является единственным документальным подтверждением факта заправки автомобиля на АЗС. Поставщики топлива, как правило, заполняют и предоставляют покупателям ведомость отоваренных талонов. Покупатель проводит соответствующие записи в своем учете в том числе на основании этого документа.

Но все же есть определенный риск с НДФЛ и военным сбором, поскольку фактически водитель в рассматриваемой ситуации не сможет подтвердить факт использования переданных ему талонов. А налоговики, как правило, в качестве подтверждающих документов видят в похожих ситуациях только оригиналы чеков .

Так что терять чеки крайне нежелательно…

А если попытаться восстановить чек? Сразу обращаем ваше внимание на то, что выдача дубликата фискального чека нормами действующего законодательства не предусмотрена.

Но можно пойти «другим путем». Так, ГУ ГФС в Одесской области в свое время (в письме от 21.12.2015 г. № 7399/9/15-32-22-06-07) советовало в таком случае обращаться к продавцу с просьбой предоставить копию фискального чека из контрольной ленты РРО****.

**** Больше подробностей на тему вы могли найти в материале «Если потерялся фискальный чек» в журнале «Бухгалтер 911», 2018, № 9.

Но здесь, как говорится, попытка не пытка . Друге дело, что даже если продавец окажется эталоном доброты и пойдет вам навстречу, то полученная копия фискального чека — еще не панацея от всех бед . Налоговики подобным великодушием не отличаются, а потому, скорее всего, претензии к такой копии у них возникнут. К слову, полученную копию рекомендуем заверить у продавца (с помощью надписи «Копия верна» и подписи должностного лица, а также печати — при ее наличии).

Радует в этом случае хотя бы то, что чек в рассматриваемой ситуации не является заменителем налоговой накладной в целях НДС-учета, потому за налоговый кредит по НДС можно не беспокоиться.