Если потерялся фискальный чек

Начнем с того, что распечатка именно дубликата фискального чека в случае его утери функциями РРО и нормами действующего законодательства не предусмотрена.

Но! Информация о проведенных расчетных операциях есть в контрольной ленте РРО. Согласно ст. 2 Закона о РРО контрольная лента — копии расчетных документов, последовательно сформированных регистратором расчетных операций, которые напечатаны или созданы в электронной форме таким регистратором, а также копии фискальных отчетных чеков в случае создания контрольной ленты в электронной форме.

Поэтому в случае утери кассового чека в свое время фискалы ГУ ГФС Одесской области в письме от 21.12.2015 г. № 7399/9/15-32-22-06-07 рекомендовали обращаться к продавцу с просьбой предоставить копию фискального чека из контрольной ленты РРО. При этом налоговики обращают внимание на то, что Закон об РРО не обязывает продавца выдавать вам такую копию чека.

Если продавец согласится выдать вам такую копию, то попросите его заверить сделанную копию (ставится надпись «копия верна», подпись должностного лица, печать предприятия (при ее наличии)).

Но будет ли такая копия надлежащим подтверждающим (расчетным) документом? Если вы не хотите иметь проблем с налоговиками — тогда нужно действовать по правилам, предусмотренным п. 44.5 НКУ для восстановления документов, а именно уведомить контролирующий орган по месту учета об утрате документов. На их восстановление (по сути, получение копии и будет их восстановлением) вам отводится 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления сообщения.

Если же налоговиков не уведомить — претензии могут быть даже к заверенной копии чека. Здесь многое зависит от лояльности проверяющих. Чем может грозить предприятию не признание копии фискального чека? Прежде всего тем, что налоговики не признают возмещения расходов подотчетному лицу по такому документу. А отсюда возможны штрафы за нарушение кассовой дисциплины, предусмотренные Указом Президента от 12.06.95 г. № 436/95:

— за превышение срока использования выданной под отчет наличности — в размере 25 % от суммы, выданной под отчет;

— за проведение расчета с подотчетным лицом без наличия подтверждающих документов под авансовый отчет — 100 % от выданной под отчет суммы.

Также сумма, которая получена в качестве аванса в подотчет и не возвращена в срок, должна включаться в налогооблагаемый доход физлица (п. 170.9 НКУ) с удержанием НФДЛ и военсбора. Кроме того, в этом случае могут не признать и расходы, отраженные на основании чека, и налоговый кредит (если на основании чека-копии показали налоговый кредит).