Возврат и обмен товара: правила учета

Основания для возврата

Начнем с того, что причины для возврата товара могут быть самыми разными. Может возвращаться как качественный товар, так и товар, к которому есть претензии. Возврат может происходить по инициативе как покупателя, так и продавца.

Чаще всего возврат товара происходит по инициативе покупателя. Поэтому подробнее рассмотрим основания для такого возврата.

В одностороннем порядке «просто так» взять и вернуть принятый товар продавцу покупатель не может. Так, согласно ст. 188 ХКУ изменение или расторжение хозяйственных договоров в одностороннем порядке не допускается, если (!) иное не предусмотрено законом или договором.

Вместе с тем покупатель вправе вернуть товар (независимо от того, есть соответствующая оговорка в договоре или нет), если продавцом нарушены договорные условия. Например, товар оказался некачественным/некомплектным/на него нет документов и т. п. (ст. 268, 270 ХКУ, ч. 2 ст. 666 ГКУ, ч. 1 ст. 670 ГКУ, ч. 2 ст. 672 ГКУ, ч. 2 ст. 678 ГКУ, ч. 2 ст. 684 ГКУ).

Кроме того, покупатель может вернуть товар, даже если к самому товару нет претензий (т. е. поставляется товар надлежащего качества согласно условиям договора), если такое право покупателя стороны сами закрепили в договоре (см. выше). Например, договором может быть предусмотрено право возврата товара покупателем (на определенных условиях), если он ему не понравится, не пользуется спросом у его покупателей и т. п.

Отдельно стоит обратить внимание на ситуацию с возвратом по надлежащим образом исполненным договорным обязательствам. Товар поставлен, принят, оплачен, но потом покупатель передумал, а продавец не возражает против такой «передумки».

Согласно ст. 653 ГКУ стороны не вправе требовать возврата выполненного ими по обязательствам до момента изменения или расторжения договора, если иное не предусмотрено договором или законом. Поэтому если в договоре не было оговорки о возможности вернуть товар после его поставки/приема и оплаты (подчеркнем — товар надлежащего качества), то формально возврат товара нужно рассматривать как обратную продажу (а не как возврат), т. е. сторонам нужно заключить на эту операцию новый договор купли-продажи. Чтобы этого избежать, лучше до момента возврата товара внести соответствующую оговорку в договор.

Если же оговорка о возможности возврата товара после исполнения сторонами обязательств в договоре есть, то возврат товара рассматриваем как обычный возврат.

Ну и если возврат оплаченного товара происходит в связи с невыполнением условий договора (например, товар оказался ненадлежащего качества), то в этом случае нельзя считать встречные обязательства надлежащим образом выполненными. Поэтому ст. 653 ГКУ в этом случае не будет работать — операцию возврата также рассматриваем как обычный возврат (а не как новую поставку).

Кроме того, ст. 652 ГКУ закреплено право сторон расторгать договор в связи с существенными изменениями обстоятельств (не путать с форс-мажором).

Стоит отметить, что инициатором возврата товара может стать и сам продавец, если договоренности нарушил сам покупатель. Скажем, просрочил оплату за товар, право собственности на который согласно договору переходит по оплате.

Свои особенности имеет и возврат гарантийного товара, но эта тема для отдельной статьи.

Документальное оформление

Возврат товара, как правило, оформляется накладной (типовая форма М-11, утвержденная приказом Минстата от 21.06.96 г. № 193 (обычно с надписью «Накладная на возврат»)), ТТН (если требуется ее оформление), актом приемки-передачи товара. Если товар будет забирать сам поставщик со склада покупателя, то нужна также доверенность на получение ТМЦ.

Если возврат происходит по причине претензий к самому товару (нарушены условия договора), покупатель направляет поставщику претензию. Обычно условия возврата / порядок его документального оформления для этого случая прописываются в отдельном разделе договора. В случае если подобных оговорок в договоре нет, в такой ситуации порядок возврата определяется согласно актам гражданского законодательства, в частности Инструкции № П-7*, ст. 688 ГКУ (ср. ).

* Инструкция о порядке приемки продукции производственно-технического назначения и товаров народного потребления по качеству, утвержденная постановлением Госарбитража при Совете Министров СССР от 25 апреля 1966 г. № П-7.

Учет возвратов

Бухучет. В бухучете продавца возврат товара отражается с использованием субсчета 704 «Вычеты из дохода» (т. е. делают проводку Дт 704 — Кт 361). У покупателя — обратной записью: Дт 631 — Кт 281.

Налог на прибыль. Все по правилам бухучета. Специальных налоговых корректировок не предусмотрено.

НДС. Ситуация 1. Если происходит возврат НЕоплаченного товара. На дату возврата товара покупателем (под этой датой следует понимать дату отгрузки, указанную покупателем в накладной) продавец составляет расчет корректировки (РК) (датой возврата) и направляет его на регистрацию покупателю (если покупатель — плательщик НДС).

Напомним, что (101.17 ЗІР):

— при полном возврате товаров в гр. 2 РК следует указывать причину корректировки «Повернення товару або авансових платежів»;

— при частичном возврате используем причину корректировки «Зміна кількості». В этом случае на каждую корректируемую позицию в РК заполняют две строки: (1) первой строкой «минусуют» все количество; (2) второй строкой (с новым следующим порядковым номером, которого не было в налоговой накладной (НН)) приводят правильное количество — то, которое у покупателя осталось**.

** Примеры можно посмотреть в статье «Регистрируем РК: дубль № …» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 15).

При этом помним, что продавец вправе уменьшить налоговые обязательства только после регистрации РК покупателем (п.п. 192.1.1 НКУ). При этом определять период для отражения уменьшения обязательств в декларации по НДС продавцу следует с оглядкой на «своевременность/несвоевременность» регистрации покупателем РК (письма ГФСУ от 22.01.2016 г. № 2052/7/99-99-19-03-02-17, от 12.03.2018 г. № 952/6/99-99-15-03-02-15/ІПК).

Но будьте осторожны! С 01.01.2018 г. для «уменьшающих» РК (на покупателя — плательщика НДС) установлен новый срок регистрации — 15 календарных дней, которые отсчитываются со дня получения такого РК покупателем (п. 201.10 НКУ). Однако СЭА под новый 15-дневный срок пока не перенастроили. И «своевременность» отражения «уменьшающего» РК налоговики так и определяют по старым срокам регистрации: в зависимости от того, в какой (первой или второй) половине месяца составлены «уменьшающие» РК . Поэтому при регистрации «уменьшающих» РК будет оптимальным укладываться и в новые, и в старые сроки***. Тогда с периодом для отражения уменьшения НО в декларации вопросов не будет. Ведь уменьшить налоговые обязательства продавец может только строго (!) в соответствующем периоде после регистрации РК в ЕРНН — право переносить уменьшение НО на следующие периоды НКУ не предусмотрено. В декларации по НДС такой РК показываем в стр. 7 со знаком «-» и в таблице 1 приложения Д1.

*** Подробнее об этом моменте см. в статье «Сроки регистрации «уменьшающих» РК: что советуют фискалы» (журнал «Бухгалтер 911», 2018, № 24).

Ситуация 2. Если происходит возврат оплаченного товара. Рассмотрим случай, когда товар возвращают в связи с нарушением условий договора или когда условия договора не нарушены, но право возврата товара на определенных условиях предусмотрено договором.

На какую дату составлять РК в случае возврата оплаченного товара? На первый взгляд однозначно кажется, что на дату возврата товара. Но ведь у нас осталась оплата за товар, поэтому возникает вопрос: имеет ли право продавец на корректировку налоговых обязательств, если оплата за товар не возвращена? Сейчас в ЗІР (101.04) есть консультация, в которой сказано, что если после поставки оплаченного товара происходит его возврат и также подлежат возврату денежные средства, то продавец составляет РК на дату возврата денежных средств, ориентируясь на дату завершающего события.

Но тут еще скользкий момент уже для покупателя. Ведь от него фискалы могут требовать снять налоговый кредит уже в периоде возврата товара продавцу (а не по дате возврата оплаты от продавца).

Поэтому чтобы избежать проблем, лучше сразу (в том же периоде, в котором произошел возврат товара) возвращать деньги покупателю либо договариваться о зачете оплаты в счет других поставок.

Если покупатель — неплательщик НДС. Какие нюансы следует учесть — см. в статье «Корректировки, если покупатель/продавец был/стал неплательщиком НДС» (журнал «Бухгалтер 911», 2016, № 28).

Если хотим взять взамен другой товар

Ситуация 1. Возвращенный товар был ненадлежащего качества, вместо этого товара продавец поставляет аналогичный товар надлежащего качества (точно такого же ассортимента, наименования). В этом случае, если возвращенный «ненадлежащий» товар уже:

1) был оплачен — в бухучете мы это отражаем как возврат товаров и новую поставку товаров. А вот для целей НДС — РК на возврат не составляется, так как первое событие (оплата) сохраняется (в любом случае продавцу поступила оплата за товар, под которую в дальнейшем просто уже происходит поставка «оплаченного» точно такого же товара надлежащего качества);

2) не был оплачен — операцию по замене товаров на другие качественные товары (соответствующего ассортимента) следует рассматривать как две последовательные операции: (1) возврат покупателем «несоответствующих» товаров; (2) поставка предприятием-продавцом товаров соответствующего качества. На дату возврата товара составляется «уменьшающий» РК. На дату поставки товаров «надлежащего» качества — новая налоговая накладная.

Ситуация 2. Вместо возвращенного товара поставляется товар другой номенклатуры.

Тут интерес представляет, как будет проводиться корректировка НДС в таком случае. Сейчас налоговики склоняются к такому варианту (речь идет о ситуации, когда ранее была отгрузка товаров): такую «номенклатурную замену» рассматривают как две отдельные операции (письмо ГФСУ от 10.05.2016 г. № 10328/6/99-99-15-03-02-15, 101.04 ЗІР): (1) возврат старых товаров и (2) поставку товаров новой номенклатуры. И требуют в таких случаях составлять:

1) «уменьшающий» РК — на дату возврата покупателем товара старой номенклатуры;

2) новую НН на товар новой (другой) номенклатуры. Причем такую новую НН составляют:

— на дату отгрузки нового товара, если отгрузка — первое событие, а оплата будет позже;

— на дату возврата товара не той номенклатуры, если до этого имела место оплата, а отгрузка нового товара — второе событие — состоится позже.

Зачет оплаты

Рассмотрим ситуацию, когда происходит возврат оплаченного товара и стороны договариваются о зачете денег в счет будущих поставок или оплаты по другому договору. Интерес тут также представляют особенности корректировки НДС.

Зачет в счет будущих поставок. В этой ситуации, как поясняют налоговики, будет две отдельных операции:

1) возврат товаров, под который (!) на дату возврата (эту дату хотят видеть налоговики) следует составить «уменьшающий» РК. Такой «уменьшающий» РК регистрирует покупатель;

2) новая поставка (деньги обретают статус предоплаты под новую поставку), под которую (!) на дату возврата товара необходимо выписать НН.

Зачет в счет другого договора. Представим, что продавец получил предоплату за товар (договор № 1), а дальше стороны решили расторгнуть этот договор и зачесть деньги в счет оплаты товаров по другому договору (договор № 2). В таком случае, прежде всего, поскольку договор № 1 расторгнут (поставка по нему так и не состоится), составленную по договору № 1 «предоплатную» НН нужно обнулить. Поэтому на дату возврата товаров следует составить «уменьшающий» РК.

А вот составлять или нет еще и новую НН, зависит от того, поставлены товары по второму договору (договор № 2) или нет:

— если товары уже поставлены, тогда на них по первому событию (отгрузке) уже была составлена НН. Поэтому повторно составлять по ним НН (еще и «под» оплату) не нужно;

— если товары еще не поставлены, то на дату подписания допсоглашения предоплата по договору № 1 становится предоплатой по договору № 2. То есть для договора № 2 наступает первое событие. Поэтому на дату возврата прежнего товара, по договору № 2 (по предоплате) нужно составить новую НН. Ведь это уже новая поставка и на нее нужна отдельная НН.