Отключить рекламу

Подпишитесь!


Бухгалтер 911, август, 2019/№33
Печатать

Документы от нерезидента без подписи: быть ли расходам?

Казанова Марина, налоговый эксперт, CAP
Ситуация. Во время загранкомандировки работником были осуществлены следующие расходы:
— оплачены услуги таможенного брокера-нерезидента. Оплата была осуществлена наличными. От брокера работник получил только квитанцию;
— оплачен ремонт автомобиля. В подтверждение предоставленных услуг от нерезидента на электронную почту пришел только инвойс, но без подписи.
Можно ли признавать расходы по таким документам?

Начнем с того, что нужно разделять (1) непосредственно командировочные расходы и (2) расходы, понесенные работником в этой командировке для решения производственных (хозяйственных) вопросов.

Компенсация услуг таможенного брокера, расходов на ремонт авто будет попадать не под командировочные расходы, а под обычные подотчетные суммы для выполнения отдельных гражданско-правовых действий от имени предприятия. То есть и для признания расходов, и для невключения в налогооблагаемый доход работника этих сумм главное — документально подтвердить факт осуществления расходов.

Услуги брокера. Из ситуации следует, что таможенный брокер является нерезидентом. И есть две проблемы.

Первая — услуги были оплачены наличными. При этом п. 16 Положения № 51 устанавливает, что расчеты по ВЭД-операциям осуществляются исключительно через счета в банках. А вот расчеты в наличной форме запрещены. Аналогичный вывод о том, что валютные расчеты между резидентами и нерезидентами по текущим торговым операциям осуществляют только через банки, следует из пп. 28 и 31 Положения №22. Исключения из этого общего правила перечислены в пп. 42 и 43 Положения № 2. Но услуги брокера там не названы. Поэтому наличной валютой за услуги брокера рассчитываться нельзя.

1Положение о мерах защиты и определении порядка осуществления отдельных операций в иностранной валюте, утвержденное постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 5.

2Положение об осуществлении операций с валютными ценностями, утвержденное постановлением Правления НБУ от 02.01.2019 г. № 2.

А вот карточкой (электронным платежным средством) оплатить эти услуги действующее законодательство сейчас разрешает3.

3 Подробнее об этом вы сможете прочесть в статье «Использование карточек для расчетов в ВЭД: новые «опции» (журнал «Бухгалтер 911», 2019, № 29).

Вторая — «на руках» у предприятия только квитанция брокера, не содержащая даже подписи, т. е. обязательного реквизита первичного документа, названного в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете.

В принципе, в частности, п. 15 разд. I Инструкции № 594 (налоговики указывают на то, что и небюджетные предприятия могут ее использовать как вспомогательный документ) указывает, что по командировкам за границу подтверждающие документы оформляются в соответствии с законодательством соответствующего государства. Однако даже если и пользоваться этим пунктом, зачастую доказать фискалам, что документ составлен в соответствии с законодательством другого государства, может быть непросто .

4Инструкция о служебных командировках в пределах Украины и за границу, утвержденная приказом Минфина от 13.03.98 г. № 59.

Учитывая то, что оплата за эти услуги должна была пройти через банковский счет и то, что у предприятия нет надлежащим образом оформленного первичного документа — отражать такие расходы и компенсировать их работнику (не признавая налогооблагаемый доход) достаточно рискованно.

Ремонт автомобиля во время командировки. В качестве документа, подтверждающего факт предоставления этих услуг «на руках» у предприятия, — электронный инвойс, но без подписи.

Минфин (письма от 22.08.2017 г. № 35210-07/23-3364/2658, от 16.02.2017 г. № 31-11410-06-5/4339) признавал инвойс первичным при условии его (1) оплаты и (2) наличия всех обязательных реквизитов из ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете для первичных документов.

Первое условие — подтверждение оплаты инвойса. Если инвойс был оплачен в безналичной форме / корпоративной карточкой, то проблем с подтверждением оплаты нет — ее будет подтверждать выписка банка. Другое дело, если работник расплатился наличкой.

Как мы отметили выше, по общему правилу, находясь в командировке за границей, приобретать ТМЦ и/или услуги для хознужд предприятия работник за наличные не имеет права. Исключения из этого общего правила перечислены в пп. 42 и 43 Положения № 2 (ср. 025069200). А вот они как раз и разрешают юрлицам-резидентам и ФЛП-резидентам проводить расчеты с использованием наличной инвалюты, снятой с собственных текущих счетов, в частности, для оплаты эксплуатационных расходов, связанных с обслуживанием собственных (арендованных, зафрахтованных) транспортных средств за рубежом.

Опять же вопрос с тем, относится ли ремонт к эксплуатационным расходам — не совсем однозначен.

При этом при оплате наличкой опять же не выполняется условие о подтверждении оплаты инвойса.

Второе условие — наличие всех обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете для первичных документов. С этим тоже проблема. Инвойс не содержит подписи (обязательного реквизита первичного документа), а потому он не может считаться полноценным первичным документом.

Да, в международной практике допускается применение счетов (Invoice) без подписи лица. Но одобрят ли такой «прогресс» фискалы?

Хотя можно все же побороться за расходы. Если инвойс (1) был оплачен в безналичной форме / корпоративной карточкой (т. е. есть подтверждение его оплаты) и (2) он в целом позволяет идентифицировать хозоперацию, то можно:

(1) составить внутренний акт на предприятии, которым будет подтверждаться, что на автомобиле действительно проведен ремонт;

(2) затем составить «самоакт» на полученные услуги нерезидента, руководствуясь п. 2.6 Положения № 885.

5Положение о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденное приказом Минфина от 24.05.95 г. № 88.

Ведь наличие или отсутствие первичных документов, так же, как и ошибки в их оформлении, не являются основанием для выводов об отсутствии хозоперации, если из других данных следует, что фактическое движение активов или изменения в собственном капитале или обязательствах плательщика в связи с его хозяйственной деятельностью имели место.

Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться