Первичные документы утеряны: алгоритм действий для предприятия

Во время работы предприятия достаточно часто случаются ситуации, когда теряются первичные документы. Причины могут быть разные: как форс-мажорные обстоятельства (пожар, затопление, кража), так и халатное отношение должностных лиц к документам. Впрочем, причина не влияет на алгоритм действий предприятия по восстановлению документов. Что же нужно делать в таких случаях?

Краеугольный камень бухучета

Первичные документы, бесспорно, являются краеугольным камнем бухгалтерского учета. Необходимость сохранять документы предусмотрена в п. 6.2 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете, утвержденного приказом Минфина Украины от 24.05.1995 г. № 88 (далее — Положение № 88).

Существуют минимальные сроки хранения первичных документов, и сокращать их нельзя. Перечень типовых документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, других учреждений, предприятий и организаций, с указанием сроков хранения документов утвержден приказом Минюста Украины от 12.04.2012 г. № 578/5 (далее — Перечень № 578/5). В нем установлено, что первичные документы, которые фиксируют факт выполнения хозяйственных операций и которые были основанием для записей в регистрах бухгалтерского учета и налоговых документах, должны храниться не менее трех лет, а документы, содержащие информацию о финансовых операциях, подлежащих финансовому мониторингу, − не менее пяти лет.

Итак, большинство документов нужно сохранять минимум три года. Но что делать, когда утеряны именно они?

В случае утери первичных документов, учетных регистров или бухгалтерских отчетов руководитель предприятия должен письменно сообщить об этом в правоохранительные органы (п. 6.10 Положения № 88). Форма такого сообщения не утверждена, поэтому руководитель составляет его в произвольной форме.

Кроме того, должна быть назначена комиссия для определения перечня утраченных документов. Она расследует причины их потери или уничтожения. Для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора. Результаты проведенной работы комиссия обобщает в акте, который утверждает руководитель предприятия. Копию акта необходимо отправить в контролирующий орган в 10-дневный срок.

Порядок уведомления органа ГФСУ о потере документов

Законодательство не определяет, как должен оформляться документ, который информирует орган Государственной фискальной службы Украины (далее − ГФСУ) о потере документов. Но, учитывая практику, отметим, что в нем нужно указать:

• дату потери документов или дату установления этого факта;
• обстоятельства, при которых документы были утрачены;
• перечень утраченных документов (при возможности);
• конкретные реквизиты утраченного документа (если можно, надо указать номер, дату, кем выдан);
• если есть документы, подтверждающие произошедшие события, нужно приложить к заявлению копии таких документов (например, справки территориального органа МЧС, правоохранительных органов о хищении имущества и т. п.);
• если до момента направления заявления в орган ГФСУ уже составлен акт комиссии, его копию также следует приложить к заявлению.

Как назвать этот документ — не принципиально, поскольку законодательство не устанавливает к нему особых требований. Обычно его именуют заявлением.

Восстановление документов

После установления факта потери или уничтожения документов предприятие должно принять меры для их восстановления. Для этого у него есть 90 календарных дней со дня, следующего за днем поступления уведомления в контролирующий орган. Что для этого надо сделать, в законодательстве опять же ничего не указывается. Исходя из практики, можно выполнить следующие действия:

• если потеряны договоры, оформить их дубликаты (или новые экземпляры). Об этом можно договориться с контрагентами;
• можно оформить дубликаты расходных и приходных накладных, обратившись с письменными запросами к контрагентам;
• если утеряны документы, выданные государственными органами, обратиться в эти органы с соответствующими заявлениями о выдаче их дубликатов;
• обратиться к банкам, обслуживающим предприятие, с просьбой выдать дубликаты выписок по текущим счетам;
• получить в органах ГФСУ, статистики и т. д. копии отчетности, поданной туда за предыдущие периоды.

Нужно отметить, что часть утраченных документов можно восстановить самостоятельно на основании регистров бухгалтерского учета. Например, с помощью кассовой книги и журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов можно восстановить информацию о кассовых операциях на предприятии.

Однако, восстанавливая кассовые документы, будьте готовы к спорам с налоговиками, ведь они настаивают, что нельзя восстанавливать приходные кассовые ордера в случае их потери («ЗІР», категория 109.15). Свою позицию налоговики обосновывают тем, что нормы Положения о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденного постановлением правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637 (далее — Положение № 637), не предусматривают действий по восстановлению утраченных приходных кассовых ордеров.

Такая позиция налоговиков довольно противоречивая, ведь Положение № 637 не содержит и запрета восстанавливать утраченные кассовые документы.

Ответственность должностных лиц

В части третьей ст. 8 Закона Украины «О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине» от 16.07.1999 г. № 996-XIV предусмотрено, что ответственность за организацию бухгалтерского учета и обеспечение фиксирования фактов осуществления всех хозяйственных операций в первичных документах, сохранение обработанных документов, регистров и отчетности в течение установленного срока, но не менее трех лет, несет владелец или уполномоченный орган. Проще говоря, за все будет отвечать руководитель.