«Трудовые» проверки и ответственность сквозь призму кадровых документов
С составлением основных «трудовых» документов мы и будем разбираться в этом спецвыпуске. Кроме того, здесь мы поговорим о том, в каких случаях и какую кадровую документацию может потребовать у вас инспектор труда при проведении контрольных мероприятий. Также вы узнаете об ответственности, предусмотренной за отсутствие тех или иных документов.
Правильно и своевременно оформлять документы, связанные с трудовой деятельностью наемных работников, всегда было крайне важно. А в последнее время их значимость возросла еще больше. Ведь отсутствие кадровой документации или ее неверное составление может обернуться для работодателя и его должностных лиц серьезными санкциями. Какие это санкции, кто и в каких случаях может их применить, вы узнаете из этого раздела. А начнем мы с порядка проведения «трудовых» проверок.
1.1. Проверки: коротко о главном
О «трудовых» проверках мы с вами говорили неоднократно*. Но все же кое-что напомним.
* См. «Налоги и бухгалтерский учет», 2017, № 31, с. 17; № 40, с. 93; № 41, с. 20.
Нормативно-правовой базой являются КЗоТ, Закон № 877, Закон Украины «О местном самоуправлении в Украине» от 21.05.97 г. № 280/97-ВР, Закон об охране труда, Порядок № 295, Порядок № 509.
Кто проверяет? На сегодняшний день полномочиями по проведению проверок в сфере труда обладают Гоструда, частично — органы местного самоуправления и органы ГФСУ. Однако
основным проверяющим и штрафующим органом является Гоструда
Как проверяют? Руководствоваться «трудовой» инспектор будет в первую очередь Порядком № 295 и Законом № 877. При этом упомянутый Порядок выделяет два вида мероприятий контроля: инспекционные посещения и невыездные инспектирования.
Инспекционные посещения — это что-то вроде выездных проверок у налоговиков. В свою очередь, невыездные инспектирования являются аналогом невыездных проверок, т. е. контрольных мероприятий, которые проводятся в помещении органов Гоструда.
Причем есть один важный момент: указанные мероприятия в Порядке № 295 не обозначены ни как плановые, ни как внеплановые. Но, судя по основаниям для их проведения, мы имеем дело именно с внеплановым контролем.
Основания для инспекционных посещений предусмотрены п. 5 Порядка № 295 и отличаются большим разнообразием.
Среди них:
1) обращение работника с уведомлением о нарушении относительного него законодательства о труде;
2) обращение физлица, относительно которого нарушены правила оформления трудовых отношений;
3) решение суда, уведомление правоохранительных органов о нарушении законодательства о труде;
4) уведомление должностных лиц органов госнадзора (контроля) о выявленных в ходе выполнения ими контрольных полномочий признаках нарушения законодательства о труде (т. е. это могут быть, например, проверяющие органов Госпродпотребслужбы или Госэкоинспекции);
5) информация от территориальных органов Госстата, ГФСУ и ПФУ;
6) информация от профсоюзных органов;
7) решение руководителя органа контроля о проведении инспекционных посещений по вопросам выявления неоформленных трудовых отношений. Такое решение принимается по результатам анализа информации, полученной из СМИ, других источников, доступ к которым не ограничен законодательством, а также источников, перечисленных в пп. 1 — 6 этого списка.
Любое инспекционное посещение подлежит уведомительной регистрации в Гоструда или территориальных органах до начала его проведения.
При наличии оснований, указанных в пп. 1, 3 — 6 приведенного перечня, могут проводиться невыездные инспектирования.
При этом
решения об их проведении согласовываются с работодателем (инспектируемым объектом)
В этом случае инспектирование проводится в помещении контролирующего органа на основании документов и пояснений работодателя.
Максимальный срок проведения инспекционного посещения или невыездного инспектирования составляет 10 рабочих дней, а для субъектов малого (в том числе микро-) предпринимательства — 2 рабочих дня (п. 10 Порядка № 295).
Во время подготовки к проведению контрольных мероприятий проверяющий может затребовать информацию и/или документы, которые касаются предмета «проверки», от работодателя, госорганов. Также он может получать необходимые сведения путем проведения анализа общедоступной информации о состоянии соблюдения законодательства о труде.
Документы, полученные во время подготовки к проведению контрольных мероприятий, которые содержат информацию о нарушениях, приобщаются к материалам инспектирования.
Поэтому, если вы получили информационный запрос из Гоструда, отнеситесь к этому с особой осторожностью. Признание в ответе факта отсутствия каких-либо документов или их неправильное составление могут сыграть с вами злую шутку.
В соответствии с п. 8 Порядка № 295 о проведении инспекционного посещения инспектор труда должен уведомить объект посещения (т. е. работодателя) или уполномоченное им должностное лицо. Однако если инспекционное посещение касается выявления неоформленных трудовых отношений, то инспектор может этого и не делать.
Обратите внимание: Порядок № 295 не предусматривает ни сроков, ни порядка уведомления работодателя. Причем в этом случае невозможно применить и положения ч. 4 ст. 5 Закона № 877, так как в указанной норме речь идет о плановых мероприятиях. В свою очередь, инспекционное посещение плановым мероприятием никак не назовешь. Выходит, что п. 8 Порядка в этом случае— всего лишь формальность.
Как инспектор подтверждает свои полномочия? В соответствии с п. 9 Порядка № 295 во время инспекционного посещения инспектор труда должен предъявить работодателю или уполномоченному им лицу свое служебное удостоверение*. При этом удостоверение, о котором отсутствует информация в реестре удостоверений инспекторов труда, считается недействительным**.
* Форма удостоверения утверждена приказом Минсоцполитики от 24.05.2017 г. № 866.
** Проверить информацию о служебном удостоверении вы можете на сайте Гоструда: dsp.gov.ua/informatsiia-pro-sluzhbovi-posvidchennia-inspektoriv-pratsi/.
Заметим, что согласно ч. 5 ст. 7 Закона № 877, кроме служебного удостоверения, от контролера требуется предъявить еще и удостоверение (направление) на проведение мероприятия контроля, а также предоставить работодателю его копию. Таким образом, Порядок № 295 в этом вопросе не вполне соответствует Закону № 877.
Безнаказанно не допустить проверяющего к проведению инспекционного посещения вы можете, только если (п.п. 2 п. 14 Порядка № 295):
— у инспектора отсутствует служебное удостоверение;
— на официальном веб-сайте Гоструда отсутствует решение Минсоцполитики о формах служебного удостоверения инспектора труда, акта, справки, предписания, требования, перечне вопросов, подлежащих инспектированию;
— срок проведения инспекционного посещения превышает 10 рабочих дней, а для субъектов малого (в том числе микро-) предпринимательства — 2 рабочих дня.
Помните, что безосновательный недопуск инспектора грозит штрафом на основании ст. 265 КЗоТ в 3-кратном размере минзарплаты (на сегодня — 9600 грн.). А если контрольное мероприятие связано с выявлением выплат «черной» зарплаты, неоформленных работников и лиц, работающих на условиях полного рабочего времени при оформлении на неполное (абзац второй ч. 2 ст. 265 КЗоТ), то «светит» штраф в 100-кратном размере минзарплаты (в настоящее время — 320000 грн.).
У вас отсутствуют документы, ведение которых предусмотрено трудовым законодательством? В этом случае инспектор составит акт о невозможности проведения инспекционного посещения (невыездного инспектирования). Одновременно с актом он выпишет письменное требование с указанием сроков для их восстановления. На время выполнения такого требования срок проведения контрольного мероприятия приостанавливается (п. 18 Порядка № 295).
Если кадровые документы восстановлены в установленный срок, то финансовые и админсанкции ни к хозсубъекту, ни к его должностным лицам не применяются
Такое правило устанавливает ч. 11 ст. 7 Закона № 877.
Исключение составляет ответственность за:
— использование труда неоформленных работников;
— несвоевременную и не в полном объеме выплату зарплаты;
— несоблюдение минимальных гарантий в оплате труда.
В этом случае привлечение к ответственности осуществляется одновременно с внесением предписания. И факт устранения выявленных нарушений роли не играет (п. 29 Порядка № 295).
По результатам проведения инспекционного посещения / невыездного инспектирования составляется акт, а в случае выявления нарушений законодательства о труде — такжепредписание об их устранении.
Акт составляют в двух экземплярах: один — для контролирующего органа, второй — для работодателя. Если вы не согласны с изложенным в акте, то можете подписать этот документ с письменными замечаниями, которые являются его неотъемлемой частью. Их необходимо подать в течение 3 рабочих дней со дня подписания акта.
В ракурсе кадровой документации среди прав инспектора Гоструда особенно интересным для нас является его право ознакомляться с любыми книгами, реестрами и документами, ведение которых предусмотрено трудовым законодательством, и получать заверенные работодателем (объектом посещения) копии или выписки из документов.
Учтите: проверяющий может интересоваться только документами, содержащими информацию по вопросам, которые являются предметом инспекционного посещения / невыездного инспектирования.
Еще один немаловажный нюанс. ЧИТАТЬ ДАЛЕЕ...
Другие документы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2017, № 84:
Коллективный договор
Правила внутреннего трудового распорядка
Штатное расписание
Должностные (рабочие) инструкции
Движение кадров (ч. 1)
Движение кадров (ч. 2)
Работа и отдых: документальное оформление (ч. 1)
Работа и отдых: документальное оформление (ч. 2)
Выплачиваем больничные и декретные
Подписаться на "Налоги и бухгалтерский учет"
