Сайт для бухгалтеров №1 в Украине

Подпишитесь!


10.02.20
17426 7 Печатать

Выдаем средства на хознужды/командировку: основные правила

Савченко Елена, эксперт по вопросам оплаты труда.

Выдача денежных средств под отчет сопровождается целым рядом правил и ограничений, которые необходимо соблюдать как предприятию, так и работнику. Напомнить о них, разъяснить порядок их работы — цель этой статьи.

Сроки выдачи средств

Прежде всего давайте разберемся, в какие сроки предприятие обязано выдать работнику средства на командировку или под отчет. Можно ли выдать их намного раньше? Есть ли какие-то установленные законодательством временные пределы для выдачи таких средств?

Начнем с аванса на командировку. Конкретные сроки выдачи аванса на командировку действующими нормативными документами не установлены. Поэтому вопрос о том, когда работника следует обеспечить авансом, предприятие решает самостоятельно. Единственная рекомендация: аванс следует выдавать после подписания приказа (распоряжения) о командировке и до отъезда работника. При этом нужно учесть время, необходимое для проведения работником расходов, связанных с такой командировкой, например, для приобретения проездных билетов.

При выдаче средств под отчет на хозяйственные нужды предприятия надо ориентироваться на п. 19 Положения № 148, где определены конкретные сроки возврата подотчетных сумм (см. ниже). Соответственно, средства под отчет следует выдать таким образом, чтобы у работника была возможность произвести закупку товаров (работ, услуг), и своевременно отчитаться за осуществленные расходы на хознужды.

А можно ли «за свои»?

Отправить работника в командировку, не выдав ему аванс, — это значит нарушить трудовое законодательство (см. письмо Минсоцполитики от 07.11.2013 г. № 998/13/155-13). Такие действия могут грозить работодателю штрафом в размере минзарплаты (на сегодня — 4723 грн., см. ст. 265 КЗоТ*), а его должностным лицам — админштрафом в общем случае от 510 до 1700 грн. (ч. 1 и 2 ст. 41 КУоАП).

* Сейчас ожидает подписи Президента законопроект «О внесении изменений в Кодекс законов о труде Украины (относительно устранения норм, нарушающих права и законные интересы работодателей Украины)» от 02.09.2019 г. № 1233. Этим документом предполагается, что за подобные нарушения будут налагать штраф в размере 2 МЗП (9446 грн.) за каждое такое нарушение.

Переходим к ситуации с «кредитовым подотчетом». Из Обобщающей консультации, утвержденной приказом Минфина от 26.04.2019 г. № 181, следует, что если работодатель подтверждает целесообразность и обоснованность расходов работника, произведенных в связи с выполнением его трудовой функции, то

сумма компенсации за товары (работы, услуги), приобретенные работником за его собственные средства для работодателя, не облагается НДФЛ и ВС

Подробнее об этом мы писали в «Налоги и бухгалтерский учет», 2019, № 38, с. 2.

Сроки предоставления Отчета

После завершения командировки или выполнения поручения в интересах предприятия работник обязан:

— отчитаться о количестве и направлениях использования выданных на командировку или под отчет денежных средств. Для этого он заполняет и предоставляет Отчет об использовании средств, выданных на командировку или под отчет (далее — Отчет). К нему обязательно должны быть приложены оригиналы документов, подтверждающих суммы понесенных в связи с командировкой расходов;

— вернуть сумму не израсходованных в командировке средств (при наличии).

Сроки предоставления Отчета устанавливают пп. 170.9.2 и 170.9.3 НКУ.

Для наглядности их представим в таблице.

Сроки подачи Отчета об использовании подотчетных средств

Цель выдачи аванса

Форма выдачи аванса

в наличной форме

в безналичной форме для использования с применением корпоративных платежных карточек и платежных документов*

расчеты наличными, снятыми с использованием платежных карточек

расчеты в безналичной форме

Выполнение отдельных гражданско-правовых действий (решение производственных (хозяйственных) вопросов)

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем приобретения работником товаров (работ, услуг) по поручению и за счет субъекта хозяйствования, выдавшего деньги под отчет (п.п. «б» п.п. 170.9.2 НКУ)**

Покрытие командировочных расходов и решение производственных (хозяйственных) вопросов в командировке

До окончания 5-го банковского дня, следующего за днем, в котором работник завершает командировку (п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ)

До окончания 3-го банковского дня после завершения командировки (п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ)***

В течение 10 банковских днейпосле завершения командировки (до 20 банковских дней**** при наличии уважительных причин) (п.п. «б» п.п. 170.9.3 НКУ)

* Под платежными документами понимают перечисленные в п.п. 170.9.3 НКУ дорожные, банковские или именные чеки, другие платежные документы.

** По мнению налоговиков, при расчетах с помощью корпоративных платежных карточек за товары (работы, услуги), приобретенные для нужд предприятия, следует соблюдать сроки, установленные п.п. 170.9.3 НКУ (см. подкатегорию 103.17 БЗ). Однако мы считаем, что этот вывод справедлив только для расходования средств при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке.

*** По нашему мнению, указанные сроки не применяются в случае перечисления аванса на командировку на личную карточку работника. В таких случаях необходимо ориентироваться на общие сроки предоставления Отчета, установленные п.п. «а» п.п. 170.9.2 НКУ, т. е. 5 банковских дней со дня окончания командировки. Ведь перечисление денежных средств на личную карточку приравнивается к выдаче аванса наличными.

Но учитывайте, что налоговики считают иначе. Они настаивают (см. письмо ГНСУ от 06.02.2012 г. № 2292/6/23-50.0214), что при снятии наличных и использовании личной платежной карточки следует отчитаться в течение 3 дней, как и при использовании корпоративнойплатежной карточки. Но если ввязываться в спор с фискалами вам неохота, советуем учесть их мнение.

**** Срок предоставления Отчета продлевается работодателем для выяснения вопросов о выявленных расхождениях между соответствующими отчетными документами.

Интересный момент! По мнению налоговиков, если во время командировки подотчетное лицо применяло корпоративную платежную карточку как для получения наличных, так и для проведения расчетов в безналичной форме, оно должно подать соответствующие отчеты об использовании выданных на командировку средств в сроки, определенные пп. «а» и «б» п.п. 170.9.3 НКУ (см. письмо ГФСУ от 03.01.2018 г. № 14/5/99-99-13-02-03-16/ІПК). То есть налоговики говорят о двух отчетах. Однако в общем случае достаточно предоставить один Отчет в сроки, предусмотренные п.п. «а» п.п. 170.9.3 НКУ (в течение 3 банковских дней после завершения командировки).

Также заметим: на наш взгляд, указанные в таблице сроки подачи Отчета, не являются обязательными для применения, если работник тратил собственные средства без выдачи ему аванса.

Когда возвращать подотчетные средства?

Со сроками подачи Отчета мы разобрались. Теперь давайте выясним, когда, в какие сроки нужно возвращать подотчетные средства.

В данном вопросе надо руководствоваться, кроме норм НКУ, еще и требованиями Положения № 148. Так, сроки, установленные НКУ, применяются налоговиками для целей обложения НДФЛ и ВС, а сроки, предусмотренные п. 19 Положения № 148, предназначены для определения фактов нарушения правил наличного обращения.

При наличии излишне израсходованных (т. е. не подтвержденных документально) средств, полученных на командировку и/или на выполнение отдельных гражданско-правовых действий (в том числе в командировке), работник обязан вернуть их в кассу или перечислить на банковский счет предприятия, выдавшего средства, до или во время подачи Отчета. Так гласит п.п. 170.9.2 НКУ. Со сроками подачи этого Отчета мы с вами уже разобрались (см. таблицу).

В отношении средств, полученных работником на командировку, Положение № 148 никаких иных сроков возврата неизрасходованной их части не устанавливает. А значит,

предельные сроки возврата денежных средств, полученных работником на командировку, совпадают со сроками предоставления Отчета

А вот с неизрасходованными средствами, выданными на решение производственных (хозяйственных) вопросов, не все так просто. Пункт 19 Положения № 148 определяет для них конкретные сроки возврата.

Так, в зависимости от целей, на которые подотчетные средства выдаются, он составляет:

1) на закупку сельскохозяйственной продукции и заготовку вторичного сырья — не более 10 рабочих дней;

2) на закупку лома черных и цветных металлов — не более 30 рабочих дней со дня выдачи наличных под отчет;

3) на все другие производственные (хозяйственные) нужды — не более 2 рабочих дней, включая день получения наличных под отчет.

Заметим, что указанные выше сроки продлеваются до завершения срока командировки, если подотчетному лицу одновременно выдана наличность как на командировку, так и для решения в такой командировке производственных (хозяйственных) вопросов.

Поэтому сумму неизрасходованных средств, полученных на решение производственных (хозяйственных) вопросов, нужно возвращать в кассу либо перечислять на банковский счет предприятия до или во время предоставления Отчета, но с учетом сроков, прописанных в п. 19 Положения № 148 (см. выше).

Согласно этому пункту выдача наличности под отчет осуществляется только при условии подачи отчета в установленном порядке за ранее полученные под отчет суммы. Причем заметьте: в этом пункте говорится именно об отчете, а не об осуществлении полного расчета между подотчетным лицом и предприятием.

Наличные ограничения при выдаче/возврате подотчетных сумм

При наличных расчетах с другими предприятиями и предпринимателями надо соблюдать ограничение в 10 тыс. грн., а при расчетах с физлицами — в 50 тыс. грн. в день по одному или нескольким платежным документам (п. 6 Положения № 148).

Если говорить о наличных ограничениях в привязке к командировочно-подотчетным расходам работников, то получается следующая картина.

Покупая товары (работы, услуги) для нужд предприятия, работник действует по его поручению. То есть фактически он выполняет гражданско-правовые действия от имени и за счет предприятия. По этой причине в полной мере 10-тысячное ограничение наличных расчетов работает при приобретении подотчетным лицом ТМЦ, работ или услуг для хозяйственных нужд предприятия у другого субъекта хозяйствования. И не имеет значения, осуществлялось такое приобретение за счет полученной ранее (в кассе либо с использованием корпоративной платежной карточки) наличности или за счет собственных средств работника.

Ведь в такой ситуации он выступает и платит от имени предприятия-работодателя

Важно! Положение № 148 содержит ряд случаев, когда наличные расчеты можно осуществлять, не беспокоясь о превышении предельной суммы расчетов (см. п. 8 этого Положения). Так, «наличные» ограничения не касаются использования наличности, выданной на командировку.

При этом под командировочными расходами следует понимать стоимость проезда, проживания, питания и других услуг, связанных с пребыванием работника в командировке.

Но имейте в виду: при решении производственных (хозяйственных) вопросов в командировке 10-тысячный предел будет применяться в общем порядке (если контрагентом является субъект хозяйствования). Дело в том, что такие расчеты не связаны прямо с командировкой и расходами непосредственно на нее.

Ну и, конечно, если работник приобретал ТМЦ для хознужд или оплачивал работы, услуги физлицу — не СПДдля нужд предприятия, то в этом случае должно соблюдаться 50-тысячное ограничение наличных*. Ведь по сути получается, что предприятие (через подотчетное лицо) производит наличный расчет с физлицом — продавцом товаров, работ, услуг.

* В том числе это касается расчетов с лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, при условии, что лицо, которое осуществляет независимую профессиональную деятельность, не зарегистрировано как ФЛП (см. консультацию в подкатегории 109.13 БЗ).

Помните также, что, по мнению налоговиков, наличные ограничения действует на протяжении дня в расчетах с одним лицом в обе стороны (109.13 БЗ). То есть «встречные потоки» наличности для сравнения с предельной величиной суммируются.

Распространяются ли наличные ограничения на подотчет?

А теперь разберем очень важный вопрос: распространяется ли 50-тысячное ограничение на расчеты хозсубъекта с работником по подотчетным суммам, связанным с хознуждами?

На сегодняшний день этот вопрос окончательно не урегулирован. С одной стороны, налоговики ранее высказывали мнение, что установленные НБУ наличные ограничения распространяются в том числе и на выдачу и возврат средств под отчет (письма ГУ ГФС в Сумской области от 18.07.2018 г. 3158/ІПК/18-28-14-06-31 и от 14.08.2018 г. №3531/ІПК/18-28-14-06-31).

С другой стороны, суды в этом вопросе склоняются к противоположному мнению. Как аргумент можно привести определение ВАСУ от 21.06.2016 г. № К/800/44326/15**, в котором судьи указывают, что выдача наличных работникам под отчет не является платежом предприятия, а также наличным расчетом. Те же выводы можно найти и в определении Житомирского апелляционного административного суда от 28.08.2017 г. по делу № 806/292/17***.

** http://www.reyestr.court.gov.ua/Review/58463663

*** http://reyestr.court.gov.ua/Review/68622094

Логично предположить, что 50-тысячное ограничение на расчеты хозсубъекта с работником по подотчетным суммам распространяться не должно по той причине, что в данном случае нет самого факта наличного расчета. Работник — подотчетное лицо выступает от имени предприятия и действует в его интересах. В данном случае работник лишь берет деньги предприятия, чтобы выполнить служебное поручение, и возвращает остаток в кассу. Впрочем, если вы не сторонник смелого подхода, лучше стараться не превышать 50-тысячный предел при выдаче и возврате в подотчет средств на хознужды (об ответственности за это нарушение мы писали на с. 7 этого номера).

В заключение отметим: расчеты, которые осуществляются посредством платежной карточки без снятия при этом наличных (т. е. через платежный терминал), считаются безналичными (ч. 3 ст. 341 ХКУ). Такие операции не относятся к кассовым в понимании Положения № 148. А значит, «наличные» ограничения на них вообще не распространяются (см. подкатегорию 109.13 БЗ).

 

Другие материалы из "Налоги и бухгалтерский учет", 2020, № 11:

 

Подписаться на "Налоги и бухгалтерский учет"

Теги:
Комментарии
  • Ольга М
10.02.20 10:38

уважаемая редакция, напишите, пожалуйста, статью, в которой будут рассмотрены  правомерность  и отражение в отчетности командировочных расходов в ситуации, когда аванс на загранкомандировку перечисляется работнику на зарплатную карту в гривнах.

Ответить
    Оценить
  • 8
  • 0
  • майя
10.02.20 14:14

ув.Админ.! обратите внимание своего єксперта по єтой  теме-(кот.явл. спец. по зарплате)о том.чтоб не давала вредные консультации в связи с тем ,что есть письмо минсоцполитики№6091/6/99-99-22-02-04-15/169 від 03.07.2013р.-на которое ссылается и с кот. соглашается ДФС Украины (и сегодня)-о том,что Обязательной является выдача аванса на командировки -лишь для БЮДЖЕТНЫХ предприятий

Ответить
    Оценить
  • 3
  • 1
  • Владимир
11.02.20 17:01

майя, мнение ДФС в трудовых штрафах интересно только в части сдадут ли дфс предприятие Гоструда или нет. Само ДФС не штрафует

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • майя
10.02.20 14:20

"каким боком"- у нее ссылка на ст.265---к выплате на командировку аванса..

Ответить
    Оценить
  • 1
  • 1
  • Владимир
11.02.20 16:59

майя,это другие нарушения 1 мзп. Если на момент проверки Гоструда не выплачены суточные то склонен считать штраф законным. Не предоставление аванса Гоструда тоже могут также обставить при желании

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
  • Инесса
10.02.20 17:51

Вот правда, впервые встретила трактовку,что не выдача аванса на командировку карается штрафом для частного предприятия - у меня директор часто едет на свои, потом отчитывается и получает и никогда я не считала это нарушением, а тут...., аж поплохело..., ну думаю, опять... штрафы

Ответить
    Оценить
  • 6
  • 0
  • Тамила
28.07.20 12:49

Добрый день. Вопрос: если товар для хоз. нужд был куплен в выходной день, то как правильно его оформить по кассе?

Ответить
    Оценить
  • 0
  • 0
В фокусе фото автора
Ушакова Лилия Форма № 1ДФ за 3 квартал: аренда, займы, ФЛП, штрафы …...
13825 17
Календарь бухгалтера
Пн Вт Ср Чт Пт Сб Вс
1 2 3 4
5 6 7 8 9 10 11
12 13 14 15 16 17 18
19 20 21 22 23 24 25
26 27 28 29 30 31
Приложение
Курсы валют
Для того, чтоб распечатать текст необходимо авторизоваться или зарегистрироваться
Закрити
icon-block
Заважає реклама?
Ви маєте можливість її відключити!
Бажаєте побачити, як сайт буде виглядати без реклами?
Вимкнути на 10 секунд