Подаем сведения о работниках в ПФУ

1) приеме работника на работу;

2) перемещении работника с одного структурного подразделения в другое или переводе на другую постоянную должность или работу;

3) временном прекращении/возобновлении действия трудового договора. Заметим, что, на наш взгляд, под временным прекращением, о котором речь идет в п.п. 3 п. 3 постановления № 650, правительственные чиновники имели в виду приостановку действия трудового договора. Ведь прекращение действия трудового договора = увольнение работника (см. ст. 36 КЗоТ), и оно не может быть временным;

4) увольнении работника с работы;

5) восстановлении на работе.

На кого подаем сведения? Вышеперечисленная информация подается для целей бронирования военнообязанных во время военного положения. Однако считаем, что информировать следует обо всех работниках предприятия. То есть даже если вы, допустим, приняли на работу работницу, которая не является военнообязанной, все равно подаете на нее информацию в ПФУ. Возможно, это и не логично, но исключений в отношении военного статуса или пола работников, о которых следует подавать информацию в ПФУ, п.п. 3 п. 3 постановления № 650 не содержит.

Как быстро? Очень быстро.

Проинформировать ПФУ следует не позже следующего дня после наступления соответствующего события

Поэтому если событие (например, дата приема на работу или возобновления действия трудового договора) пришлось на пятницу, а следующий день является выходным на предприятии, лучше сведения о таком событии предоставить в ПФУ в пятницу.

За какой период? Постановление № 650, которым установлена обязанность предоставления информации в ПФУ для целей бронирования, вступило в силу с 08.06.2024. Поэтому формально работодатели, о которых речь шла выше, обязаны предоставить на работников сведения о событиях, которые состоялись начиная с этой даты. Это подтверждает и ПФУ в разъяснении от 05.07.2024.

И вот здесь обратите внимание на важный момент, о котором информируют пенсионщики в упомянутом разъяснении.

До 15.07.2024 работодатели имеют возможность подать сведения о трудовых отношениях с работниками, которые имели место в период с 08.06.2024 по настоящее время

А уже начиная с 15.07.2024 можно будет подать только сведения об изменениях в трудовых отношениях, которые состоялись не позже чем в течение следующего дня после события, то есть с соблюдением сроков, о которых говорит постановление № 650.

Что это за дата «15.07.2024»? Это дата завершения апробации введенного на веб-портале ПФУ в кабинете страхователя нового сервиса.

Каким образом подавать сведения? С помощью веб-портала электронных услуг ПФУ в электронной форме с обязательным наложением электронной подписи, которая базируется на квалифицированном сертификате электронной подписи.

А для того, чтобы все вышеприведенное заработало, Пенсионный фонд обязали обеспечить техническую возможность подачи госорганами, органами местного самоуправления и «критическими» предприятиями таких сведений через свой веб-портал (п. 6 постановления № 650). Смотрим, что у ПФУ получилось в результате.

Механизм подачи

Работодатели получили возможность в личном кабинете страхователя на портале ПФУ в режиме реального времени подавать сведения о движении кадров, которые необходимы для целей бронирования. Для этого раздел «Комунікації з ПФУ», который расположен слева в личном кабинете, дополнен новой опцией «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)».

Нажимаем и получаем вот такое меню.

В нем выбираем «Повідомлення про зміни в трудових відносинах (Подати відомості по особі)». Нажимаем и получаем вкладку с параметрами поиска.

Поскольку нас интересует именно подача информации, то щелкаем на поле «Подати повідомлення +» (см. ниже).

В окне «Повідомлення про зміни в трудових відносинах», которое появилось на экране, вносим данные работника, сведения на которого предоставляем, и нажимаем кнопку «Додати запис» (см. ниже) и получаем еще одно окно «Запис про трудову діяльність», которое нужно наполнить информацией.

Несколько слов об информации, которая отражается работодателями в соответствующем поле окна «Запис про трудову діяльність».

«Порядковий номер місця трудових відносин» — специалисты контрактного центра ПФУ разъясняют, что в этом поле следует указать, каким по счету является предприятие в соответствии с записями в бумажной трудовой книжке работника.

Например, если предприятие — первый работодатель работника (открыло ему трудовую книжку), то в этом поле оно указывает «1». Если же до трудоустройства на это предприятие работник, допустим, уже имел двух работодателей, которые внесли записи в его трудовую книжку, то нынешний работодатель проставляет в поле «Порядковий номер місця трудових відносин» цифру «3», поскольку в соответствии с трудовой он является третьим работодателем работника.

Под этим номером у такого предприятия будут идти все записи о трудовой деятельности этого работника (о приеме, увольнении, переводе и т. п.), независимо от того, сколько их будет

И здесь, понятно, возникает вопрос: а что делать с работниками-совместителями? Ведь сведения о работе по совместительству могут отсутствовать в бумажной трудовой!

Теперь в устных разъяснениях специалисты ПФУ советуют считать работодателей, которые казаны в трудовой книжке работника до его трудоустройства по совместительству на ваше предприятие, и ставить следующий номер. Однако такое заполнение может привести к тому, что сведения на работника под одним номером могут быть поданы двумя работодателями. Поэтому было бы хорошо, если бы появились какие-то официальные разъяснения ПФУ по этому вопросу.

«Тип події» и «Атрибут події» выбираете из предложенного списка. Например, если вы предоставляете сведения о переводе на другую постоянную работу работника, который принят по основному месту работы, то выбираете «Тип події» — «Період роботи за осн. місцем роботи», «Атрибут події» — «Переведено / переміщено».

«Дата події» — дата, с которой работник принят на работу, переведен/перемещен, восстановлен на работе, дата, с которой приостанавливается или возобновляется действие трудового договора, или дата увольнения с работы. То есть указываем не дату соответствующего приказа (распоряжения), а именно дату события.

«Текст запису» — приводите лаконичную формулировку из соответствующего приказа (распоряжения) о событии, которое произошло, например «Прийнято кур’єром».

Внимание! Если вы выбираете «Атрибут події» — «Звільнено», поскольку вносите сведения о расторжении трудового договора, заключенного с работником, то у вас появится еще одно поле для заполнения «Причина звільнення». В нем указываете причину увольнения работника, например «Угода сторін, п. 1 ч. 1 ст. 36 КЗпП України».

«Тип документу-підстави» выбираете из предложенного списка, после чего автоматически будет заполнено поле «Документ-підстава». Номер и дату такого документа проставляете в следующих полях с соответствующими названиями.

После того, как все поля заполнены, нажимаете «Зберегти».

Сохраненную запись можно просмотреть и при необходимости отредактировать или же вообще удалить (см. рисунок ниже). А еще можно по работнику, запись о котором уже создана, добавить и другие записи о трудовых отношениях, нажав «Додати запис».

Если же все хорошо и ничего добавлять не планируете, то нажимаете «Підписати та відправити в ПФУ».

Заметим, если работодатель подает указанные сведения через веб-портал ПФУ вышеприведенным способом, то данные о работнике в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования обновляются в течение суток.

Хорошо, а чего ожидать, если сведения о работниках не поданы в ПФУ? Допустим, что предприятие проворонило предельный срок и не имеет возможности предоставить информацию в ПФУ с помощью блока «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини (оперативне подання інформації)», поскольку пенсионщики, как и обещали, ввели с 15.07.2024 ограничения по сроками подачи.

В таком случае, на наш взгляд, есть смысл попробовать предоставить эту информацию с помощью другого блока «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини». Объясним почему.

Бронирование работников на период мобилизации и на военное время входит в мобилизационную подготовку. Нарушение законодательства об обороне, мобилизационной подготовке и мобилизации в особый период грозит должностным лицам предприятий штрафом от 34000 до 59500 грн (ст. 210¹ КУоАП).

В то же время указанные штрафы не применяются в случае возможности получения Минобороны персональных данных призывника, военнообязанного, резервиста путем электронного информационного взаимодействия с другими информационно-коммуникационными системами, реестрами (в том числе публичными), базами (банками) данных, держателями (распорядителями, администраторами) которых являются государственные органы (см. примечание к ст. 210 КУоАП).

Поэтому, грубо говоря, если вы что-то не подали, однако Минобороны может получить такую информацию из других источников, штрафы по ст. 210¹ КУоАП применяться не должны.

Именно поэтому, если не успели в сроки, определенные постановлением № 650, ищите альтернативные способы заведения информации о движении кадров, которая отсутствует в системе, однако необходима для целей бронирования.

Помните, что отсутствие необходимых сведений может повлиять на процесс бронирования ваших работников.

Если не бронируете

Нужно ли отдельно (независимо от подачи трудового Д5 к Налоговому расчету) подавать сведения на работников в ПФУ, если предприятие сегодня не является «критическим» и не бронирует своих специалистов? Постановление № 650 этого не требует.

В то же время есть еще Закон Украины «О сборе и учете единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование» от 08.07.2010 № 2464-VI (далее — Закон № 2464). В абзаце четвертом ч. 2 ст. 20 данного Закона указано, что с целью учета в электронной форме сведений о трудовой деятельности работника страхователь подает сведения о работнике в отношении:

1) перевода на другую работу (должность);

2) увольнения;

3) восстановления на работе;

4) приостановки/возобновления действия трудового договора;

5) присвоения, изменения или лишения ранга, разряда, класса, звания, категории;

6) принятия присяги;

7) принадлежности или непринадлежности к профессиональным союзам;

8) принадлежности или непринадлежности к лицам, которые подлежат обязательным медицинским осмотрам.

В случае отсутствия таких сведений в реестре застрахованных лиц они подаются через веб-портал электронных услуг ПФУ

Какие сведения на работника могут отсутствовать в реестре застрахованных лиц? Те, которые перечислены выше в пп. 3 — 8. Они отдельно не указываются в Д5 Налогового расчета.

Каким образом их подавать и в какие сроки? Ответа на этот вопрос нет. Дело в том, что порядок и сроки подачи таких сведений должен установить Пенсионный фонд по согласованию с Минэкономики. В настоящее время такой порядок отсутствует.

Однако есть другой порядок, а именно Порядок подачи сведений о трудовой деятельности работника, физического лица — предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме, утвержденный постановлением правления ПФУ от 12.03.2021 № 11-1. Он также (отдельно от Закона № 2464) обязывает работодателей-страхователей подавать в ПФУ отсутствующие сведения на работников, но опять же не устанавливает сроков такой подачи.

Конечно, работодатель может (если этого желает) не ждать, пока ПФУ «утрясет» вопросы порядков и сроков, и подать сведения, которых не хватает, с помощью портала ПФУ (блок «Комунікації з ПФУ» — «Відомості про трудові відносини»). Однако не придется ли потом все это переподавать, когда порядок, о котором говорится в ч. 2 ст. 20 Закона № 2464, будет утвержден?

В любом случае каждый страхователь принимает сам решение, заморачиваться сейчас с подачей или нет. А мы подытожим.

Выводы

• Постановление № 650 обязывает предприятия, которые являются критически важными для обеспечения потребностей ВСУ, других воинских формирований в особый период, предприятия, которые являются критически важными для функционирования экономики и обеспечения жизнедеятельности населения в особый период, оперативно информировать ПФУ о движении кадров.
• С помощью портала ПФУ подается информация о приеме, увольнении, перемещении работника из одного структурного подразделения в другое или переводе на другую постоянную должность или работу, приостановке/возобновлении действия трудового договора, восстановлении работника на работе.
• Приведенная информация подается не позже следующего дня после наступления соответствующего события.