ПФУ напоминает о сроках оцифровки трудовых книжек

О важности оцифровки документов о трудовой деятельности застрахованных лиц рассказала начальник Главного управления Пенсионного фонда Украины в Волынской области Леся Неклеса представителям фискальных и контролирующих структур, профсоюзов, службы занятости и работодателям на встрече в Волынской областной государственной администрации.

Во исполнение требований Закона Украины от 05 февраля 2021 года № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі» страхователи (работодатели) – как физические лица – предприниматели, так и юридические лица – обязаны до июня 2026 года передать в Пенсионный фонд Украины для оцифровки сканированные копии трудовых книжек работников средствами вебпортала электронных услуг Пенсионного фонда Украины. Именно Закон № 1217 внедряет учет трудовой деятельности работников в электронной форме.

Период трудовой деятельности работника, переведенный из бумажной формы (в трудовой книжке) в электронную, сохраняется в персональной учетной карточке застрахованного лица в реестре застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

По состоянию на 17 июня 2025 года в Волынской области оцифровано 48,2 % трудовых книжек работников. Фактически 100,3 тыс. человек из 207,9 тыс. работников имеют оцифрованные трудовые книжки. К оцифровке трудовых книжек присоединились 6,4 тыс. предприятий, или 40 % от общего количества (15,9 тыс.).

Речь идет об оцифрованных трудовых книжках застрахованных лиц, которые работают в:

– юридических лицах – 52,7 %;

– физических лицах-предпринимателях – 17,3 %;

– бюджетных учреждениях – 59,9 %.

Обращаем внимание, что 57,5 % от общего количества страхователей приходится на физических лиц-предпринимателей

(9,1 тыс.), которые используют труд наемных работников

(28,8 тыс.). В целом у предпринимателей низкий процент вовлеченности, только 17,3 % трудовых книжек наемных работников оцифровано.

Постановлением Кабинета Министров Украины от 27 ноября 2019 года № 1084 утвержден Порядок учета трудовой деятельности работника, физического лица-предпринимателя, физического лица, которое обеспечивает себя работой самостоятельно, в электронной форме.

Пункт 6 Порядка определяет, что сведения о трудовой деятельности работника подаются в Пенсионный фонд Украины через вебпортал электронных услуг учреждения в виде копий предусмотренных законодательством документов, изготовленных путем сканирования, с обязательным наложением страхователем или работником квалифицированной электронной подписи.

Копии сканов изготавливаются в цветном формате с оригиналов трудовой книжки и документов о стаже, должны содержать все страницы трудовой книжки в хронологическом порядке и поля соответствующих документов. Копии должны быть качественными и четкими для восприятия их содержания.

Сканированные копии документов, подтверждающих страховой стаж работников, необходимо подать в кабинете страхователя на вебпортале электронных услуг Пенсионного фонда Украины (portal.pfu.gov.ua), с использованием квалифицированной электронной подписи (руководителя, бухгалтера, КЭП-печати предприятия или определенного на предприятии ответственного представителя — специалиста отдела кадров).

Информация из сканированной копии трудовой книжки или документов, подтверждающих страховой стаж, доступна для просмотра работнику в личном кабинете застрахованного лица на вебпортале Пенсионного фонда Украины, а именно: в закладках: Электронная трудовая книжка/Оцифрованная ЭТК — оцифрованные записи; и Сканкопии трудовой книжки — сканкопии страниц соответствующих документов.

Обращаем внимание: с 06 декабря 2022 года вступил в силу Закон Украины «Про внесення змін до деяких законів України щодо захисту соціальних трудових та інших прав фізичних осіб, у тому числі під час воєнного стану, та для спрощення обліку робочих місць для осіб з інвалідністю» от 18 октября 2022 года № 2682-ІХ.

Этот законодательный акт вносит изменения в Закон Украины от 08 июля 2010 года № 2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування», а именно: в соответствии с частью второй статьи 20 Закона № 2464 с целью учета в электронной форме сведений о трудовой деятельности работника страхователь обязан подать сведения на застрахованных лиц средствами вебпортала Пенсионного фонда Украины о переводе на другую работу (должность), увольнении, восстановлении на работе, приостановлении/возобновлении действия трудового договора, принадлежности или непринадлежности лиц, которые работают, к профессиональным союзам и лиц, которые подлежат обязательным медицинским осмотрам в Реестр.