Сотрудник потратил собственные средства в зарубежной командировке: по какому курсу возмещать

Распространенная ситуация: выданного аванса не хватило, и сотрудник доплатил своими. Разбираемся, как правильно рассчитать сумму компенсации в гривне, чтобы избежать ошибок в учете и претензий от контролеров.

Представим классический случай: ваш сотрудник вернулся из заграничной командировки и предоставил авансовый отчет. Оказывается, что расходы на проживание или транспорт превысили сумму выданного аванса, и теперь предприятие должно сотруднику, скажем, €100.

Ключевой вопрос, который возникает перед бухгалтером: по какому курсу НБУ пересчитывать эту задолженность в гривну?

Курс на дату отчета: стандартный подход

Налоговики в своих разъяснениях часто ссылаются на Инструкцию № 59. Она предлагает ориентироваться на курс НБУ, действовавший на день утверждения руководителем авансового отчета. Казалось бы, все просто.

Правила для небюджетников: как зафиксировать свой курс?

Но есть один важный нюанс, о котором нельзя забывать!

Главный секрет — в статусе вашего предприятия.

Инструкция № 59 обязательна только для предприятий, учреждений и организаций, которые полностью или частично финансируются за счет бюджетных средств. Для всех остальных, то есть для обычных хозрасчетных (небюджетных) предприятий, ее положения имеют исключительно рекомендательный характер.

Что это означает на практике? А то, что вы имеете полное право самостоятельно определить порядок компенсации таких расходов. Главное условие — этот порядок должен быть четко прописан в вашем внутреннем документе, например, в Положении о служебных командировках.

Именно в этом документе вы можете закрепить один из вариантов:

пересчитывать задолженность по курсу НБУ на дату утверждения авансового отчета (как советуют налоговики);

или же пересчитывать по курсу НБУ на дату фактического погашения задолженности перед сотрудником, то есть на день выплаты ему средств.

Наличие такого внутреннего правила убережет вас от возможных недоразумений как с сотрудником, так и с проверяющими.

Перерасход — не единственный сценарий

Мы разобрались с ситуацией, когда предприятие должно сотруднику. Но что делать в обратной ситуации — когда после командировки остался неиспользованный аванс? Как правильно рассчитать курсовые разницы, чтобы не потерять деньги? И по какому курсу отображать расходы, если сотрудник четко уложился в выданную сумму?

Ответы на эти вопросы, а также детальные примеры с бухгалтерскими проводками для каждой из трех ситуаций, вы найдете в полной статье нашего эксперта: «Расходы на загранкомандировку — по какому валютному курсу пересчитывать?» // «Податки & бухоблік», 2025/№ 89.