Плательщикам напомнили о сроках хранения ЕСВ-отчетности
Налоговые органы обращают внимание налогоплательщиков на соблюдение требований законодательства относительно сроков хранения электронных документов. Речь идет не только о бухгалтерских документах, но и об отчетности и персонализированных данных работников.
Согласно статье 13 раздела І Закона Украины от 22.05.2003 № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг», срок хранения электронных документов на электронных носителях информации не может быть меньше, чем срок, установленный законодательством для соответствующих документов в бумажной форме.
В то же время статья 8 Закона Украины от 16.07.1999 № 996-XIV «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» возлагает ответственность за организацию бухгалтерского учета и сохранение документов на владельца предприятия или уполномоченный орган (должностное лицо), который осуществляет руководство предприятием.
Минимальные сроки хранения
Руководитель предприятия обязан обеспечить:
- фиксацию всех хозяйственных операций в первичных документах;
- сохранение обработанных документов, учетных регистров и отчетности;
- соблюдение установленных сроков хранения, но не менее трех лет.
Конкретные сроки хранения документов определены Перечнем типовых документов, утвержденным приказом Министерства юстиции Украины от 12.04.2012 № 578/5 (с учетом изменений и дополнений).
Особенно длительный срок — 75 лет
В соответствии с пунктом 7.1 главы 7 раздела І Перечня № 578/5, сведения о застрахованном лице, подлежащем общеобязательному государственному социальному страхованию, должны храниться в течение 75 лет.
К таким документам относится, в частности, персонализированная отчетность: отчеты о суммах начисленной заработной платы, страховых взносов и единого взноса на общеобязательное государственное социальное страхование.
Таким образом, даже в случае ведения учета исключительно в электронной форме работодатели и бухгалтеры должны обеспечить долгосрочное и безопасное хранение соответствующих электронных документов в соответствии с законодательными требованиями.
