Аванс — в гривне, суточные — в евро: по какому курсу закрывать командировку?
Сотрудник отправился за границу с гривневым авансом на карте, а отчитывается о расходах в евро и юанях. Какой курс НБУ брать для определения расходов: на дату выдачи аванса или на дату утверждения отчета? Ошибка здесь будет стоить искажения финрезультата.
Гривневый аванс: «план» против «факта»
Ситуация, когда предприятие перечисляет аванс на зарубежную командировку в гривне на личную карту сотрудника, является вполне законной. Однако это создает интересную бухгалтерскую коллизию: у вас есть сумма выданных гривен, но расходы зафиксированы в валюте (например, суточные в евро).
Здесь важно четко разграничить два этапа.
Расчет аванса (плановая сумма)
Когда вы только отправляете сотрудника, вы должны пересчитать валютные суточные в гривну, чтобы знать, сколько денег перевести на карту.
Правило: Берем курс НБУ на день выдачи аванса.
Пример из статьи: Суточные 80 евро/день. Курс на дату выдачи — 49 грн/€. Выдаем 39 200 грн за 10 дней. Это просто движение средств, здесь еще нет валютных расходов для учета.
Признание расходов (фактическая сумма)
Это самый важный момент. Поскольку аванс выдавался в гривне (наличными или на личный счет), в момент выплаты валютная операция не произошла. Валютная операция возникает только тогда, когда руководитель подписывает отчет.
Фактические расходы (суточные, проживание, проезд), понесенные в иностранной валюте, пересчитываем в гривну по курсу НБУ на дату утверждения отчета о командировке.
Обратите внимание: это правило касается и других расходов. Если директор тратил собственные юани на отель или такси, эти суммы также пересчитываются в гривну по курсу НБУ на дату утверждения отчета, даже если курс юаня колебался в течение поездки.
Мы разобрали ключевой нюанс с курсами валют. Однако на практике возникает еще множество вопросов. Как правильно заполнить авансовый отчет, если в нем фигурируют гривна, евро и юань одновременно? Будет ли считаться задолженность перед сотрудником валютной и нужно ли учитывать по ней курсовые разницы?
Все это, а также правила составления отчета и готовые бухгалтерские проводки ищите в полной версии статьи: «Заграничная командировка: аванс в гривне, суточные в евро, остальные расходы в юанях» // «Податки & бухоблік», 2025, № 7.
