Как ФЛП должен сейчас вести учет доходов, расходов и товарных запасов: правила и примеры

ФЛП

Регистр учета доходов / доходов и расходов

Плательщики ЕН групп 1, 2, 3 без НДС (ставка ЕН 5 %)

Такие ФЛП должны вести учет в произвольной форме «путем помесячного отражения полученных доходов» (п. 296.1 НКУ).

То есть такому ФЛП необходимо иметь бумажный или электронный регистр учета доходов. Его форма — произвольная (на усмотрение ФЛП, никакой регламентации нет). У налоговиков не регистрируется.

Основное требование — каждый месяц записывать в такой учетный регистр общую сумму доходов от предпринимательской деятельности за месяц. Учета расходов нет. Подробнее об этом мы расскажем ниже. А здесь лишь обратим внимание, что ФЛП на ЕН группы 3, имеющий доходы от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции, должен отдельно вести учет: 1) доходов от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции; 2) прочих доходов (абз. 3 п. 296.1 НКУ). Для этого можно завести отдельный регистр. А можно вести раздельный учет в одном регистре

Плательщики ЕН группы 3 с НДС (ставка ЕН 3 %)

Такие ФЛП должны вести учет доходов и расходов в Типовой форме, утвержденной приказом № 405*. Доходы и расходы в нее записываем ежедневно (подробнее об этом будем рассказывать далее в статье).

Опять же ФЛП на ЕН группы 3 на ставке 3 %, имеющий доходы от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции, должен отдельно вести учет: 1) доходов и расходов от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции; 2) прочих доходов и расходов (абз. 3 п. 296.1 НКУ). Но для этого нет необходимости вести два отдельных регистра, ведь возможность раздельного учета реализована в самой Типовой форме

Общесистемщики (независимо от НДС-статуса)

Такие ФЛП должны вести учет доходов, расходов и по желанию амортизации в Типовой форме учета и амортизационном приложении к ней, утвержденных приказом № 261**. Подробнее об этом мы расскажем ниже. При этом отдельно от другой деятельности (в отдельных Типовых формах) ведется:

— учет доходов и расходов от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции (абз. 2 ст. 177.10 НКУ);

— учет доходов и расходов от деятельности по розничной торговле горючим, по розничной торговле алкогольными напитками и/или табачными изделиями, осуществляемой по адресу места розничной торговли горючим (абз. 3 ст. 177.10 НКУ) (больше нюансов в статье «ФЛП на общей системе осуществляют розничную торговлю горючим» // «Налоги & бухучет», 2024, № 101)

* Приказ Минфина «Об утверждении типовой формы, по которой осуществляется учет доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями — плательщиками единого налога третьей группы, являющимися плательщиками налога на добавленную стоимость, и Порядка ее ведения» от 30.11.2022 № 405.

** Приказ Минфина «Об утверждении типовой формы, по которой осуществляется учет доходов и расходов физическими лицами — предпринимателями и физическими лицами, осуществляющими независимую профессиональную деятельность, и Порядка ее ведения» от 13.05.2021 № 261.

ФЛП

Регистр учета товарных запасов

Общесистемщики.

Плательщики ЕН, зарегистрированные плательщиками НДС

Обязаны вести Форму ведения учета товарных запасов, утвержденную приказом № 496*.

Обратите внимание! Несмотря на судебные споры, учет товарных запасов не отменен (больше деталей в статье «Документы на товар для ФЛП на едином налоге, которые обязаны вести учет товарных запасов» // «Налоги & бухучет», 2026, № 26).

Важный нюанс! Налоговики считают, что учет товарных запасов должны вести даже те ФЛП, которые получают оплату только на IBAN-реквизиты своего счета (см., в частности, категорию 109.02 БЗ)

Плательщики ЕН, не зарегистрированные плательщиками НДС

Обязаны вести Форму ведения учета товарных запасов, утвержденную приказом № 496, только если осуществляют деятельность по реализации:

— технически сложных бытовых товаров, подлежащих гарантийному ремонту (ТСБТ);

— лекарственных средств;

— изделий медицинского назначения;

— ювелирных и бытовых изделий из драгоценных металлов, драгоценных камней, драгоценных камней органогенного образования и полудрагоценных камней.

Больше нюансов (в т. ч. о ТСБТ) найдете в статье «Документы на товар для ФЛП на едином налоге, которые обязаны вести учет товарных запасов» // «Налоги & бухучет», 2026, № 26.

Соответственно если плательщик ЕН без НДС реализацию указанных выше товаров не осуществляет, то никакой «товарный» регистр ему не нужен (п. 12 ст. 3 Закона об РРО) (нюансы для тех, кто предоставляет услуги, является производителем, см. в упомянутой выше статье).

Относительно необходимости иметь/хранить документы на товар все нюансы найдете в статье «ФЛП-единоналожник без товарного учета (освобожденный): что с документами на приобретение» // «Налоги & бухучет», 2026, № 26

* Приказ Минфина «Об утверждении Порядка ведения учета товарных запасов для физических лиц — предпринимателей, в том числе плательщиков единого налога» от 03.09.2021 № 496.

Вопрос

Ответ

Где ФЛП должен брать учетный регистр?

Единой утвержденной формы, как мы выяснили выше, нет (она произвольная). Поэтому о покупке напечатанной формы речи не идет.

Учетный регистр ФЛП может распечатать самостоятельно, разлиновать в бумажной тетради, журнале, блокноте или создать соответствующий файл на собственном ПК в Excel и т. п. При этом электронная подпись, чтобы вести учетный регистр на ПК, не является обязательной

Какую «шапку» и графы должен иметь учетный регистр ФЛП?

Опять же форма учета произвольная (п. 296.1 НКУ). Поэтому все на усмотрение самого ФЛП.

Можно ограничиться таблицей с 2 графами: «Місяць, рік» и «Дохід». Можно взять за образец количество и названия граф из «старой» формы Книги учета доходов, действовавшей когда-то для единого налога (см. статью «Правила ведения самодельной Книги учета доходов» // «Налоги & бухучет», 2021, № 17).

Но мы обычно советуем выбирать золотую середину. Чтобы без проблем заполнить декларацию по единому налогу, целесообразно вести в регистре отдельные графы для:

1) разрешенного дохода (который облагается налогом по обычной ставке ЕН);

2) запрещенного дохода (с которого уплачиваем ЕН по ставке 15 %), например превышение лимита или доход от деятельности, не указанной в Реестре плательщиков ЕН);

3) исключений из дохода — для так называемых транзитных сумм, если они характерны для деятельности ФЛП (например, ФЛП является комиссионером, поверенным, агентом, экспедитором и согласно п. 292.4 НКУ в его доход должно попадать только вознаграждение, а транзитные средства из дохода следует исключать, см., в частности, статью «Что стоит знать о комиссии единоналожникам» // «Налоги & бухучет», 2024, № 71).

А вот отдельную графу для возвратов уже, получается, можно и не создавать, ведь современное мнение налоговиков таково, что в случае с получением и возвратом средств/аванса в разных отчетных периодах следует действовать через уточнение ЕН-отчетности. Поэтому и в учете такой возврат логичнее показывать именно как исправление ошибки (разве что подпись ФЛП проставлять не нужно) (см. статьи «Возврат средств и ФЛП на ЕН: новый подход налоговиков» // «Налоги & бухучет», 2024, № 90, «Техника исправления ошибок в учетных регистрах ФЛП» // «Налоги & бухучет», 2024, № 30). Впрочем, если у вас уже есть графа для возвратов, то можно ее оставить. Но опять же сами возвраты уже логичнее показывать именно как исправление ошибки;

4) дохода от реализации собственной сельхозпродукции (если у вас есть такой доход).

Относительно «шапки» учетного регистра и примеры заполнения граф см. рис. 1 ниже

Когда следует вносить доход в учетный регистр: после каждой операции или достаточно одной записи в месяц?

Достаточно записывать доход в регистр только раз в месяц. В то же время если вам удобнее вносить данные ежедневно — это не запрещено. Например, в таблице Excel можно создать отдельный лист для каждого месяца, где ежедневно будут записываться доходы, а в конце все автоматически суммируется в отдельном листе с месячными итогами. Если такой способ вам подходит — смело пользуйтесь. Главное — чтобы в учетном регистре были отражены итоговые данные за каждый месяц

Как определяется дата возникновения дохода, в т. ч. в инвалюте (чтобы понять, к какому месяцу относится доход)?

Руководствуемся правилом, что в базовом случае у плательщика ЕН доход возникает по кассовому методу, то есть в день получения наличной/безналичной оплаты. Но учитываем следующий нюанс. Доход, полученный с помощью банковского эквайринга (оплата картой через POS-терминал) и интернет-эквайринга (оплата картой в Интернете) с применением РРО/ПРРО, налоговики требуют признавать по дате, указананой в фискальном чеке (а не по дате поступления безналичных средств на счет) (см., в частности, категорию 107.01.03, заметку «Оплата картой: как определять ЕН-доход ФЛП при интернет- и банковском эквайринге?»).

А если ФЛП получил доход в иностранной валюте?

Если клиент-нерезидент перечисляет оплату на валютный счет ФЛП, то ЕН-доход возникает на дату поступления средств на валютный счет ФЛП. Обратите внимание: не имеет значения дата поступления валюты на распределительный счет; дата продажи валюты; фактическая гривневая сумма после продажи валюты. Ориентируемся именно на дату поступления выручки на валютный счет и курс НБУ на эту дату.

Если же речь идет о поступлении валюты через платежные системы (Payoneer, Wise и т. п.), то ЕН-доход признается на дату поступления средств на счет, открытый в системах PAYONEER и WISE (и по курсу НБУ на эту дату), а не на дату зачисления на валютный счет ФЛП в Украине (подробнее читайте в статьях «Как облагать налогом валютные доходы ФЛП-единщика» // «Налоги & бухучет», 2026, № 30, «7 вопросов о Payoneer от ФЛП на едином налоге» // «Налоги & бухучет», 2026, № 13, «Валютный доход ФЛП на упрощенке: курс НБУ или курс банка и что делать с разницей» // «Налоги & бухучет», 2026, № 9)

ФЛП занимается несколькими видами деятельности. Нужно ли в регистре указывать отдельно доходы по каждому коду КВЭД?

Нет, таких требований нет.

То есть доходы от всех видов деятельности заносим в регистр общей суммой за месяц! Никакой разбивки по видам деятельности делать не нужно.

Единственное исключение: плательщики ЕН группы 3, если имеют доходы от производства и реализации собственной сельскохозяйственной продукции, которые должны вести их учет отдельно от всех других доходов (п. 296.1 НКУ)

Необходимо ли сейчас разбивать доход на «наличные» и «безналичные»?

Таких требований уже нигде нет. Но кто-то скажет, а как же оприходование?

Да, согласно «кассовому» Положению № 148* (п. 11 разд. II) оприходование наличных у предпринимателей осуществляется в т. ч. в произвольной форме путем помесячного отражения доходов в установленном НКУ порядке. Ну так мы и показываем месячные итоги. И если под весь доход у нас есть первичка, как того хотят налоговики, то можно считать, нет никакой проблемы в том, что мы не выделяем отдельно наличный и безналичный доход.

Но тем, кто в принципе не хочет ничего обсуждать с налоговиками, можно все же посоветовать выделять отдельно наличные и безналичные. Такой вариант, безусловно, избавит ФЛП от лишних вопросов. Также такое разделение будет полезно, если вы вносите наличную выручку на предпринимательский счет (больше деталей найдете в статье «ФЛП на ЕН и собственные средства: когда пополнение счета не считается доходом» // «Налоги & бухучет», 2025, № 65).

А как именно показывать в учетном регистре распределение на наличные и безналичные? На усмотрение самого ФЛП. Можно выделять для наличных и безналичных отдельные строки при расшифровке месячной или дневной суммы дохода, а можно разбить графу «Доходи» на две колонки «готівка» и «безготівка» и сразу отражать в одной строке суммы полученного дохода разного вида

Нужно ли подтверждать документально сумму полученного дохода?

Да, нужно (категория 107.01.06 БЗ, письмо Комитета ВРУ по вопросам финансов, налоговой и таможенной политики от 30.12.2021 № 04-32/10-2021/409504).

Для ФЛП на ЕН группы 1 достаточно того, чтобы наличный доход был записан в учетный регистр. Дополнительно составлять расчетные квитанции нет необходимости. Безналичный доход должен подтверждаться выписками о движении средств на банковском счете. Плюс не помешает иметь какие-то дополнительные документы (не обязательно первичные), из которых можно понять, за что именно получен безналичный доход.

Для ФЛП на ЕН групп 2 и 3 наличный доход подтверждается отчетами РРО/ПРРО (Z-отчетами РРО/ПРРО); записями в книге учета расчетных операций, осуществленными на основании корешков расчетных квитанций — если ФЛП имеет право вместо РРО/ПРРО применять КУРО с РК; просто записями в учетном регистре ФЛП — если речь идет о редких случаях, когда ФЛП, принимая наличные, имеет возможность обходиться без РРО/ПРРО и без РК с КУРО (типа продажи воды, молока, кваса, масла и живой рыбы из автоцистерн, цистерн, бочек и бидонов и т. п.). Подтверждением безналичных доходов будут выписки о движении средств на банковских счетах ФЛП. Плюс не помешает иметь какие-то дополнительные документы (не обязательно первичные), из которых можно понять, за что именно получен доход (счета на оплату, договоры, накладные, акты выполненных работ, счета-фактуры (инвойсы), письма-заявления о возврате авансов или ошибочно перечисленных средств и т. п.).

Больше деталей найдете в статье «Нужны ли ФЛП ли на ЕН первичные документы на полученные доходы» // «Налоги & бухучет», 2026, № 26

Как исправлять ошибки в учетном регистре?

Никакой регламентации нет. Если ФЛП ведет учет в электронной форме, можно просто исправить неправильную запись на правильную так, как будто ничего и не было. Впрочем, очевидно, более корректно идти по пути, о котором пойдет речь далее (разве что удостоверять исправление подписью ФЛП не нужно).

Если ФЛП ведет учет в бумажной форме, то, опираясь на практику прошлых времен, очевидно, будет логично действовать именно путем внесения дополнительных записей, а не путем зачеркивания ошибочных данных.

В новой строке отражается отрицательное или положительное значение. При этом внесение такой дополнительной корректирующей записи следует заверить подписью плательщика налога, то есть ФЛП.

Также составляем справку в произвольной форме, раскрывающую суть ошибки, и прикрепляем эту справку к тетради, журналу или электронной таблице, в которых ведется учет ФЛП.

Больше деталей и пример найдете в статье «Техника исправления ошибок в учетных регистрах ФЛП» // «Налоги & бухучет», 2024, № 30

* Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 29.12.2017 № 148.