Чи можна оформити щорічну та соціальну відпустки одним наказом?

Працівниці одночасно надаються дві відпустки — щорічна основна та додаткова соціальна як матері двох дітей віком до 15 років. Чи обов'язково оформлювати два окремі накази, чи можна обійтися одним документом?

Коли достатньо одного наказу?

Законодавство не забороняє оформлювати дві відпустки одним наказом. Такий варіант є цілком правомірним, якщо обидва види відпусток мають однаковий строк зберігання кадрових документів і надаються поспіль.

Правила організації діловодства передбачають, що в одному розпорядчому документі можна поєднувати лише рішення, для яких установлено однаковий строк зберігання.

Накази про надання:

• щорічної основної відпустки;
• додаткової соціальної відпустки працівникам, які мають дітей,

зберігаються 5 років, тому їх можна оформити одним наказом.

Коли об'єднувати накази не можна?

Якщо один із видів відпустки має інший строк зберігання документа, оформлювати їх одним наказом не слід.

Наприклад, щорічну основну відпустку не можна поєднати в одному наказі з додатковою відпусткою за роботу із шкідливими чи важкими умовами праці, адже документи щодо такої відпустки підлягають зберіганню протягом 75 років.

Як правильно оформити наказ?

Якщо щорічна та соціальна відпустки надаються одна за одною без перерви, роботодавець може видати один наказ.

Оскільки типова форма № П-3 не передбачає одночасного оформлення різних видів відпусток, доцільно скласти наказ у довільній формі.

Також нагадаємо, що нещодавно Мін’юст від 09.07.2026 № 1860/5 також затвердив Примірну форму наказу (розпорядження) про надання відпустки (додаток 22 до наказу). Докладніше про це читайте у публікації «Мін’юст стандартизує документообіг: 42 типові форми документів для юросіб». Водночас форма, затверджена Мін’юстом, також не передбачає одночасного оформлення різних видів відпусток. 

Таким чином, кожну відпустку слід виділити окремим пунктом або абзацом із зазначенням усіх необхідних реквізитів.

Для щорічної основної відпустки потрібно вказати:

• тривалість у календарних днях;

• дату початку та закінчення;

• робочий рік, за який вона надається.

Для соціальної відпустки на дітей необхідно зазначити:

• тривалість у календарних днях;

• дату початку та закінчення;

• календарний рік, за який вона надається, адже така відпустка надається саме за календарний, а не за робочий рік.

На що ще звернути увагу?

Навіть якщо обидві відпустки оформлені одним наказом, вони залишаються різними видами відпусток. Це має значення під час розрахунку відпускних.

Якщо щорічна та соціальна відпустки починаються в різних місяцях, для кожної з них визначається окремий розрахунковий період.

Наприклад, якщо щорічна відпустка розпочинається 27 липня, а соціальна — 10 серпня, середню заробітну плату для кожної доведеться обчислювати окремо.

Якщо ж обидві відпустки починаються в одному місяці, розрахунковий період для них буде однаковим.

Докладніше на тему розрахунку відпусток читайте у статті «Розрахунок відпускних у 2026 році: все, що потрібно знати».