Уведомление о приеме на работу: отвечаем на актуальные вопросы

Вопрос

Ответ

Кто подает уведомление, куда и по какой форме

Кто обязан подавать уведомление?

Все работодатели, принимающие на работу физлиц на основании трудового договора (контракта), — в случае заключения такого трудового договора (контракта), а также резиденты Дія Сіті — в случае приема на работу работников и заключения гиг-контрактов с гиг-специалистами (см. ст. 24 КЗоТ и ч. 1 ст. 23 Закона Украины «О стимулировании развития цифровой экономики в Украине» от 15.07.2021 № 1667-ІХ)

Куда подавать уведомление?

В территориальные органы ГНСУ по основному месту учета работодателя как плательщика ЕСВ

По какой форме подается уведомление?

Форма уведомления приведена в приложении 1 к постановлению № 413. Она называется «Уведомление о приеме работника (домашнего работника) на работу / заключении гиг-контракта». Идентификатор электронной формы — J3001005 (для юридических лиц) или F3001005 (для физических лиц)

Сроки подачи уведомления

Какие сроки установлены для подачи уведомления?

Уведомление следует подать до начала:

— работы работника по заключенному трудовому договору (то есть после издания приказа о приеме на работу, но до фактического допуска работника к работе);

— выполнения работ (предоставления услуг) гиг-специалистом по гиг-контракту

Можно ли подать уведомление за 10 дней до даты выхода на работу?

Да, можно, при условии, что издан приказ о приеме работника на работу.

В таком случае все требования о сроках подачи уведомления выполняются

Можно ли подать уведомление непосредственно в день фактического выхода работника на работу?

Да, но при условии, что уведомление подано до момента фактического допуска работника к работе.

Например, работодатель подал уведомление 29.07.2026 в 9:00. Оно было обработано ГНСУ и ПФУ в 9:15. Работник приступил к выполнению обязанностей в этот день в 18:00

Случаи (не)подачи уведомления

Есть ли случаи, когда уведомление о приеме на работу работника не подается работодателем?

Да, есть два таких случая.

1. В случае приема на работу руководителя предприятия, учреждения, организации, члена исполнительного органа хозяйственного общества. Для них уведомлением являются сведения, полученные органами ГНСУ из Единого государственного реестра юридических лиц, физических лиц — предпринимателей и общественных формирований (далее — ЕГР).

2. В случае оформления трудовых отношений с работником в электронной форме в системе «Обрій»

Подавать ли уведомление на временного или сезонного работника?

Да, подавать. Ведь с сезонными и временными работниками заключают трудовые договоры. При этом срочность трудового договора не имеет значения для целей подачи уведомления

Подавать ли уведомление на работника, которого приняли на работу по внутреннему или внешнему совместительству?

Да, подавать.

Отметим, что работу по совместительству у того же работодателя, у которого работник трудоустроен по основному месту, называют внутренним совместительством, у другого работодателя — внешним совместительством. Это условное разделение! Поэтому информацию о «внутреннем/внешнем» совместительстве не указывают в заявлениях и приказах о приеме совместителя на работу и других кадровых документах работодателя.

Выполняется работа по совместительству (как внутреннему, так и внешнему) на основании отдельного трудового договора. А следовательно, работодатель обязан проинформировать налоговиков о его заключении

Подавать ли уведомление, если работник уволен и на следующий день снова же принят на работу к тому же работодателю?

Да.

О начале каждого нового трудового договора следует информировать налоговую службу. Даже если трудовой стаж работника фактически не прерывается.

Всегда следуйте правилу: есть приказ о приеме — должно быть уведомление

Подавать ли уведомление в случае установления совмещения, назначения/перевода на другую работу (должность) у одного работодателя?

Нет, подавать не нужно.

Ведь в перечисленных случаях новый трудовой договор не заключается. Все происходит в пределах уже существующих трудовых отношений, о начале которых налоговый орган в общем случае был проинформирован ранее (если тогда это требовалось)

Работница вышла из отпуска по уходу за ребенком до 3 лет. Подавать ли уведомление?

Нет, ведь трудовые отношения не прерывались. Наоборот, за время такого отпуска за работницей сохранялись место работы и должность

Работника восстановили на работе по решению суда. Подавать ли уведомление?

Нет, не подавать.

Работника восстанавливают на работе с даты увольнения. Приказ об увольнении отменяется. Новый трудовой договор не заключается. Следовательно, оснований для подачи уведомления нет

Подавать ли уведомление о приеме на работу директора?

Нет, подавать не нужно.

Как отмечалось выше, в этом случае уведомлением являются сведения из ЕГР

Нужно ли подавать уведомление о заключении гиг-контракта с гиг-специалистом, который по нему будет выполнять функции директора?

Логично предположить, что нет. Ведь сведения о таком лице будут внесены в ЕГР. Однако поскольку прямо такой случай не указан в постановлении № 413, советуем подать

Подавать ли уведомление о заключении гражданско-правовых договоров (далее — ГПД) на выполнение работ или предоставление услуг?

По желанию.

Законодательство не обязывает информировать налоговиков о начале выполнения работ или предоставления услуг физлицами по ГПД. С этим соглашается Минэкономики в письмах от 21.01.2022 № 4711-06/3082-07 и от 28.01.2022 № 4706-06/4356-01

Заполняем табличную часть уведомления

Можно ли в одном уведомлении указать нескольких работников с разными датами приема на работу по разным приказам?

Да, можно.

Главное, чтобы уведомление было подано до фактического допуска к работе работников

Как заполнить графу 5 уведомления?

Указываете категорию лица, на которого формируете строку: 1 — наемные работники по основному месту работы; 2 — работники по совместительству; 3 — гиг-специалисты по гиг-контракту; 4 — лица на основании гражданско-правовых договоров

Как заполнить уведомление на работника, который одновременно принимается на одно предприятие по основному месту работы и по совместительству?

Если сведения о приеме указываете в одном уведомлении, то формируете на работника две строки. В одной — в графе 5 указываете категорию лица «1» (наемные работники по основному месту работы), а в другой строке в графе 5 — «2» (работники по совместительству)

Где искать данные для заполнения графы 7 «Унікальний номер запису в Єдиному державному демогра-

фічному реєстрі (за наявності)» уведомления?

Такой номер присваивается при оформлении биометрических документов, таких как ID-карта или загранпаспорт (там, где фото, поле «Запис №/Record №»).

Он состоит из 13 цифр в формате 8 цифр (дата рождения) и 5 цифр, разделенных дефисом.

При наличии информации о таком коде, указываем его

Принимаем на работу иностранца. Как заполнить графу 6 уведомления?

Иностранец должен получить регистрационный номер учетной карточки налогоплательщика (налоговый номер). Его и нужно указать в графе 6. Другое не предусмотрено.

Также в графе 9 «Громадянство» укажите «0» (иностранец или лицо без гражданства)

Уведомление и квитанции № 1 и № 2

Когда уведомление, поданное в электронном кабинете, считается принятым налоговой?

После получения положительной квитанции № 2.

Она формируется по результатам успешной проверки квитанции № 1 и подтверждает принятие (регистрацию) документа или сообщает о его непринятии с указанием причины

Уведомление было подано до начала работы работника. Получена квитанция № 1. Квитанция № 2 поступила с опозданием, а именно уже после того, как работник приступил к работе. Считается ли подача своевременной?

Да, считается.

В соответствии с разъяснениями ГНСУ в случае наличия квитанции № 2 о принятии документа, датой и временем его принятия (регистрации) считается дата и время, зафиксированные в квитанции № 1.

Часть 3 ст. 24 КЗоТ требует от работодателя уведомить налоговые органы о факте заключения трудового договора до момента допуска работника к работе. Если допуск состоялся после времени, зафиксированного в квитанции № 1, можно утверждать, что подача уведомления произошла своевременно. К такому же выводу приходит специалист Гоструда в разъяснении «Уведомление о приеме на работу и квитанция № 2» // «Налоги & бухучет», 2021, № 23

Ошибки в поданном уведомлении

Как исправить ошибку в поданном уведомлении?

Для исправления любых ошибок (в Ф. И. О., коде категории, дате приказа, дате начала работы и т. п.) действуем так. Подаем два уведомления:

— первым аннулируем некорректную запись. В шапке указываем тип уведомления «скасовуюче»;

— вторым вносим правильную информацию. В шапке указываем тип уведомления «початкове»

Если в поданном уведомлении указано несколько лиц, а ошибка исправляется в отношении одного лица, указывать ли всех лиц при корректировке?

Нет.

Корректировку выполняем исключительно в отношении того работника, в чьих данных была допущена ошибка. То есть в отменяющем уведомлении повторяем только ошибочную строку (данные с ошибкой) в отношении работника, сведения на которого корректируем. Так же и в начальном — только правильную строку (данные без ошибки). Остальных работников не включаем

В каком периоде формировать корректирующие уведомления?

Уведомление формируем в том периоде, в котором было подано первичное уведомление с ошибкой. Но дата подачи будет текущей

Установлены ли сроки для исправлений в уведомлении?

Нет. Исправления ошибок в уведомлении не ограничены сроком

Работник не приступил к работе, а уведомление подано

Работник не приступил к работе. Что делать с поданным уведомлением?

Здесь возможны два сценария развития событий.

1. Если до дня начала работы стороны пришли к соглашению отменить трудовой договор (работник написал заявление об отказе, а работодатель издал приказ об отмене приказа о приеме) — в налоговую обязательно подается отменяющее уведомление. Сроки по его подаче законодательством не установлены.

2. Если работник просто не явился на работу без объяснений — подавать отменяющее уведомление нельзя. Ведь трудовой договор уже вступил в силу, поэтому расторгнуть его следует по соответствующим основаниям КЗоТ

Ответственность

Будет ли штраф за неподачу уведомления или подачу с опозданием?

Начнем с уведомления о заключении трудового договора с наемным работником. За неподачу / подачу с опозданием такого уведомления грозит:

— работодателю штраф как за нарушение других требований законодательства в размере 1 минзарплаты (в 2026 году — 8647 грн) (абз. 10 ч. 2 ст. 265 КЗоТ). Если же нарушение совершено повторно в течение года, штраф вырастет до 2 минималок;

— должностным лицам работодателя (ФЛП) — админштраф в общем случае от 510 до 1700 грн (ч. 1 ст. 41 КУоАП).

Ответственность за неподачу уведомления о заключении гиг-конктракта с гиг-специалистом законодательством не предусмотрена.

Также ничего не грозит работодателю и резиденту Дія Сіті в случае неподачи уведомления о заключении обычного ГПД

Будет ли штраф за исправление ошибок в поданном уведомлении?

Нет, не будет.

Штраф за исправление ошибок, допущенных в поданных уведомлениях, не применяется. Об этом в свое время отметило Минсоцполитики в письме от 22.06.2016 № 746/13/84-16