Как отразить отпускные в приложениях Д1 и 4ДФ Объединенного отчета

Как начисляем отпускные

На практике обычные работодатели применяют два варианта начисления отпускных в бухучете:

вариант 1 — отпускные начисляют в том месяце, в котором их фактически выплачивают;

вариант 2 — отпускные начисляют месяц в месяц (в том месяце, на который приходятся календарные дни отпуска).

Минфин не против ни одного из этих вариантов (письма Минфина от 23.02.2018 № 35220-07-10/5151 и от 13.10.2017 № 35220-07-2/27938).

А вот бюджетники в целом используют первый вариант.

Вместе с тем помним, что независимо от подхода к начислению отпускных, выплатить их нужно до начала отпуска.

Как отразить отпускные в приложениях Д1 и 4ДФ, расскажем далее. Здесь же отметим, что не имеет значения вид оплачиваемого отпуска, за время которого начислены отпускные. Порядок отражения этой выплаты одинаков, независимо от того, ежегодный отпуск предоставлен работнику или чернобыльский либо любой другой оплачиваемый отпуск.

Отпускные в приложении Д1: правила отражения

Отпускные отражаем в Д1, сформированном за тот месяц, в котором они начислены, отдельно от заработной платы. Месяц их выплаты значения не имеет.

Например, работнику предоставлен отпуск с 1 августа 2026 года. Отпускные выплачены в июле. В бухучете отпускные за август начислены в:

— июле (в том месяце, в котором их фактически выплачивают), тогда их сумма попадет в приложение Д1 за июль;

— августе (в том месяце, на который приходятся календарные дни отпуска), тогда сумма отпускных попадет в приложение Д1 за август.

Для отпускных формируем отдельную строку. Если же работодатель начисляет отпускные согласно варианту 2 и отпуск переходящий (пришелся на несколько месяцев), то формируем столько строк, на сколько месяцев приходится отпуск.

В строках с отпускными указываем, в частности, в графе:

— 08 — код категории застрахованного лица, соответствующий лицу, получающему оплату труда (например, «1» — для обычных работников, «2» — для лиц с инвалидностью, на трудовые доходы которых начисляется ЕСВ 8,41 %);

— 09 — код типа начислений (КТН) «10»;

— 10 — месяц и год, за которые начислены отпускные.

Что касается графы 14 приложения Д1 с количеством дней в трудовых отношениях. Если в Д1 доходы за текущий месяц отражены несколькими строками (например, отдельными строками зарплата, больничные и отпускные текущего месяца), то графу 14 заполняют только по одной из них, обычно по строке с зарплатой.

В случае если помимо отпускных других начислений нет, количество дней в трудовых отношениях (графа 14) проставляем по строке с отпускными работника

Если же вы в Д1 за текущий отчетный месяц отражаете отпускные за будущий месяц (вариант 1 начисления отпускных), то графу 14 по строке с такими отпускными обычно не заполняют (см. примеры 1 и 3 ниже). В то же время если отпуск длился весь будущий месяц, то вы можете сразу проставить количество дней в трудовых отношениях (см. пример 2). Тогда в Д1 за следующий месяц на работника строку без суммовых показателей, но с количеством дней в трудовых отношениях не формируете. Так действовать позволяет п.п. 1 подразд. 2 разд. IІ Порядка заполнения и представления налоговыми агентами Налогового расчета., утвержденного приказом Минфина от 13.01.2015 № 4.

Другие графы заполняете в общем порядке.

Отпускные в приложении 4ДФ

В разделе I приложения 4ДФ суммы отпускных отражаем:

— в составе заработной платы. Отдельно не выделяем;

— с признаком дохода «101».

В отличие от Д1, в приложении 4ДФ отражаем как начисление отпускных и НДФЛ/ВС на их сумму (графы 3а, 4а, 5а), так и их выплату и уплату налога/сбора (графы 3, 4, 5). При этом применяем правила заполнения этих граф, установленные для зарплаты.

Если отпускные:

— начисляют и выплачивают в одном месяце или начисляют в одном, а выплачивают в следующем, то по ним показатели граф 3а, 4а, 5а будут равняться показателям граф 3, 4, 5 (см. примеры 1 и 2);

— выплачивают в одном месяце (авансом), а начисляют в следующем, то безопасным является подход, при котором выплаченные в отчетном месяце, но еще не начисленные отпускные отражают в графе 3 за такой месяц. Также в графы 4 и 5 должны попасть НДФЛ и ВС, фактически уплаченные с этих отпускных. В то же время в графе 3а отпускные показывают в периоде их фактического начисления в бухучете. То есть показатели граф 3а и 3 (4а и 4, 5а и 5) разд. І 4ДФ будут отличаться (см. пример 3).

Далее на примерах рассмотрим отражение отпускных в Д1 и 4ДФ в зависимости от выбранного работодателем варианта их начисления.

Отпускные за будущий месяц, начисленные в текущем

Начисленные в июле отпускные работодатель работника отразит в приложении Д1 за июль 2026 года с распределением по месяцам (июлю и августу), за дни которых они начислены. В графе 09 по строкам с отпускными — КТН «10». Количество дней в трудовых отношениях в июле указано в графе 14 общей суммой по строке с зарплатой за июль (см. рис. 1).

Рис. 1. Фрагмент Д1 за июль 2026 года — переходящий отпуск

В 4ДФ за июль работодатель отразит отпускные в одной строке вместе с зарплатой работника общей суммой. Поскольку отпускные выплачены в месяце начисления, а зарплата за июль в августе в установленные сроки, то показатели граф 3а и 3 будут совпадать. Также показатели граф 4а и 5а будут равняться показателям граф 4 и 5, соответственно (см. рис. 2).

Рис. 2. Фрагмент 4ДФ за июль 2026 года — переходящий отпуск

Отпускные работодатель работника отразит в Д1 за месяц их начисления, а именно за июль, но с разбивкой по месяцам, за которые они начислены (см. рис. 3).

Рис. 3. Фрагмент Д1 за июль 2026 года — длительный отпуск

Обратите внимание, что поскольку работник весь август будет находиться в отпуске, то количество дней пребывания в трудовых отношениях в августе (графа 14) можно сразу указать по строке с отпускными за этот месяц (как на рис. 3). Тогда в Д1 за август на работника не нужно формировать строку без суммовых показателей с днями трудовых отношений.

Приложение 4ДФ за июль будет заполнено так, как показано на рис. 4.

Рис. 4. Фрагмент 4ДФ за июль 2026 года — длительный отпуск

Если в августе работнику не будут начислены выплаты, то в 4ДФ за август он не попадет.

Отпускные начислены месяц в месяц

В приложении Д1 за июль на работника работодатель создаст две строки: одну — с суммой зарплаты, а вторую — с суммой отпускных, начисленных за июльские дни отдыха.

Августовские суммы отпускных попадут в Д1 за август, поскольку именно тогда они начислены в бухучете (см. рис. 5).

Рис. 5. Фрагмент Д1 за июль и август 2026 года — отпускные месяц в месяц

В приложении 4ДФ:

— за июль в графе 3а — общая сумма начисленных работнику в июле зарплаты за фактически отработанное время и отпускных (15200 грн). В то же время в графе 3 — своевременно выплаченная зарплата за июль и общая сумма выплаченных в июле отпускных. Всего показатель графы 3 равен 31320 грн (12600 + 2600 + 16120);

— за август в графе 3а — начисленные в этом месяце отпускные. Тогда как графа 3 будет пустой, ведь августовские отпускные выплачены в июле, что и было отражено в июльском 4ДФ. Фрагмент заполненного 4ДФ за июль и август 2026 года изображен на рис. 6.

Рис. 6. Фрагмент 4ДФ за июль и август 2026 года — отпускные месяц в месяц

Выводы

• Отпускные отражаем в Д1 за тот отчетный месяц, в котором они были фактически начислены.
• Если в текущем месяце отпускные начислены за несколько месяцев, то в Д1 их суммы указывают с разбивкой по месяцам, за которые они начислены.
• Суммы отпускных в Д1 указываем отдельно от других выплат. В графе 09 код типа начислений «10», а в графе 10 — месяц и год, за которые эти отпускные начислены.
• В приложении 4ДФ отпускные отражаем в составе заработной платы с признаком дохода «101». Отдельно не выделяем.

Читать также:

• Принимаем на работу сезонного работника
• Как уволить сезонного работника
• Имеет ли право на НСЛ работник-пенсионер?
• Педагог проходит военную службу: заполнять ли Д6 Объединенного отчета?
• Больничный после отпуска до 6 лет: ключевые правила
• Оздоровительная помощь библиотекарю: нюансы выплаты при разделении отпуска
• Ассистент воспитателя ГПД: продолжительность рабочего времени и отпуска
• Три вопроса о переходе на полное рабочее время с неполного для совместителя
• Библиотекарь без соответствующего образования: по какому тарифному разряду оплачивать?
• Уведомление о приеме на работу: отвечаем на актуальные вопросы
• Как работать в жару: требования к работодателю
• Доплата за совмещение должностей: от какого оклада исчислять?
• Как отразить отпускные в приложениях Д1 и 4ДФ Объединенного отчета
• Дополнительный отпуск за госстаж: особенности компенсации при увольнении
• Каникулы дольше, чем отпуск: как оплатить труд педработника?
• Индексация начислена, но общая зарплата не увеличилась: возможно ли это?
• Индивидуальное повышение оклада: как проводить индексацию зарплаты?
• Как табелировать работу в отпуске по уходу за ребенком
• Матпомощь на соцбыт и отпускные
• Компенсация: выплата зарплатных долгов в августе 2026 года