Хто зможе вести військовий облік онлайн

Із 13 серпня роботодавці можуть передавати дані військового обліку через портал Дія. Через це виникло запитання: чи потрібно тепер обов’язково оформлювати окремий КЕП кожній відповідальній особі за ведення військового обліку?

Мацокін Андрій, експерт з військового обліку та трудового права.

Ні, масово оформлювати КЕП усім відповідальним за ВО лише через запуск нових сервісів у Дії не потрібно.

Після оновлення Порядку № 1487 роботодавці отримали можливість звіряти та оновлювати дані військового обліку працівників через портал Дія. Йдеться про електронну взаємодію з Реєстром Оберіг, отримання відомостей про працівників, внесення змін до списків і повідомлення про проведення звіряння.

Але важливо не переплутати дві різні дії: підготовку інформації та її юридичне підписання. Відповідальна за військовий облік особа може працювати з даними, готувати інформацію, перевіряти списки, формувати повідомлення. Проте якщо повідомлення сформоване та підписане відповідальною особою, його надалі має підписати керівник підприємства або уповноважена особа.

Тому окремий КЕП відповідальної особи не є обов’язковим для кожного роботодавця. Якщо всі електронні повідомлення в Дії формує і підписує керівник або інша уповноважена особа, окремий КЕП для відповідального за ВО може не знадобитися. Але якщо підприємство хоче, щоб саме відповідальна особа самостійно входила в сервіс, формувала й підписувала повідомлення на своєму етапі, тоді їй потрібен власний КЕП або УЕП, що базується на кваліфікованому сертифікаті.

Читати також:
Військовий облік через Дію: чи стане менше паперів?

Окремий нюанс: КЕП відповідальної особи не замінює підпис керівника. Якщо правила передбачають, що після відповідальної особи документ підписує керівник або уповноважена особа, то такий фінальний підпис усе одно потрібен. Тому не варто оформлювати КЕП “про всяк випадок”, не визначивши спочатку внутрішню схему роботи з Дією.

Практично роботодавцю варто зробити так: визначити, хто працюватиме з електронними сервісами військового обліку; перевірити, хто має право діяти від імені юрособи; оформити наказ або доручення на уповноважену особу; перевірити чинність КЕП / УЕП; і лише після цього вирішити, чи справді потрібен окремий КЕП відповідальному за ВО.

Важливо також не передавати ключ, пароль або доступ керівника іншому працівнику. Якщо повідомлення має підписати керівник, він має накладати свій підпис самостійно. Якщо підприємство хоче розділити підготовку документів і підписання, краще оформити відповідній особі власний електронний підпис або належним чином уповноважити іншу особу.

Докладніше про особливості ведення військового обліку ми розповідаємо на нашому практичному онлайн курсі підвищення кваліфікації Організація та ведення військового обліку призовників, військовозобов'язаних та резервістів на підприємствах усіх форм власності. Він побудований за програмою Генштабу ЗСУ. Доєднавшись до навчання ви отримаєте актуальні знання і свідоцтво державного зразка, яке у першу чергу запитують представники ТЦК при перевірках стану ведення військового обліку.