Форму довідки про відсутність за межами України валютних цінностей та майна затверджено спільним листом Нацбанку України, ДПА України, Держмитслужби України «Щодо подання Декларації про валютні цінності та майно» від 09.01.98 р. № 13-226/53-188, № 206/10/22-0117, № 11/3-247. Довідка заповнюється в двох примірниках, при цьому другий примірник залишається в державній податковій інспекції для обліку та контролю.
Після реєстрації в державній податковій інспекції за місцезнаходженням суб'єкта підприємницької діяльності зазначена довідка є підставою для прийняття до митного оформлення експортно-імпортних вантажів, здійснення банківських операцій з валютними цінностями уповноваженими банками України, а також здійснення інших видів зовнішньоекономічної діяльності.
Водночас, оскільки у вищезазначеному листі не встановлено конкретного терміну реєстрації цієї довідки у податковому органі з моменту видачі її суб'єктом зовнішньоекономічної діяльності, слід керуватися нормами Типової Інструкції з діловодства в органах державної податкової служби України, затвердженої наказом ДПА України від 01.07.98 р. № 315.
Зокрема, відповідно до п. 4.2.11 зазначеної Інструкції документи, звернення підприємств i організацій розглядаються в термін до 30 календарних днів, а такі, що не потребують перевірки затребування додаткових матеріалів або вжиття інших заходів, – у термін до 15 календарних днів.
Виходячи з викладеного, суб'єкти підприємницької діяльності повинні заздалегідь звертатися до податкової інспекції за своїм місцезнаходженням за реєстрацією цієї довідки.